Рекрутер, помни: время — деньги, береги его!

В последние годы тайм-менеджмент стал своеобразной религией для людей, которые хотят быть максимально эффективными в работе и жизни. О том, как грамотно распределять время, написаны тысячи книг и миллионы статей. Но в ритме современной жизни рекрутер часто забывает эти простые правила. Автор блога The CareerMuse специалист по вопросам трудоустройства индийского представительства CareerBuilder Свати Чодхари собрала 5 полезных советов о том, как рекрутеру сэкономить время на рутинных делах и освободить место для творчества. Жмите «дальше», чтобы прочесть полный перевод публикации.

* * * * * * *
«Время — бесплатно, но оно бесценно. Им нельзя завладеть, но можно распоряжаться. Его нельзя задержать, но можно провести. Если ты его упустишь, то уже никогда не сможешь вернуть».  Харви Маккей

Глобализация постепенно проникает во все сферы нашей жизни, и рекрутинг не исключение. Поэтому время играет ключевую роль в конкурентной борьбе среди специалистов этой сферы. Технические решения, изменяющиеся потребности, ограниченное время и горы подготовительной работы — это те причины, которые накладывают свой отпечаток на работу рекрутеров по всему миру. Следовательно, тайм-менеджмент стал необходимостью для повышения эффективности труда.

Время — деньги, и в рекрутерской среде считается, что время, потраченное на наем, — это время, проведенное с пользой. Успех в сфере рекрутинга определяется умением специалиста заполучить наиболее талантливого кандидата. Способность с легкостью нанимать кандидатов в максимально короткие сроки определенно даст вам конкурентные преимущества, которые помогут преуспеть на рынке.

Как сказал Питер Друкер, известный американский экономист, публицист и теоретик менеджмента: «Если объемы ресурсов увеличить нельзя, то нужно повысить эффективность их использования».

5 советов по тайм-менеджменту для рекрутеров, которые помогут повысить эффективность работы 

1. Планирование — ключ ко всему
Если не заниматься планированием заранее, то составление списка необходимых дел может быть устрашающим. Планирование всего дня наперед — основополагающий шаг к организованному и продуктивному рабочему дню. Основной принцип тайм-менеджмента, о котором говорится во всех пособиях для рекрутеров, звучит так: «тратьте хотя бы 15 минут в день на планирование работы». Планирование снижает вероятность появления всяческих случайностей и оставляет запас времени для дополнительной работы. Планирование состоит из двух частей:

• Составление списка задач. Первый этап процесса планирования — это составление списка дел. Очень важно составить список для того, чтобы упорядочить работу, которую вы делаете на протяжении дня. Список нужно составлять на основе приоритетности (от наиболее важного к наименее), срочности/важности и долгосрочности выполнения. Список дел нужно перепроверять на предмет того, чего вы, как рекрутер, желаете достичь к концу дня. Ключ к эффективному планированию заключается в том, чтобы сделать первый пункт наиболее простым, а последний — максимально сложным и амбициозным. Идея в том, чтобы взвешенно оценить конечную цель.
• Фиксирование времени. Второй этап планирования заключается в том, чтобы установить необходимые временные рамки для каждого пункта из списка дел. Как только ваш список с заданиями на день готов, нужно распределить время. Фиксированное время нужно распределить в зависимости от приоритета/важности/срочности работы, а также нужно специально выделить время для «долгосрочной цели». Помимо этого, не забудьте оставить себе время для планирования в конце дня.

2. Ограничьте отвлекающие факторы
Электронная почта и интернет чаще всего отвлекают нас от работы. Многочисленные исследования доказывают, что в целом работники тратят как минимум два рабочих часа, просматривая интернет и электронную почту. Не имеет значения, насколько привлекательным кажется возможность вписать в план дня просмотр почты, продуктивность работы от этого только упадет. Лучше всего контролировать такие отвлекающие факторы следующим образом: выделите несколько минут с утра на сортировку почты и написание ответов. Прочитайте и ответьте на те письма, которые требуют немедленного внимания, или те, на которые вам потребуется не более 2 минут. Отметьте или закрепите те, которые требуют дальнейшего изучения и зафиксируйте это в уже составленном рабочем плане. Один из лучших способов сконцентрироваться на работе — выключить почту/браузер (если возможно). Еще один совет: чтобы сохранить время, избегайте ненужных переписок.

3. Многозадачность не всегда оправдана
Исследования показывают, что многозадачность — не самый эффективный метод работы. Секрет заключается в том, чтобы «забронировать» определенное время для одной задачи и посвятить все свое внимание достижению желаемого результата.

4. Время для безделья
Формула идеальной производительности: отойдите от компьютера! Например, в течение часа рабочего времени 50 минут посвящайте непосредственно работе и 10 минут отдыхайте. Согласно последним исследованиям, эти 10 минут улучшают моторику и помогают сохранить энергию.

5. Защитите свое время
Гибкость очень важна в работе рекрутера, но точно так же очень важно умение говорить «НЕТ». Отказы, в некоторых случаях, помогут улучшить вашу производительность, а следовательно — повысит прибыль. Мудрым решением станет отказ тратить время на физические встречи, презентации или другие незапланированные действия. Вместо этого лучше проводить виртуальные встречи.

Планирование и тайм-менеджмент — это два ключа к продуктивному рабочему дню в сфере рекрутинга. Для области рекрутинга, где стратегия и выполнение задач вовремя просто необходима, именно эффективный тайм-менеджмент позволит рекрутеру выиграть конкурентную борьбу. Умелое распоряжение временными рамками для достижения своих целей — это секрет к успеху в мире рекрутинга.

Оригинал статьи можно прочитать здесь. А мы, в свою очередь, хотим поделиться с вами ещё одном профессиональным секретом. Система «Персия» была создана для того, чтобы рекрутер мог справиться с рутинными делами в несколько кликов — будь то работа с резюме, выстраивание графика собеседований, рассылка писем кандидатам или другие повседневные задачи. Хотите стать более эффективным рекрутером? Регистрируйтесь в «Персии».