Как отказать кандидату и оставить при этом приятное впечатление

На каждую вакансию рекрутер получает десятки, если не сотни отзывов. И все же предложение будет сделано одному — тому самому, «вашему» — кандидату. Остальным, конечно, придется отказать. Но как сделать так, чтобы соискатели не просто узнали о вашем решении, а остались с положительным впечатлением от вас и вашей компании? Об этом мы поговорим в нашей статье.

Немного статистики

Для начала давайте разберемся, из-за чего рекрутерам приходится отказывать соискателям. По данным нашей системы, чаще всего причиной отказа становится несоответствие кандидатов требованием — 45% резюме приходится отвергать именно поэтому. К сожалению, это свидетельствует о том, что многие соискатели невнимательно читают вакансии или решают откликнуться «на авось» — вдруг им повезет, и резюме будет одобрено, несмотря на несоответствие (согласитесь, такие случаи ведь бывают).

Чуть больше 35% кандидатов отказываются сами — кому-то не подходят предлагаемые условия и зарплата, кого-то не устраивают будущие обязанности, а некоторые, возможно, вообще передумали искать новую работу. Все-таки не стоит забывать, что соискатель и рекрутер находятся в одинаковом положении — оба ищут максимально удовлетворяющее их предложение и вправе отказаться от того, что их не устраивает.

Почти в 9% случаев приходится отказывать кандидатам по воле клиента. Кандидат мог показаться вам вполне подходящим, но у клиента есть свое видение нужного сотрудника, и, как мы видим, небольшая часть отказов происходит именно по этой причине. Также 6% кандидатов отсеиваются после собеседований. Это говорит о том, что большинство соискателей не доходят до этапа интервью, и им отказывают после рассмотрения резюме.
Также причинами отказа служат невыполненное тестовое задание (1,48%) или принятие контроффера (1.62%). Примечательно, что 1% отказов происходит из-за того, что кандидат не пришел на собеседование. Это свидетельствует о том, что большая часть соискателей ответственно относятся к поиску работы, но все же случаи «прогулов» не единичны.

Отказ или начало продуктивных отношений?

Когда дело доходит до отказа кандидатам, загрузка пары шаблонов писем в ATS, безусловно, становится наиболее удобным способом. Нажимаете нужную кнопку и вуаля — выбранные соискатели отклонены. Но именно эти стандартизированные письма могут в определенной степени навредить вашему бренду работодателя. Задумайтесь об этом с точки зрения соискателя: многие из них тратят много времени и усилий на создание идеального резюме и сопроводительного письма, поэтому и в ответ они хотя получить развернутое и продуманное письмо.

Подумайте о кандидатах как о своих клиентах. Если им не нравится оказанная услуга (в вашем случае — взаимодействие рекрутера с соискателями), то они вполне могут активно высказывать свое негативное мнение при любом случае, а это однозначно может повлиять на ваш бренд работодателя.
Точно так же, как нужно, чтобы текущие и уволившиеся сотрудники с удовольствием поддерживали бренд работодателя, одинаково важно оставить положительное впечатление у отвергнутых кандидатов для поддержания значимости вашей компании.

Что же делать?

Главное, что вам нужно сделать — это переосмыслить и переписать письма с отказами. Если их написать правильно, то они смогут дать вам возможность построить более позитивные отношения с кандидатом.

Предлагаем вам три простых в использовании тактики переписки, которые могут изменить ваши отношения с соискателями.

1. Укажите причину отказа хотя бы кратко

Основные причины отказа мы рассмотрели выше. Почему бы не сообщить их в письме с отказом? Будьте честны в отношении того, почему кандидат не был выбран, и укажите соответствующие данные — например, число полученных вами заявок или явное несоответствие тем или иным требованиям.

Вам не нужно составлять отдельное письмо для каждого соискателя. Вы можете со своей командой рекрутеров составить список причин, по которым чаще всего приходится отклонять кандидатов. Создайте шаблон для каждой из этих причин. Дайте соискателю понять, что из-за большого количества резюме вы не можете отвечать каждому персонально. Затем укажите причину отказа — соискатель оценит вашу честность.

2. Расскажите о более подходящих вакансиях, которые вскоре могут открыться

Вы, как рекрутер, знаете, какие отделы в скором времени могут открыть вакансии — воспользуйтесь возможностью собрать базу кандидатов прямо сейчас. Если они действительно могут подойти, почему бы не предложить отвергнутым соискателям другую позицию?

1. Если вам действительно кажется, что конкретный соискатель отлично подойдет к другой открытой вакансии, дайте знать человеку об этом в письме с отказом. Для этого случая можете даже сделать шаблон:
   создайте список отделов, которые будут искать сотрудников в ближайшее время;
2.  в письме с отказом сообщите: «Несмотря на то, что в данный момент вы нам не подходите, в скором времени мы будем искать сотрудников для отделов 1, 2 и 3, и надеемся, что вы предложите свою кандидатуру на эти вакансии»;
3. выберите тех, кого вы хотели бы видеть в числе кандидатов, и отправьте им письма.

Те соискатели, которые действительно хотят работать в вашей компании, оценят такой шаг и согласятся попробовать другую вакансию. А вы, как рекрутер, сэкономите массу времени, наработав базу кандидатов для вакансии заранее.

3. Объясните, что нужно исправить в резюме, чтобы сделать его лучше

Для многих соискателей — особенно для топовых позиций — процесс поиска работы может быть очень разочаровывающим. Перезвонить кандидату могут только через несколько месяцев (а в некоторых сферах на то, чтобы сделать успешный шаг в карьере, могут уйти годы).

Если вы хотите, чтобы кандидат в будущем еще раз подал заявку на вакансию, помогите ему:

• напишите краткое руководство о том, как можно устроиться на работу в вашей компании, и поделитесь подсказками и хитростями;
• кроме этого руководства напишите список самых распространенных ошибок и причин, по которым отказывают кандидатам.

Помогайте, поощряйте и ориентируйтесь на будущее. Иногда каждому нужно немного руководства. Если соискатель нашел время, чтобы обратиться в вашу компанию, окажите ему взаимное уважение, помогая ему устранить свои ошибки.

Заключение

Благодаря этим незначительным улучшениям вы сможете превратить свои письма с отказами из сухих и, возможно, резких в доброжелательную, позитивную и полезную переписку. И эти изменения вы можете сделать, даже если ограничены по времени: достаточно внести нужные шаблоны в свою ATS или отредактировать старые письма с отказами. Узнать о том, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведет наш менеджер.