Как упростить общение с кандидатом: 10 шаблонов писем для рекрутеров

Качественная и последовательная коммуникация является основой успешного взаимодействия с кандидатами. Согласно одному из проведенных нами исследований, больше всего соискателей расстраивает отсутствие обратной связи от работодателя. Использование шаблонов писем в процессе подбора персонала позволяет легко поддерживать контакт с кандидатами, при этом, добавив эти шаблоны в свою систему для автоматизации рекрутинга (ATS), вы сможете значительно сэкономить время на переписке.

Добавлять и редактировать шаблоны в системе PersiaHR вы можете на странице «Шаблоны писем».

В нашей прошлой статье мы рассказали об основных правилах для «холодных» писем кандидатам. Но процесс рекрутинга, кроме первого контакта с соискателем, требует гораздо больше усилий для результативного общения. Поэтому мы собрали для вас 10 шаблонов писем, которые смогут облегчить для вас процесс найма.

Письмо для первого контакта с кандидатом
Письмо для рекомендованного кандидата
Follow up для входящей заявки на вакансию
Письмо для собеседования
Письмо с отказом
Письмо-запрос на примеры работ/портфолио
Письмо с тестовым заданием
Письмо с предложением о работе
Onboarding-письмо
Письмо о новом сотруднике

1. Письмо для первого контакта с кандидатом

Как мы уже говорили в нашем предыдущем материале, когда вы впервые обращаетесь к потенциальным кандидатам, ваше письмо должно быть четким, понятным и цепляющим внимание. Ваша основная цель при отправке такого письма — выделиться и перейти к делу.

Первый контакт, письмо #1

Почему это важно: надежный, убедительный шаблон письма для побуждения интереса важен для пополнения пула соискателей.

Когда отправлять: отправляйте письмо человеку, которого вы хотели бы видеть в качестве кандидата, но только после того, как вы его тщательно изучите. Просмотрите его страницы в социальных сетях и профессиональные профили. Обратите внимание на личные данные, которые вы можете указать в своем письме. Персонализация является ключом к тому, чтобы побудить человека подать заявку на вашу вакансию.

Что писать: поскольку у вас (пока) не было взаимодействия с этим кандидатом, не стоит ожидать, что он прочитает от вас длинное письмо. Сделайте свое сообщение кратким и по существу, используя только самую важную информацию:

как вы нашли кандидата;
название должности, на которую вы хотите, чтобы он подал заявку. Сообщите, в чем заключается работа, в первых двух предложениях;
почему вы считаете, что кандидат подходит;
что кандидату делать дальше — если вы хотите назначить телефонное собеседование, предложите несколько дат на выбор.

Шаблон письма #1 для первого контакта

Тема: Вакансия [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [ВАША КОМПАНИЯ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Я нашел ваш профиль на [ГДЕ / КАК ВЫ ЕГО НАШЛИ] и хотел поговорить об отличной возможности.

Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и мы ищем сотрудника [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Я думаю, что ваш опыт работы в [СФЕРА / НАВЫК] отлично подходит для этой позиции.

Если вам интересно узнать больше, я буду рад пообщаться. Будете ли вы доступны для телефонного звонка [ДАТА / ВРЕМЯ]?

С нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]

Первый контакт, письмо #2

Почему это важно: использование вашей наработанной базы и обращение к прошлым кандидатам сокращает время, которое вы тратите на поиск новых контактов, что помогает снизить стоимость найма.

Когда отправлять: обратитесь к кандидатам на прошлые вакансии, которые не получали от вас предложение или отказались сами. Оцените их квалификацию и soft skills, чтобы убедиться, что они подходят, прежде чем вы попросите их повторно подать заявку в вашу компанию.

Что писать: у вас уже было взаимодействие с кандидатом, поэтому персонализируйте как можно больше. Это покажет, что вы рассматриваете его как потенциального сотрудника. Включите в свое письмо следующее:

вакансию, на которую кандидат ранее претендовал: напомните, откуда вы знаете друг друга, и что вы отметили его как отличного кандидата;
почему он не получили работу в прошлый раз;
почему кандидат лучше подходит для новой вакансии;
описание должности;
что кандидату делать дальше — четко опишите все следующие шаги, будь то официальное телефонное собеседование или неофициальная встреча, и укажите соответствующую дату и время.

Шаблон письма #2 для первого контакта

Тема: Новая вакансия в [ВАША КОМПАНИЯ] — [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Рад снова с вами связаться. Я знаю, что вы подавали заявку на нашу [ПРЕДЫДУЩУЮ ВАКАНСИЮ] еще в [МЕСЯЦ или ГОД], и хотя тогда мы сделали выбор не в вашу пользу, вашу кандидатуру мы не оставляли без внимания.

[НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] только что открылась в [ВАША КОМПАНИЯ], и, учитывая ваши [НАВЫКИ/ЗАСЛУГИ КАНДИДАТА], я думаю, вы отлично подойдете.

Я хотел бы снова пообщаться с вами, обсудить вакансию и узнать о том, чем вы занимались с момента нашей последней беседы. Будете ли вы доступны для небольшого телефонного звонка [ДАТА / ВРЕМЯ]?

С нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

2. Письмо для рекомендованного кандидата

Успешная реферальная программа может значительно сократить время закрытия вакансий и улучшить качество найма — два важных показателя рекрутинга. Поощряйте своих сотрудников за их рекомендации, а также чаще общайтесь с рекомендованными кандидатами.

Почему это важно: использование реферальной программы рекрутинга может значительно расширить кадровый резерв компании. Кроме того, ваши сотрудники, вероятно, знают действительно подходящих людей, которые могут стать вашими кандидатами.

Когда отправлять: на этапе поиска кандидатов обращайтесь к рекомендованным лицам после того, как вы проведете предварительную проверку их квалификации.

Что писать: относитесь к реферальным письмам так же, как и к письмам с первыми контактами — ваше сообщение должно быть коротким и включать только самую важную информацию. Однако, поскольку у вас есть общий контакт, сделайте письмо более личным, указав следующее:

имя контакта — укажите, кто рекомендовал кандидата (можно прямо в строке темы, чтобы сразу заинтересовать получателя);
откуда вы знаете контактное лицо — обозначьте свою связь с ним, чтобы кандидат мог вам доверять;
что вы знаете о кандидате — объясните, почему его рекомендовали, что о нем говорилось и почему он подходит для вакансии.

Шаблон письма для рекомендованного кандидата

Тема: [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] — Вас рекомендовал [ИМЯ КОНТАКТА]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

[ИМЯ КОНТАКТА] предоставил мне ваш адрес электронной почты — мы [ОТКУДА ВЫ ЗНАЕТЕ КОНТАКТНОЕ ЛИЦО]. Он очень высоко отзывается о вас и вашем [ОПЫТ].

Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], и мы ищем [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. [КОНТАКТНОЕ ИМЯ] порекомендовал вас на эту работу, и я думаю, вы отлично подойдете.

Я хотел бы узнать о вас больше и рассказать о вакансии. Вы свободны для небольшого телефонного интервью [ДАТА / ВРЕМЯ]?

С нетерпением жду обратной связи.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

3. Follow up для входящей заявки на вакансию

Отправьте кандидату письмо, чтобы подтвердить получение его заявки и проинформировать о следующих шагах, независимо от того, подойдет ли человек для вакансии.

Почему это важно: для получения положительного результата общения с кандидатами необходимо регулярно информировать кандидатов о статусе их заявки. Начните предварительный разговор с потенциальным сотрудником, сообщив ему, что вы получили его резюме, и будете держать его в курсе по мере развития процесса.

Когда отправлять: отправляйте кандидату письмо сразу или вскоре после получения заявки. Ваша ATS может автоматизировать этот процесс.

Что писать: автоматическое письмо гарантирует кандидатам, что их заявка была правильно подана. Вы также можете вручную отправить письма отдельным кандидатам. Включите в свое письмо следующее:

подтвердите, что вы получили заявку;
поблагодарите за интерес — покажите, что вы цените время кандидата и внимание к вашей компании;
что делать дальше — проинформируйте кандидата о процессе проверки резюме, и что вы будете держать его в курсе. По желанию: укажите дату, к которой он может ожидать ответа;
что кандидат может сделать, пока ждет результата — порекомендуйте ознакомиться с вашими страницами в социальных сетях, веб-сайтом или блогом.

Шаблон follow up письма для входящей заявки

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] — Мы получили ваше резюме

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Благодарим вас за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы получили вашу заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] и внимательно рассмотрим вашу информацию.

Мы свяжемся с вами, чтобы сообщить вам о статусе вашей заявки до [ДАТА].

А пока посетите [ССЫЛКА НА СООТВЕТСТВУЮЩУЮ СТРАНИЦУ], чтобы узнать больше о нашей компании.

С уважением,
Команда по подбору персонала [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]

4. Письмо для собеседования

Процесс собеседования состоит из нескольких этапов, и кандидаты должны понимать свой статус на каждом этапе. Используйте следующие шаблоны, чтобы обеспечить качественное и последовательное общение с потенциальными сотрудниками.

Письмо-приглашение на собеседование

Почему это важно: помимо планирования деталей собеседования, письмо с приглашением является важным шагом в поддержании интереса кандидата.

Когда отправлять: отправляйте письмо с приглашением на собеседование кандидатам, которые вам очень интересны и о которых хотите узнать больше. В идеале вы можете уведомить кандидата как минимум за несколько дней, в зависимости от того, будет ли собеседование проводиться по телефону или лично.

Что писать:

вакансия, для которой проводится собеседование — соискатели иногда подают заявки на несколько открытых вакансий в компании;
почему кандидат вам интересен — дайте кандидату понять, что он вам нравится и вы хотите узнать больше;
формат интервью — укажите, будет ли это собеседование по телефону, видео или лично;
кто проводит собеседование — с кем кандидат будет разговаривать, роль этого сотрудника в процессе собеседования и / или в компании;
сроки собеседования — укажите примерную продолжительность собеседования (это поможет кандидату планировать свое время);
когда будет проходить собеседование — укажите дату и время или предложите диапазон дат, из которых кандидат может выбрать.

Шаблон письма-приглашения на собеседование

Тема: Собеседование в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Спасибо, что подали заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Мы рассмотрели ваше резюме и будем рады продолжить общение с вами.

Мы хотели бы запланировать [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] с [ИНТЕРВЬЮЕР], [ДОЛЖНОСТЬ ИНТЕРВЬЮЕРА] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Собеседование продлится примерно [ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ].

Будете ли вам удобно в [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ]?

Вы можете ответить прямо на это письмо и дать мне знать, свободны ли вы в то время.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

Письмо-подтверждение собеседования

После того, как вы запланировали собеседование, отправьте кандидату письмо с подтверждением, где укажите время, место и другие детали.

Почему это важно: письмо с подтверждением гарантирует, что дата и время были указаны правильно. Это особенно важно для работающих в настоящее время кандидатов, у которых рабочие обязанности могут помешать встрече.

Когда отправлять: отправьте кандидату электронное письмо с подтверждением, как только вы согласуете дату и время внутри компании, а также зарезервируете любые необходимые материалы, такие как конференц-зал или телефонная линия.

Что писать: сделайте письмо с подтверждением собеседования простым и понятным, указав следующую информацию:

детали интервью — укажите дату и время;
информация о встрече — укажите ссылку на назначенное событие по видеосвязи, код доступа или адрес офиса, если собеседование будет проводиться лично;
план собеседования — если есть конкретные вопросы, которые вы хотите осветить, и кандидат должен подготовиться, сообщите ему об этом заранее;
дресс-код — при личном собеседовании дайте кандидату знать, что ему следует надеть, если в вашей компании принят определенный стиль одежды;
событие в календаре — отправьте кандидату приглашение на мероприятие, которое он может добавить в свой календарь.

Шаблон письма-подтверждения собеседования

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] Подтверждение собеседования

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Мы подтвердили ваше [ФОРМАТ СОБЕСЕДОВАНИЯ] собеседование с [ИНТЕРВЬЮЕР] [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ].

Чтобы вы понимали, чего ожидать, вот краткий план собеседования:

[ПЛАН СОБЕСЕДОВАНИЯ]

Во время собеседования вы хотим поговорить о вашем опыте в [СФЕРА].

Ждем встречи с вами в ближайшее время! Вы можете найти эти детали интервью в приглашении на мероприятие в календаре. Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь к нам.

ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ/ВИДЕО СОБЕСЕДОВАНИЙ

Вот [НОМЕР ТЕЛЕФОНА / ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ]. Чтобы войти в конференц-зал, используйте этот код: [КОД ДОСТУПА].

ДЛЯ ЛИЧНЫХ СОБЕСЕДОВАНИЙ

Адрес нашего офиса [АДРЕС]. Обратите внимание, что у нас принят офисный дресс-код, но, пожалуйста, надевайте то, в чем вам будет комфортно.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

Напоминание о собеседовании

Шаблоны писем с напоминаниями о собеседовании легко можно автоматизировать, и они могут оказать большое влияние на впечатление о вас как работодателе.

Почему это важно: напоминание кандидату о предстоящем собеседовании — одна из мелких деталей, которая отличает создает позитивный бренд работодателя.

Когда отправлять: отправьте кандидату электронное письмо с напоминанием накануне или утром до собеседования. При отправке придерживайтесь рабочего времени, иначе получатель может его не заметить.

Что писать: здесь не нужно усложнять — укажите ту же информацию, что и в письме с подтверждением собеседования. Переформатируйте сообщение, чтобы выделить наиболее важную информацию.

Шаблон письма-напоминания о собеседовании

Темя: Напоминание: Собеседование в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] [ДАТА, ВРЕМЯ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Напоминаем вам о предстоящем собеседовании на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Когда: Ваше интервью состоится [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ НАЧАЛА — ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ]
Где: [НОМЕР ТЕЛЕФОНА/ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ/АДРЕС]
Кто: вы будете разговаривать с [ИНТЕРВЬЮЕР, НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ]
Будьте готовы обсудить: [ВАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ]

Мы с нетерпением ждем встречи с вами!

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

Follow up письмо после собеседования

Если вы пообщались с действительно отличным кандидатом, не откладывайте обратную связь после собеседования.

Почему это важно: лучшие кандидаты, вероятно, проходят собеседование в нескольких компаниях. Покажите свой интерес и заинтересуйте оставаться в курсе дел вашей команды после собеседования.

Когда отправлять: отправьте письмо вскоре после собеседования или на следующий день.

Что писать: конечная цель такого follow up письма — удержать кандидата в вашей компании и заинтересовать его вакансией. Включите в свое письмо следующее:

что вас впечатлило во время собеседования;
почему кандидат подходит — объедините то, что произвело на вас впечатление, с тем, как это пригодится кандидату в рамках вакансии;
чего кандидат может ожидать от вас — сообщите, что скоро свяжетесь с ним, и, если возможно, укажите конкретные сроки.

Шаблон follow up письма после собеседования

Тема: Впечатление о собеседовании в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Спасибо, что нашли время [СЕГОДНЯ/ВЧЕРА] поговорить с нашей командой о вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ].

[ИНТЕРВЬЮЕР] был очень впечатлен вашим [ОПЫТ]. Мы уверены, что вы хорошо подходите для этой роли и будете сильным дополнением к нашей растущей команде в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

На этой неделе мы завершаем собеседования, и вы можете ожидать ответа от нас в [ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ].

Еще раз спасибо за ваше время. Было приятно познакомиться с вами поближе!

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

5. Письмо с отказом

В одной из наших статей мы подробно рассказывали о том, как отказать кандидату, не испортив при этом впечатление о себе.

Почему это важно: отсутствие новостей — это плохие новости, когда дело касается собеседований. Сообщая кандидатам, что они больше не рассматриваются на вашу вакансию, вы уважаете их время и оставляете положительное впечатление об общении с вами.

Когда отправлять: если вы отправляли follow up письмо после собеседования, придерживайтесь установленного для себя графика и отправьте письмо с отказом к ранее установленному сроку.

Что писать: четко обоснуйте свое решение, но будьте лояльны в формулировках. Поскольку это очень важный этап процесса найма, вы можете выбрать более формальный тон, даже если он не соответствует вашему бренду. При отклонении кандидатуры включите в письмо следующее:

поблагодарите кандидата за заявку — еще раз обозначьте, что вы цените их время, внимание и интерес к вашей компании;
ваше решение — четко заявите, что вы больше не будете рассматривать кандидата на эту вакансию;
конструктивная критика — кратко объясните, почему вы сделали такой выбор;
будущие возможности — дайте знать, что вы сохраните резюме кандидата и свяжитесь с ним, если появится более подходящая вакансия;
поощрите кандидата оставаться на связи и повторно подавать заявки;
еще одна благодарность — покажите, что вы действительно цените кандидата и время, которое он уделил этому процессу.

Шаблон письма с отказом кандидату

Тема: Ваша заявка на [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Спасибо, что подали заявку на нашу вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] и рассказали нашей команде о своем опыте. Благодарим вас за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Нам повезло, что у нас была сильные кандидаты, и мы с сожалением сообщаем вам, что мы решили выбрать более опытного кандидата на эту роль. [КОНСТРУКТИВНАЯ КРИТИКА].

Мы сохраним ваше резюме в базе и свяжемся с вами, если поймем, что вы подходите для других вакансий, которые будут открыты в дальнейшем.

Мы надеемся, что вы и дальше будете оставаться с нами на [ССЫЛКА НА СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ] и будете следить за нашим карьерным сайтом [ССЫЛКА НА КАРЬЕРНЫЙ САЙТ] в поисках будущих вакансий, которые могут быть более подходящими для вас.

Мы искренне ценим ваше время и внимание к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Всего наилучшего,
Команда [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]

6. Письмо-запрос на примеры работ/портфолио

Если вы хотите увидеть больше работ кандидата, четко опишите, что вы просите.

Почему это важно: если у вас есть определенные ограничения по файлам, сроки или требования к портфолио, шаблон поможет упростить коммуникацию с кандидатом.

Когда отправлять: отправляйте запрос на примеры работ с достаточным запасом времени, чтобы кандидат собрал свое портфолио и отформатировал его в соответствии с запросом.

Что писать: это довольно простое электронное письмо в процессе подбора, поэтому сделайте ставку на четкость и лаконичность своего вопроса. Включите следующее:

что вам нужно — укажите тип примеров работ, который вам нужен (например, тексты, макеты сайта, графики проектов и т.д.).
сколько примеров вам нужно — предложите диапазон для кандидатов, который будет приемлем и для вас, и для исполнителя;
требования к формату файлов;
детали отправки — объясните, как кандидату следует отправлять примеры своих работ, будь то по электронной почте или по защищенной ссылке. Включите всю необходимую информацию для доступа;
крайний срок выполнения;
зачем вам нужны примеры работ — кратко объясните ваш запрос и то, как это будет учитываться в процессе принятия решений.

Шаблон запроса на примеры работ

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: примеры работ для вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

Еще раз благодарим вас за заявку на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Мы рассматриваем ваше резюме и хотели бы увидеть примеры работ, чтобы лучше оценить ваши способности [СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ].

Пожалуйста, ответьте на это письмо, указав [КОЛИЧЕСТВО] примеров вашей [РАБОТЫ] до [КОНЕЧНЫЙ СРОК]. Все файлы должны быть представлены в формате [ФОРМАТ ФАЙЛОВ].

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

7. Письмо с тестовым заданием

Если вы хотите, чтобы кандидат прошел тестовое задание вне офиса, предоставьте ему подробные инструкции о том, как это сделать.

Почему это важно: тестовые задания обычно сильно влияют на процесс принятия решений. В результате важно, чтобы все потенциальные кандидаты получали одни и те же четкие указания. Создание шаблона письма помогает стандартизировать информацию и справедливо оценить результаты.

Когда отправлять: убедитесь, что письмо с тестовым заданием отправлено задолго до крайнего срока, чтобы у кандидата было разумное количество времени для выполнения.

Что писать: как и в письме с запросом на примеры работ, дайте четкие инструкции выполнению задания вместе с установленным сроком. Включите следующую информацию:

что оценивает тестовое задание;
инструкции по выполнению — предоставьте материалы для выполнения или ссылку для доступа к нужной информации;
крайний срок выполнения.

Шаблон письма с тестовым заданием

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Тестовое задание для вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

В рамках вашей заявки на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] мы просим вас пройти следующее тестовое задание [НАЗВАНИЕ ЗАДАНИЯ].

Каждый кандидат на этом этапе должен пройти проверку для рассмотрения на должность. Результаты используются для оценки способностей [НАВЫКИ].

Вы можете получить доступ к заданию по этой ссылке: [ССЫЛКА]

Пожалуйста, завершите задание не позднее [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ].

Если у вас возникнут вопросы или проблемы с выполнением задания по какой-либо причине, сразу же сообщите мне об этом.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

8. Письмо с предложением о работе

Когда вы готовы сделать предложение лучшему кандидату, оно должно быть идеальным. Убедитесь, что вы ничего не упустили, подготовив отдельный шаблон письма с предложением о работе.

Почему это важно: как специалист по подбору персонала, вы знаете, что хорошие кандидаты находят работы довольно быстро. Ваше предложение о работе должно быть не только убедительным, оно также должно служить окончательным аргументом в пользу согласия.

Когда отправлять: отправляйте письмо с предложением, как только вы найдете подходящего человека. Если вы сделали устное предложение по телефону, вскоре после этого отправьте официальное письмо с предложением по электронной почте.

Что писать: ваше письмо с предложением должно четко резюмировать все важные детали о работе, включая дополнительные компенсации и т.п. Убедитесь, что ваше предложение о работе содержит следующее:

вашу неравнодушность — скажите кандидату, что вы хотите, чтобы именно он стал частью команды;
сведения о вакансии — укажите название должности, отдел и часы работы;
размер заработной платы;
дополнительные преимущества — укажите медицинские, страховые, финансовые и отпускные «плюшки», которые включает эта работа;
дата истечения срока действия предложения — сообщите кандидату, когда ему нужно дать окончательный ответ: планируете ли вы отменить свое предложение через определенное время или просто хотите получить ответ как можно быстрее.

Шаблон письма с предложением о работе

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Письмо с предложением [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]

Здравствуйте, [ИМЯ]!

С удовольствием предлагаем вам должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]!

Наша команда была чрезвычайно впечатлена вами во время собеседования, и мы очень рады, что вы присоединитесь к компании. Мы уверены, что ваши навыки и опыт станут отличным дополнением к команде [ОТДЕЛ КОМПАНИИ].

Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь со следующими деталями предложения.

Должность

Должность предполагает [ПОЛНАЯ / НЕПОЛНАЯ / ВРЕМЕННАЯ] занятость в качестве [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. На этой должности вы будете подчиняться [НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ] в [ОТДЕЛ].

Данная должность предполагает занятость в [ЧАСОВ В ДЕНЬ/НЕДЕЛЮ]. Ваше рабочее время будет [ВРЕМЯ НАЧАЛА — ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ].

Ваш первый рабочий день будет [ДЕНЬ МЕСЯЦА, ГОД].

Оплата

[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] готова выплачивать вам [ДОЛЛАРОВ] за [ЧАС / НЕДЕЛЮ / ГОД / И Т.Д.].

Преимущества

Занимая должность и являясь сотрудником [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], вы получите следующие преимущества: [ПЕРЕЧИСЛИТЬ ПРЕИМУЩЕСТВА]

В дополнение к этим преимуществам [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] также предлагает своим сотрудникам [СПИСОК ПРЕДЛОЖЕНИЙ].

Просим вас рассмотреть наше предложение и дать нам свой ответ до [ДАТА].

Мы с нетерпением ждем возможности принять вас в команду [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно предложения, свяжитесь со мной напрямую по [НОМЕР ТЕЛЕФОНА].

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

9. Onboarding-письмо

Не забывайте помогать новым сотрудникам подготовиться к их первому рабочему дню и первым нескольким месяцам на новой должности.

Почему это важно: работа с кандидатом не заканчивается в первый день работы нового сотрудника, поэтому настройте его на успех, сообщив, чего ожидать от вашей программы адаптации.

Когда отправлять: отправьте информацию за несколько дней первого рабочего дня кандидата. Это даст ему достаточно времени, чтобы подготовиться и задать уточняющие вопросы, которые могут возникнуть.

Что писать: вам нужно будет создать разные шаблоны писем для каждого отдела или команды. В зависимости от вашей программы адаптации включите следующие сведения:

повестка дня на первый рабочий день — сообщите, в какое время приехать, с кем новый сотрудник будет встречаться в течение дня и что будет обсуждать;
что надеть — если в вашей компании принят дресс-код;
как попасть в здание и офис — если собеседование проводилось в удаленном формате, напомните им свой адрес и сообщите о ближайших остановках общественного транспорта;
идентификационные данные или документы, которые необходимо принести;
краткое изложение вашей программы адаптации — кратко объясните, как и в течение какого периода времени будет происходить адаптация нового сотрудника.

Шаблон onboarding письма

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: информация о вашем первом дне

Здравствуйте, [ИМЯ]!

С нетерпением ждем вашего первого дня в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]!

Чтобы помочь вам подготовиться, ниже будет информация о том, чего вам стоит ожидать:

Время:
Пожалуйста, приходите не позднее [ВРЕМЯ]. Наш офис находится по адресу [АДРЕС ОФИСА].

Повестка дня:
Прилагаю план на ваш первый день. Он может немного измениться, так как он зависит от людей, с которыми вы будете встречаться.

Документы:
Пожалуйста, возьмите с собой следующие документы: [СПИСОК ДОКУМЕНТОВ]

Что надеть:
Как вы знаете из интервью, наш дресс-код в офисе — [ДРЕСС-КОД].

Ваш план адаптации:
Прилагаю также краткий обзор того, что будет включать ваша адаптация в следующие [ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ]. Ваш менеджер подробно рассмотрит его вместе с вами в течение первой недели.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спрашивать.
Добро пожаловать к команду!

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

10. Письмо о новом сотруднике

Сообщите вашей команде о новом сотруднике и расскажите немного о нем. Вы также можете добавить этого человека в рассылку и показать, как вы рады приветствовать его в команде.

Почему это важно: заблаговременное сообщение вашим сотрудникам о новичке позволяет им познакомиться с ним еще до первого дня работы. Это создает гостеприимную корпоративную культуру и привлекает новых сотрудников еще до того, как они начнут у вас работать.

Когда отправлять: отправьте письмо с объявлением о новом сотруднике за несколько дней до его выхода.

Что писать: это должно быть очень теплое и приветливое письмо, которое позволит сотруднику лучше понять культуру вашего офиса. Попросите своего нового сотрудника поделиться несколькими интересными фактами о себе, чтобы включить их в письмо. Это поможет остальной части вашей команды узнать кандидата более близко.

Шаблон письма о новом сотруднике

Тема: Добро пожаловать, [ИМЯ]!

Команда,

С большим удовольствием представляю нового члена команды [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] — [ИМЯ]!

[ИМЯ] присоединяется к нам в [ОТДЕЛ] в качестве [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Он (она) перешел к нам из [ОПИСАТЬ ПРЕДЫДУЩУЮ КОМПАНИЮ] с впечатляющим опытом в [НАВЫКИ / СФЕРА].

В качестве нашего [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] [ИМЯ] будет тесно сотрудничать с [РУКОВОДИТЕЛЬ КОМАНДЫ] в отношении [ПРОЕКТ/ОБЯЗАННОСТИ].

Еще немного о [ИМЯ]:

[ВКЛЮЧИТЕ 3-5 ЛИЧНЫХ ДАННЫХ / ИНТЕРЕСНЫХ ФАКТОВ О НОВОМ СОТРУДНИКЕ]

Мы очень рады, что он (она) присоединился к нам. [ИМЯ] выйдет на работу [ДАТА].

Добро пожаловать в команду, [ИМЯ]!

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ВАША ПОДПИСЬ]

Надеемся, эти 10 основных шаблонов писем для рекрутинга помогут вам найти и удержать лучших кандидатов. А добавив эти шаблоны в свой аккаунт в ATS, вы сможете значительно ускорить коммуникацию и упростить ежедневную рутину. Узнать о том, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведет наш менеджер.