Time-to-Fill: все, что нужно знать рекрутерам
Середний показатель time-to-fill (времени закрытия вакансии) в мире достиг 44 дней. И это создаёт серьёзные вызовы для рекрутеров, которые стремятся нанимать эффективно. Проблема в том, что большинство кандидатов теряют интерес, если не получают обратной связи в течение двух недель. Поэтому основная задача — найти баланс между скоростью и качеством. Ведь более короткий time-to-fill обычно свидетельствует о том, что процесс подбора налажен, а компания способна быстро привлечь нужных специалистов.
Эта статья поможет вам разобраться во всём, что касается time-to-fill. Мы расскажем, чем он отличается от time-to-hire, как правильно рассчитать средний показатель и как сократить время найма без потери качества.
Что такое Time-to-Fill
Time-to-fill показывает, сколько времени занимает весь процесс найма — от момента, когда открывается вакансия, до того, когда кандидат принимает оффер. Иными словами, это количество календарных дней, необходимых для прохождения полного цикла рекрутинга — от написания описания вакансии и её публикации до скрининга, собеседований и принятия окончательного решения.
Для рекрутеров и hiring-менеджеров этот показатель является своеобразным зеркалом: он отражает, насколько эффективно компания привлекает таланты.
Когда начинается и заканчивается отсчёт?
Разные компании могут по-разному определять точки старта и финиша, но обычно принципы схожи. Отсчёт time-to-fill чаще всего начинается, когда:
- HR утверждает заявку на открытие вакансии;
- hiring-менеджер подаёт эту заявку;
- официально создаётся вакансия;
- или когда объявление о работе публикуется онлайн.
Конечной точкой обычно считается момент, когда выбранный кандидат принимает оффер. В некоторых компаниях подсчёт продолжается до первого рабочего дня новичка.
Главное правило — последовательность. Выбранные параметры нужно применять одинаково для всех вакансий и отделов.
Основное различие между Time-to-Fill и Time-to-Hire
Рекрутеры часто путают эти понятия, хотя это разные метрики, показывающие разные аспекты эффективности. Главное отличие — в точке старта.
- Time-to-fill охватывает весь цикл: от утверждения вакансии до принятия оффера.
- Time-to-hire начинается тогда, когда кандидат попадает в вашу воронку, и заканчивается в момент, когда он соглашается на работу.
Каждая метрика измеряет своё:
- Time-to-fill показывает общую эффективность рекрутинга — от сорсинга до онбординга;
- Time-to-hire сосредотачивается на скорости движения кандидата внутри процесса.
Когда какую метрику ставить в приоритет?
Всё зависит от ваших целей и вызовов.
Стоит фокусироваться на time-to-fill, если:
- нужна полная картина процесса найма;
- вы стремитесь повысить общую эффективность рекрутинга;
- хотите сократить расходы, связанные с открытыми вакансиями;
- занимаетесь планированием кадровых ресурсов и стратегическим наймом.
Обращайте внимание на time-to-hire, если:
- нужно оптимизировать отдельные этапы отбора;
- вы теряете кандидатов из-за медленного движения по воронке;
- конкуренты быстрее переманивают специалистов;
- хотите улучшить скорость реакции и опыт кандидатов.
Обе метрики дают ценную информацию: Time-to-fill показывает, как долго позиции остаются открытыми, а time-to-hire — насколько эффективно вы взаимодействуете с кандидатами, когда они уже в процессе.
Почему стоит измерять Time-to-Fill?
Измерение time-to-fill даёт компании гораздо больше, чем просто статистику о скорости закрытия вакансий. Это показатель, который открывает глаза на более глубокие процессы — эффективность команды, качество организации работы и даже имидж работодателя.
Эффективность организации
Регулярное отслеживание time-to-fill помогает выявить слабые места в вашем рекрутинговом процессе. Вы можете увидеть, где именно возникают задержки, какие вакансии закрываются дольше, в каких отделах постоянно «тормозит» согласование или отбор кандидатов. Вместо общих решений вы получаете возможность действовать точечно — именно там, где это действительно нужно.
Затраты и кадровое планирование
Ваш time-to-fill влияет не только на внутренние процессы, но и на то, как кандидаты воспринимают компанию. Опыт взаимодействия с брендом работодателя формирует впечатление, которое остаётся надолго. И даже те, кому отказали, могут стать адвокатами бренда — если процесс был быстрым, прозрачным и уважительным. Затяжные вакансии создают заметные финансовые потери: снижается продуктивность, растут расходы на рекламу, перегружаются действующие сотрудники.
Кроме того, точное понимание time-to-fill помогает планировать кадровые ресурсы: вы можете заранее прогнозировать сроки закрытия вакансий, координировать онбординг и лучше балансировать нагрузку между командами.
Как рассчитать Time-to-Fill?
Чтобы получить точные результаты, важно определить чёткие границы отсчёта и соблюдать последовательность в подсчётах. Когда методика налажена, time-to-fill превращается в мощный источник аналитики для улучшения рекрутинга.
Формула для одной позиции
Для одной вакансии формула элементарна: посчитайте календарные дни между стартовой и конечной точкой. Начало отсчёта может приходиться на момент, когда:
- руководство утверждает заявку на открытие вакансии;
- HR запускает процесс публикации объявления;
- вакансия официально размещена онлайн.
Конец отсчёта — когда кандидат принимает оффер.
Например, компания публикует вакансию маркетинг-менеджера 1 января, а кандидат принимает предложение 1 марта — значит, time-to-fill равен 60 дням.
Средний показатель Time-to-Fill
Чтобы оценить общую эффективность, можно вычислить среднее время закрытия нескольких вакансий по формуле:
Средний time-to-fill = сумма показателей всех вакансий ÷ количество закрытых позиций
Например, если четыре вакансии закрывались за 10, 20, 20 и 30 дней:
(10 + 20 + 20 + 30) ÷ 4 = 20 дней.
Главное — сохранять последовательность в том, откуда вы ведёте отсчёт. Не стоит учитывать «вечно открытые» вакансии — они искажают среднее значение.
Как сократить Time-to-Fill
Сократить время найма — это не просто «работать быстрее». Это стратегическая работа над процессами, инструментами и коммуникацией. Ниже — практические шаги, которые помогают достичь этого без потери качества кандидатов.
Используйте современные технологии (ATS и AI)
Современные инструменты рекрутинга позволяют автоматизировать рутинные задачи и освободить время для стратегической работы. Компании, которые используют системы отслеживания кандидатов (ATS), могут сократить длительность цикла найма до 30%.
Устраните типичные «узкие места»
Начните с анализа всего процесса — от подачи заявки до подписания оффера. Определите, где именно возникают задержки. Чаще всего это согласование заявок на открытие вакансий или слишком долгие этапы принятия решений.
Упростите внутреннюю коммуникацию:
- ограничьте количество лиц, которые должны утвердить кандидатуру;
- сократите количество раундов собеседований;
- вместо серии интервью проведите панельную встречу — это экономит дни, а то и недели.
Создавайте базы талантов и развивайте реферальные программы
Самый эффективный способ сократить time-to-fill — иметь готовых кандидатов ещё до появления вакансии. Стройте долгосрочные отношения с потенциальными специалистами, поддерживайте связь через профильные мероприятия, LinkedIn или email-рассылки.
Реферальные программы также дают отличные результаты, поэтому многие считают их самым выгодным каналом найма.
Оптимизируйте бренд работодателя и тексты вакансий
Сильный бренд работодателя не только привлекает таланты, но и сокращает время найма на 1–2 недели. Ваш текст вакансии — это первое знакомство кандидата с компанией, поэтому он должен быть чётким, честным и привлекательным. Детальное описание помогает кандидатам самостоятельно оценить соответствие, что сокращает количество неудачных заявок.
Вывод
Понимание и оптимизация time-to-fill — это один из ключевых факторов успешного рекрутинга. Этот показатель влияет на всё: опыт кандидатов, репутацию работодателя, расходы на найм и продуктивность команды.
Однако time-to-fill — это больше, чем просто цифра. Это индикатор здоровья вашей системы рекрутинга, и если измерять его последовательно, он становится мощным инструментом постоянного совершенствования.
Построение эффективного процесса рекрутинга и отслеживание метрик могут обеспечить более продуктивный подбор персонала. Автоматизация этого процесса с помощью ATS, такой как PersiaHR, может ещё больше упростить найм нужных кандидатов. Кроме того, ATS поможет вам и вашей команде составлять подробные отчёты и отслеживать важные показатели. Узнать, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведёт наш менеджер.
