Как быстро формировать шортлист кандидатов: 10 простых решений
Шортлистинг — ключевой этап рекрутингового процесса, поэтому крайне важно сделать его максимально эффективным и быстрым.
Согласно исследованию HR Magazine, по крайней мере 50% кандидатов отказываются от вакансий из-за слишком длительного процесса найма. И одновременно 65% работодателей признались, что потеряли идеального кандидата именно из-за затянутой процедуры подбора.
Чтобы привлечь и удержать нужных людей, HR-специалистам стоит освоить методы ускоренного отбора кандидатов. Однако найти «своих» людей среди десятков или даже сотен анкет — одна из самых сложных задач в рекрутинге.
Хорошо налаженный шортлистинг значительно упрощает процесс. Из этой статьи вы узнаете, как быстро и эффективно сформировать список тех, с кем действительно стоит провести собеседование.
Что такое шортлистинг?
Это процесс отбора кандидатов, откликнувшихся на вакансию, по заранее определённым критериям. Цель — сократить длинный список претендентов до тех, кто больше всего подходит для следующего этапа — интервью.
Представим: срок подачи заявок завершён, пришло время просматривать резюме и сопроводительные письма. Шортлистинг — это этап после активного привлечения кандидатов, но до проведения собеседований.
Важно понимать: шортлистинг — это не просто сортировка CV на «да» и «нет». Правильно выстроенный процесс позволяет дать каждому кандидату равные шансы и помогает нанять лучших.
Зачем нужен шортлистинг?
Это способ упростить поиск среди большого количества кандидатов и одновременно установить чёткие ориентиры для HR-команды.
Шортлист также позволяет оценить, насколько эффективно вы достигаете целевую аудиторию. Если большинство кандидатов не соответствует вашим критериям — возможно, стоит пересмотреть вакансию или изменить каналы размещения.
В целом, грамотный шортлистинг — это путь к более быстрому и качественному найму.
Каким должен быть идеальный шортлист?
Есть три главных признака хорошего шортлиста:
- Короткий. Это, собственно, и есть суть short-листа. Если у вас всё ещё десятки анкет — это ещё не шортлист.
- Предварительно отобранные кандидаты. Те, кто уже соответствует базовым требованиям (опыт, навыки, образование). Дополнительные уточнения будут позже, но предварительная фильтрация экономит время.
- Регулярно обновляется. Шортлистинг — это не одноразовое действие, а постоянный процесс. Если вы привыкли заранее отбирать кандидатов для будущих вакансий — вы уже на шаг впереди.
Как формировать шортлист кандидатов
1. Определите обязательные и желательные критерии
Начните с актуального описания вакансии. Какие навыки, опыт и компетенции необходимы? Для точности можно проконсультироваться с руководителем соответствующего подразделения или опытным сотрудником.
Разделите критерии на три группы:
- Обязательные:
- профильный опыт;
- минимальный уровень образования;
- географическое местоположение (если критично);
- свободное владение необходимыми языками.
- Желательные:
- опыт в конкретной отрасли;
- рабочее знание инструментов или программ;
- профессиональные сертификаты.
- Дополнительные:
- созвучие с ценностями и миссией компании;
- понимание смежных инструментов или систем.
Чтобы не тратить время на интервью со всеми, кто формально подходит, воспользуйтесь отборочными вопросами или анкетой — они сразу помогут отсеять неподходящих кандидатов.
2. Используйте анкету на этапе подачи заявки
Чтобы анкетирование действительно дало результат, заранее продумайте вопросы, которые помогут сразу оценить релевантность кандидата. А главное — не забывайте потом просматривать ответы.
2. Определяйте, кого оставить, а кого — отсечь, с помощью простой системы баллов
Когда вы уже сформировали критерии для шортлиста, пришло время создать оценочную таблицу кандидатов. Она поможет сравнивать кандидатов объективно — не друг с другом, а по конкретным показателям. Это снизит риск предвзятости и субъективных решений.
Присвойте каждой категории критериев определённое количество баллов в зависимости от важности:
- Обязательные — 3 балла.
- Желательные — 2 балла.
- Дополнительные — 1 балл.
Оцените каждого кандидата по этим критериям: если обладает соответствующим навыком — добавляйте баллы. В итоге вы получите рейтинг и легко сможете определить, кто попадёт в шортлист.
3. Используйте ATS для фильтрации и ранжирования кандидатов
Один из самых эффективных способов ускорить шортлистинг — это автоматизированная система работы с кандидатами (ATS). Она позволяет быстро отфильтровывать анкеты и автоматически выставлять рейтинг.
PersiaHR, например, создана для командной работы. Здесь легко распределять кандидатов по этапам, оставлять заметки и оценки.
4. Определите оптимальную длину шортлиста
Как уже упоминалось, шортлист должен быть коротким. Но насколько? Это зависит от ваших ресурсов и сроков. Просмотрите историю наймов в вашей компании: сколько времени обычно занимает поиск, кто участвует в процессе? Если график плотный — сокращайте список максимально.
Можно установить пороговый балл для попадания в шортлист. Например, если максимум — 25 баллов, в шортлист попадают те, кто набрал 23+.
Но качество — приоритет. Если у вас 13 достойных кандидатов, а вы хотели 10 — не отказывайтесь от сильных людей только ради цифры.
5. Просматривайте резюме и сопроводительные письма как можно раньше
Не откладывайте просмотр анкет до последнего дня. Выделите хотя бы полчаса в день — это поможет избежать перегрузки и не потерять внимание. Сотни резюме в последний день — это гарантированная усталость, упущенные детали и ошибки в оценке.
Вместо этого просматривайте письма по мере поступления и сразу отфильтровывайте по грубым ошибкам: орфография, отсутствие индивидуального подхода, шаблонные тексты — всё это может свидетельствовать о несерьёзном отношении.
6. Используйте телефонные или видео-скрининги
Если осталось больше кандидатов, чем нужно, а отсечь кого-то сложно — проведите короткий телефонный или видео-скрининг. Это распространённая практика и часть современного рекрутинга.
Для кандидатов это тоже хороший знак — если их пригласили на звонок, значит они прошли предварительный этап. А вам это поможет быстрее понять, кто достоин полноценного интервью.
7. Учитывайте культурное соответствие
Уже на этапе шортлиста стоит оценивать, насколько кандидат вписывается в вашу корпоративную культуру. Это можно выяснить через короткий разговор по телефону или видео.
Совпадают ли его ценности с вашими? Комфортно ли ему будет работать в такой среде? Ищите тех, кто подойдёт не только по навыкам, но и ментально — это существенно сэкономит время в будущем.
8. Проверяйте факты и ищите несоответствия
Не игнорируйте рекомендации. Если кандидат указал контакты — свяжитесь. Вместо вопросов типа «Хороший ли это сотрудник?» задавайте уточняющие: «Какую роль он выполнял в проекте?», «Каков был результат?»
Если кандидат гордится каким-либо достижением — проверьте. Особенно это касается цифр, проектов, наград.
Мы не призываем к паранойе, но если что-то вызывает сомнения — не игнорируйте. Немного «погуглить» или уточнить факт — вполне нормально и иногда спасает ситуацию.
9. Добавьте тестовое задание ещё на этапе заявки
Оценка навыков обычно происходит позже, но в случае большого количества заявок лучше вынести её в начало. Особенно если вакансия требует конкретных хард-скиллов.
Можно добавить короткое тестовое задание или мини-кейс при подаче заявки или сразу после — это позволит быстро оценить практический уровень кандидата.
10. Уведомите кандидатов о результатах
После формирования шортлиста — не затягивайте с коммуникацией. Успешным кандидатам напишите письмо с поздравлением и информацией о следующих шагах (звонок, тест, интервью и т.д.).
Так же важно сообщить тем, кто не прошёл. Игнорирование — самое большое разочарование для кандидатов. Поэтому, как только вы определились — отправляйте отказ. Это признак уважения и профессионализма.
Эффективный шортлистинг — это ключ к быстрому и качественному найму. Чтобы не терять сильных кандидатов и сэкономить ресурсы, стоит чётко определить критерии отбора, использовать систему баллов, автоматизировать процесс через ATS, оценивать культурное соответствие и проверять факты. Заблаговременное тестирование и прозрачная коммуникация с кандидатами — завершающие, но не менее важные шаги. Системный подход к шортлистингу поможет найти лучших специалистов и сделать рекрутинг эффективнее.
А чтобы все ваши впечатления, заметки и обсуждения кандидатов были доступны всем членам команды, пользуйтесь PersiaHR — здесь вся информация хранится в карточке кандидата. Узнать, как это реализовано в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведёт наш менеджер.
