Полный гайд по системе автоматизации рекрутинга. Часть 1

Выбор программного обеспечения для рекрутера — задача не самая простая. Правильно подобранная система для рекрутинга помогает значительно облегчить работу и принести массу выгоды для всей компании. 

Но как сделать этот выбор? На какие особенности нужно обратить внимание? Нужна ли вообще вашей компании такая система автоматизации рекрутинга? Какие преимущества вы сможете получить от ее использования?

Если вы ищете ответы на эти вопросы, то наша серия статей именно для вас. Мы составили самое полное руководство по системам подбора персонала и постарались ответить на все важные вопросы об ATS. В этой и последующих статьях мы подробно расскажем все, что нужно знать о системе автоматизации рекрутинга.

Содержание:

1. Что такое ATS?
2. 16 преимуществ системы автоматизации рекрутинга
3. 4 заблуждения о системах автоматизации рекрутинга

Что такое ATS? 

Система отслеживания кандидатов (Applicant Tracking System — ATS), или система для автоматизации рекрутинга  — это программа, которая  помогает компаниям структурировать и настроить процесс подбора кандидатов. ATS позволяет рекрутерам и HR-менеджерам лучше и быстрее привлекать, находить, оценивать и нанимать кандидатов, а также значительно сократить рутинные процессы в своей работе.

Основная задача системы для рекрутинга

Основная цель ATS  — упростить процесс найма и сделать его более эффективным и прозрачным. Это достигается за счет предоставления рекрутерам доступа к мощной централизованной платформе для сбора и просмотра информации о кандидатах, отслеживания их прогресса и фильтрации на основе их квалификации.

Как правило, более мощные платформы ATS — это облачные SaaS решения, к которым вы можете получить доступ в любом месте и в любое время. Например, PersiaHR — это онлайн-система, которая позволяет работать команде рекрутеров из любой точки мира. 

Система для автоматизации рекрутинга подойдет для любого типа компаний:

• больших корпораций;
• кадровых агентств;
• малого и среднего бизнеса.

Система для подбора персонала помогает сделать работу рекрутеров более эффективной на любом этапе:

• Поиск кандидатов — быстрое размещение вакансий на нескольких ресурсах сразу, страницы для откликов, которые интегрируются с базой кандидатов, управление брендом работодателя.
• Управление кандидатами — загрузка информации о кандидатах и файлов с резюме в общую базу данных, добавление информации о задачах, связанных с соискателями, а также постоянное хранение текущих и бывших кандидатов для создания кадровых резервов.
• Предварительный отбор кандидатов — анализ резюме по ключевым словам, приоритезация и оценивание кандидатов.
• Отбор кандидатов — сотрудничество с командой по подбору персонала, общение с кандидатами, добавление файлов, комментариев, заметок.
• Оптимизация процесса найма — аналитика и метрики на каждом этапе процесса найма, позволяющие рекрутерам выявлять узкие места и влиять на их эффективность.

Приведенные выше функции ATS отражают только наиболее распространенные возможности, доступные на большинстве платформ, в том числе в системе PersiaHR. Работа в системе автоматизации рекрутинга, на самом деле, дает рекрутерам намного больше преимуществ.

Зачем использовать ATS?

Во-первых, рекрутинговая система уменьшает количество повторяющихся рутинных задач, которые должен выполнять рекрутер, освобождая его для более важных обязанностей.

Во-вторых, системы автоматизации позволяют улучшить опыт и результаты подбора персонала для компании и кандидатов.

Можно выделить несколько основных причин, почему системы для подбора персонала нужны в каждой компании:

• Они улучшают качество найма компании, а значит — помогают компании получить лучших кандидатов и добиться успеха всего бизнеса.
• HR-отделы и менеджеры изо всех сил пытаются найти и удержать лучшие таланты. Системы для подбора персонала — мощный инструмент, помогающий значительно упростить этот процесс.

Изначально ATS были просто платформой для хранения резюме. Они не могли автоматически анализировать информацию и быстро предоставлять нужные данные рекрутерам. Но сейчас системы для рекрутеров помогают автоматизировать и улучшать весь процесс найма благодаря более мощным технологиям обработки информации. 

16 преимуществ системы автоматизации рекрутинга

Мы собрали все преимущества, которые рекрутеры получают от внедрения  и использования ATS в своей работе.

Эти преимущества можно разделить на следующие категории:

• Снижение рабочей нагрузки.
• Улучшенный опыт кандидата.
• Более эффективный процесс найма.
• Лучшие результаты найма.

Снижение рабочей нагрузки

Система автоматизации рекрутинга может принести рекрутерам и HR-менеджерам следующие преимущества:

1. Автоматическая публикация вакансий на разных сайтах в один клик. Значительно сокращается время, затрачиваемое на создание и размещение объявлений вручную.

2. Сбор, хранение и обработка информации о кандидатах автоматизирована. Все данные, которые кандидат предоставляет в резюме, автоматически извлекаются и сохраняются ATS, снимая эту нагрузку с рекрутера.

3. Простое планирование собеседований с кандидатами. Автоматизированные электронные письма от ATS избавляют от трудоемкой задачи связываться с каждым кандидатом и находить время для встречи вручную.

4. Возможность совместной работы для команды. Все участники процесса отбора могут получить доступ к информации о кандидате и вакансии. Рекрутерам не нужно каждый раз вручную связываться с нанимающим менеджером, чтобы обсудить ту или иную кандидатуру.

Улучшенный опыт кандидата

Автоматизация процесса найма также облегчает кандидатам прохождение через процесс найма.

5. Бесперебойная коммуникация от подачи резюме к офферу (или отказу). Последовательное и своевременное общение на всех этапах процесса найма говорит соискателям о том, что вы цените и уважаете своих кандидатов. ATS автоматизирует важные этапы общения с кандидатом.

6. Более быстрое рассмотрение резюме и предоставление кандидатам информации о процессе отбора. Благодаря эффективному общению и планированию кандидаты быстрее продвигаются по воронке найма. А своевременные сообщения о том, переходит ли кандидат на следующий этап, или был ли он отклонен, помогают им отслеживать ситуацию.

7. Гарантия честности процесса найма. Сообщая кандидатам, чего ожидать в процессе отбора, и информируя их на протяжении всего процесса, вы снижаете для них неопределенность.

Более эффективный процесс найма

Автоматизация положительно влияет на процесс найма. Эти воздействия могут различаться в зависимости от возможностей конкретной  ATS и того, как вы ее используете.

8. Анализ эффективности различных процессов. Рекрутеры получают четкое представление о том, какие методы подбора персонала работают хорошо, а какие нуждаются в улучшении. Это позволяет им принимать объективные решения о дальнейших действиях.

9. Отслеживание основных показателей найма и составление отчетов. Отслеживание установленных KPI в ATS позволяет рекрутерам и менеджерам быстро выявлять проблемы и принимать решения на основании этих данных.

10. Автоматизация важных процессов найма. Как уже упоминалось, инструменты ATS автоматизируют утомительные и повторяющиеся задачи, гарантируя, что процесс найма не застопорится  из-за слишком большого количества резюме или нехватки человеческих ресурсов.

11. Сохранение всех текущих и прошлых кандидатов. Большое облачное хранилище позволяет рекрутерам отслеживать всех кандидатов, добавлять их в вакансии или кадровые резервы и при необходимости удалять данные о кандидатах.

12. Обеспечение командного рекрутинга. Групповой доступ к ATS системе позволяет новым рекрутерам и нанимающим менеджерам быстро влиться в процесс отбора кандидатов.

13. «Всегда доступная» платформа для рекрутинга. Облачные платформы SaaS гарантируют, что этот критически важный инструмент всегда будет под рукой, когда это необходимо.

Лучшие результаты найма

Главной целью любого процесса найма является постоянное повышение производительности, а также оптимизация окупаемости инвестиций компании в рекрутинг.

14. Сокращение времени найма. Быстрый прием на работу при сохранении качества повышает производительность в масштабах всей компании и потери времени в HR-отделе.

15. Снижение стоимости найма. Привлечение лучших кандидатов быстрее и за меньшие деньги повышает общую прибыльность компании в долгосрочной перспективе.

16. Лучшее качество найма. Основываясь на показателях производительности, времени на подбор сотрудника, текучести кадров, показателях удержания и удовлетворенности, вы можете определить, насколько успешным было решение о найме.

4 заблуждения о системах автоматизации рекрутинга

Существует несколько распространенных заблуждений относительно того, чем ATS могут быть полезны рекрутерам. 

1. Покупка системы для рекрутинга не приведет к притоку кандидатов

Если вы в настоящее время столкнулись с проблемой привлечения кандидатов на вакансии, покупка ATS, конечно, не решит проблему. Привлечение кандидатов связано с вашей стратегией найма и брендингом работодателя, и никакая система рекрутинга не сделает это за вас. 

Важно понимать, как работает рынок подбора персонала в вашей отрасли, что ищут кандидаты и как наилучшим образом представить культуру вашей компании, чтобы привлечь лучшие таланты.

После того, как вы провели исследование, построили свою стратегию и определили, что вам нужно для достижения ваших целей, у вас будет лучшее представление о том, какие функции вам нужны. Затем вы можете начать поиск системы, который поможет решить эти проблемы.

2. Покупка системы для рекрутинга не решит всех ваших проблем с поиском кандидатов

Еще одна распространенная проблема при наборе персонала — поиск кандидатов. Большинство систем автоматизации рекрутинга могут размещать ваши вакансии сразу на нескольких сайтах поиска работы и избавляют вас от необходимости делать это вручную. Но если вы не цепляете кандидатов своими текстами вакансий, а процесс подачи резюме в компании слишком сложен, кандидаты не будут спешить откликаться на ваши вакансии.

Ваша стратегия найма и бренд работодателя сильно влияют на восприятие кандидатами вашей компании. Даже если вы сможете автоматизировать публикацию своих вакансий с помощью ATS, чтобы ее увидело больше кандидатов, это не гарантирует большого притока резюме. Вот тут-то и проявляется важность брендинга работодателя и узнаваемости бренда.

Большая часть поиска кандидатов выполняется вручную. ATS существуют для ускорения и облегчения процесса найма, но они не заменяют сам процесс. Это важно иметь в виду при покупке системы для рекрутинга.

3. Система автоматизации рекрутинга не поможет вам выбрать лучшего кандидата на вакансию

Хорошая программа для рекрутинга дает рекрутерам возможность отбирать резюме лучших кандидатов благодаря различным параметрам поиска, оцениванию, рейтингу. Но в конечном итоге рекрутеры сами ответственны за рассмотрение резюме и принятие решений о следующих шагах. Система автоматизации рекрутинга не может и не должна принимать эти решения.

Если ваша цель — использовать ATS сугубо для поиска кандидатов, вы будете разочарованы. Как и ваши кандидаты. Когда через несколько секунд после подачи резюме они получат автоматическое письмо с отказом, соискатели поймут, что никто не рассматривал их кандидатуру.

Поэтому, прежде чем добавить новый инструмент для подбора персонала в свой стек технологий, оцените свою долгосрочную стратегию подбора персонала и настройте эффективный процесс, а затем найдите систему, которая будет соответствовать вашим потребностям.

4. Покупка или переход на новую систему для рекрутинга занимает много времени

Специалисты по персоналу иногда не хотят внедрять или менять  ATS, так как они опасаются, что это потребует значительных временных затрат и может не стоить этих жертв.

У некоторых уже есть налаженный процесс, и они уверены в том, что им не нужно внедрять что-то новое, они боятся изменений. У других был негативный опыт работы с ATS, и теперь они сомневаются в переходе на другую платформу, несмотря на то, что они недовольны.

Подбор и внедрение системы автоматизации рекрутинга требует некоторого времени и усилий. Но поиск решения, которое соответствует потребностям вашей организации и может масштабироваться вместе с вами по мере вашего роста, сэкономит ваше время в долгосрочной перспективе — оно того стоит.

После того, как вы провели исследование, построили свою стратегию и определили, что вам нужно для достижения ваших целей, у вас будет лучшее представление о том, какие функции вам нужны. Затем вы можете начать поиск системы, который поможет решить эти проблемы.

*******

В следующих статьях мы также расскажем вам о том, какие функции должна иметь система для рекрутинга и как выбрать ATS конкретно для вашей компании. А пока вы можете протестировать PersiaHR — наша система поможет вам избавиться от рутины и автоматизировать процесс рекрутинга. Регистрируйтесь и получайте 14 дней бесплатного полнофункционального доступа. Чтобы лучше разобраться в системе, запишитесь на онлайн-демонстрацию, которую проведет наш менеджер:

фото: pexels.com