Руководство по аудиту процесса рекрутинга

Самый ценный ресурс и важное конкурентное преимущество компании — это ее сотрудники. А для того, чтобы команда была подобрана правильно и приносила максимальную выгоду бизнесу, рекрутеру необходимо правильно построить процесс подбора персонала. И при построении эффективного процесса вам не обойтись без аудита рекрутинга.

С помощью аудита процесса найма вы можете оценить рекрутинг в своей компании, выявить его сильные и слабые стороны и составить план по повышению его эффективности. Мы собрали для вас руководство, которое поможет понять принцип и преимущества аудита рекрутинга, а также делимся пошаговым планом проведения аудита подбора персонала.

Что такое аудит рекрутинга?

Аудит процесса рекрутинга — это систематическая проверка и оценка процесса, системы и тактики подбора персонала в компании. Он позволяет документировать и анализировать текущий рабочий процесс, измерять эффективность найма и определять возможности для его улучшения.

Аудит процесса подбора персонала лучше выполнять разносторонней командой, состоящей из заинтересованных сторон, которые принимают участие в процессе подбора кадров. Это могут быть и рекрутеры, и HR-ы, и нанимающие менеджеры. По итогу анализа вы получаете подробную информацию о вашем текущем процессе рекрутинга и рекомендации по повышению эффективности найма.

Преимущества аудита рекрутинга

Рекрутинговый аудит дает четыре основных преимущества для компаний.

• Повышение эффективности процесса подбора персонала. Аудит процесса подбора персонала может выявить неэффективность рабочего процесса рекрутинга и дать предложения по устранению недостатков. Например, аудит может выявить, что команда тратит слишком много времени на первоначальный отбор резюме, не находя при этом достаточного количества высококвалифицированных кандидатов.
• Оптимизация инвестиций в различные каналы найма. Скорее всего, вы набираете сотрудников по нескольким каналам: сайты поиска работы, социальные сети, офлайн-реклама и т. д. Сегментируя свои инвестиции в подбор персонала по этим каналам и анализируя рентабельность этих инвестиций (ROI), вы можете определить наиболее эффективные каналы и перенаправить на них больше ресурсов.
• Улучшение опыта кандидатов и привлечение лучших талантов. Обращая внимание на опыт кандидатов в процессе найма, аудит рекрутинга может привести к более положительному взаимодействию с соискателями. Это, в свою очередь, может улучшить репутацию вашей компании как отличного работодателя и помочь вам привлечь более качественных кандидатов.
• Обеспечение соблюдения требований законодательства и политики компании. В зависимости от местонахождения вашей компании, процесс подбора персонала может потребовать соблюдения определенного законодательства. Рекрутинговый аудит помогает убедиться, что ваша система подбора персонала соответствует всем действующим законам и политикам компании.

Теперь давайте разберемся, как проводить аудит рекрутинга. Мы собрали для вас пошаговую инструкцию.

1. Соберите команду для аудита рекрутинга

Прежде чем непосредственно приступить к аудиту подбора персонала, нужно создать основную аудиторскую группу. Для получения лучших результатов эта команда должна быть межфункциональной и состоять из специалистов, которые участвуют в самом процессе подбора. Это могут быть:

• Внутренние рекрутеры. Как основные участники процесса подбора персонала, рекрутеры предоставляют наиболее полную картину процесса найма, от создания объявлений о вакансиях и первоначального отбора до собеседований и адаптации новых сотрудников.
• Нанимающие менеджеры. Они предоставляют информацию о бизнесе и сфере в целом. Чтобы иметь разные точки зрения, включите в аудиторскую команду нанимающих менеджеров из разных отделов.
• Интервьюеры. Сотрудники, проводящие собеседования с кандидатами, хорошо осведомлены о вашем текущем процессе собеседования и могут иметь ценные предложения по его улучшению.
• Юристы. Эти специалисты предоставляют экспертные знания в области трудового законодательства и политики компании, чтобы гарантировать, что ваш процесс найма соответствует всем применимым законам.

Кроме этих основных участников, рекомендуем также включить в свою аудиторскую группу внешние стороны. Они помогут более широко взглянуть на общую картину и выявить возможные проблемы. Это могут быть:

• Внешние рекрутеры. Если ваша компания использует рекрутинговые агентства или фриланс-рекрутеров для поиска кандидатов, их опыт также может быть важным для проведения аудита рекрутинга. Они также могут предоставить ценную информацию о процессах и тактике найма в других компаниях.
• Кандидаты, которые отсеялись или не приняли оффер. Попросите их оставить отзыв. Что повлияло на их решение? Каков их опыт кандидата, и что вы могли бы улучшить? Они могут указать вам на недостатки в вашем взаимодействии с кандидатами в процессе подбора персонала.
• Кандидаты, которые были приняты. Спросите об их опыте прохождения через воронку рекрутинга, от первого взаимодействия — когда они первые узнали о вашей вакансии до подачи резюме, от собеседования до принятия предложения. Они также могут дать вам отзыв о процессе адаптации новых сотрудников.

2. Составьте карту вашего процесса найма

Шаг за шагом пройдитесь по своему процессу рекрутинга и подробно пропишите каждый шаг. Обычно это могут быть такие шаги:

• Написание текста вакансии.
• Размещение объявлений с вакансией.
• Первичный отбор соискателей.
• Собеседование.
• Оффер.
• Адаптация нового сотрудника.

Для каждого шага опишите свои действия и используемые системы. Например:

• Используете ли вы стандартные шаблоны для написания вакансий?
• Как вы решаете, где размещать объявления?
• По каким критериям вы проводите первоначальный отбор и приглашаете кандидатов на собеседования?
• Как организованы собеседования? Используете ли вы какие-либо шаблоны вопросов, структурированные интервью?
• Как вы оцениваете результаты собеседования? Используете ли вы какие-либо стандартные формы оценки?
• Как вы принимаете решение о приеме на работу по результатам собеседования?
• Как вы общаетесь с кандидатами на протяжении всего процесса найма?
• Как проходит процесс адаптации новых сотрудников?

Измеряйте время, которое вы и ваши коллеги тратят на каждый шаг, и соответствующее время ожидания для кандидатов.

Этот внутренний аудит процесса рекрутинга дает вам подробное представление о вашем рабочем процессе найма и помогает вам выявить проблемные места. После этого вы сможете сосредоточить усилия на устранении этих проблем.

3. Проанализируйте свои каналы найма

Многие компании используют несколько каналов для привлечения потенциальных кандидатов на работу. Например:

• сайты для поиска работы;
• офлайн-реклама (например, объявления, журналы, рекламные щиты, радио и телевидение);
• ярмарки вакансий;
• социальные сети.

Чтобы оптимизировать свою стратегию подбора персонала, сегментируйте свои инвестиции в подбор персонала по каналам. Измерьте эффективность каждого канала и рентабельность инвестиций. Вы можете использовать такие метрики:

• Количество соискателей: измеряет эффективность канала в охвате людей, заинтересованных в ваших вакансиях.
• Количество закрытых вакансий: сколько сотрудников нанято через этот канал?
• Соотношение общего количества кандидатов к нанятым: измеряет эффективность этого канала в привлечении высококвалифицированных кандидатов.
• Соотношение числа офферов к принятым предложениям. Какая доля офферов принимается кандидатами, набранными через этот канал? Этот показатель говорит о том, является ли данный канал эффективным.
• Средняя продолжительность найма: сколько времени проходит с момента публикации объявления о вакансии на этом канале до закрытия вакансии?

Измерив эффективность каждого канала, вы можете сравнить ее со стоимостью этого канала и рассчитать рентабельность инвестиций.

4. Попросите обратную связь, чтобы оценить опыт кандидата

Рекрутинговый аудит не должен ограничиваться вашим анализом только внутренних процессов. Важно также провести аудит опыта кандидата. Многие кандидаты делятся своим опытом трудоустройства со своим кругом общения, на специальных сайтах отзывов и в соцсетях.

Положительный опыт кандидата повышает вероятность того, что ваш оффер будет принят, улучшает ваш бренд работодателя и привлекает больше высококвалифицированных соискателей. И наоборот, негативный опыт кандидата может затруднить вашей компании поиск талантов.

Чтобы оценить опыт кандидатов, запрашивайте у них отзывы на каждом этапе процесса найма. Если кто-то выбывает из вашей воронки рекрутинга или отклоняет предложение, свяжитесь с ним и узнайте, что способствовало такому решению. Сосредоточьтесь на тех местах, которые им не нравятся в вашем процессе найма, и спросите, как вы можете улучшить взаимодействие с кандидатами.

5. Следите за процессом рекрутинга ваших конкурентов

После того, как вы проверили свой внутренний процесс найма и опыт кандидатов, пришло время изучить ваших конкурентов. Начните с определения ваших конкурентов на рынке труда  (необязательно это должны быть бизнес-конкуренты).

Аудит подбора персонала у конкурентов может включать в себя такие шаги:

• Проверьте карьерные сайты ваших конкурентов, чтобы проанализировать, как они позиционируют себя в качестве работодателя.
• Изучите объявления о вакансиях ваших конкурентов, чтобы понять, как они общаются с соискателями.
• Ищите места, где ваши конкуренты размещают свои вакансии.

После того, как у вас будет хорошее представление о рекрутинговых стратегиях ваших конкурентов, вы сможете скорректировать собственную тактику, чтобы выделиться на рынке талантов.

Чек-лист для аудита подбора персонала

Для вашего удобства мы подготовили контрольный чек-лист аудита процесса рекрутинга:

1. Создайте межфункциональную группу аудита подбора персонала, состоящую из рекрутеров, нанимающих менеджеров, интервьюеров и юристов.
2. Проанализируйте свой внутренний процесс найма, сосредоточив внимание на:
   • Подробном описании каждого шага
   • Используемых шаблонах
   • Когда и как осуществляются коммуникации
   • Как принимаются решения
3. Анализируйте каналы найма и измеряйте их эффективность
4. Получите фидбек от кандидатов, чтобы оценить опыт кандидата
5. Отслеживайте карьерные сайты конкурентов и места размещения вакансий.

По результатам рекрутингового аудита вы сможете выявить проблемные места в процессе подбора персонала и устранить их. Так вы не только повысите эффективность своей работы, но и улучшите свой бренд работодателя.

фото: pexels.com