Как начать работу в системе автоматизации рекрутинга: пошаговая инструкция для новичков

В нашем блоге мы рассказывали о том, как выбрать систему автоматизации рекрутинга для своей компании, и о том, какие выгоды вы можете получить от ее использования. Если вы приняли решение, что пора отказаться от привычных табличек с кандидатами, поздравляем: вы избавитесь от кучи рутинных дел, и теперь ваш процесс рекрутинга перейдет на новый уровень.

Мы часто сталкиваемся с вопросом от новичков: а с чего же начать работу? Мы решили собрать самый полный гайд по использованию рекрутинговых систем. Эта пошаговая инструкция поможет вам начать работу в ATS и сделать процесс подбора кандидатов более эффективным.

Шаг 1. Настройте аккаунт

Как только вы зарегистрировались в рекрутинговой системе, не спешите сразу же добавлять кандидатов. Потратьте несколько минут на первоначальную настройку — это значительно упростит вам работу в дальнейшем. Укажите свои контакты, настройте получение уведомлений. Не забудьте также установить надежный пароль.

При необходимости добавьте коллег и заказчиков, для которых подбираете персонал. Если в вашей компании уже есть налаженный процесс отбора, вы можете сразу добавить кастомные этапы подбора на вакансию, шаблоны писем, категории для сортировки кандидатов и т.д.

Шаг 2. Создайте вакансию

Когда предварительные настройки закончены, можно переходить к основной работе. Для начала создайте вакансию. Укажите всю необходимую информацию: требования, обязанности, место работы, зарплатную вилку, срок закрытия, приоритетность. Если вы работаете в команде, вы можете назначить ответственного рекрутера, который будет работать с вакансией. Например, в PersiaHR вы можете скрыть вакансию от коллег и предоставить доступ только ответственному рекрутеру.

Обязательно настройте этапы работы над вакансией. В PersiaHR по умолчанию есть стандартные этапы, но вы можете установить свой набор этапов в соответствии с процессом подбора в вашей компании. Если вы подбираете кандидатов для внешнего или внутреннего заказчика, привяжите его к вакансии. Так он сможет отслеживать вашу работу и участвовать в обсуждении кандидатур.

Шаг 3. Опубликуйте вакансию

Созданную вакансию вы можете опубликовать на сайтах поиска работы и на карьерном сайте.

Публикация на джоб-сайтах

Для начала нужно интегрироваться с джоб-сайтами. Например, из своего аккаунта в PersiaHR вы можете публиковать вакансии и получать отклики с сайтов Work.ua, Talent.UA, grc.ua, Rabota.ua и Работа в Харькове. Вам нужно один раз ввести данные для входа на джоб-сайт, и система запомнит их (разработчики не имеют доступа к вашим данным для входа).

После того, как вы настроили интеграцию, зайдите в карточку вакансии и перейдите к разделу Публикация на сайтах. Выберите сайты, при необходимости заполните обязательные поля — и публикация готова. Кстати, из PersiaHR вы можете редактировать, обновлять или удалять свои вакансии на джоб-сайтах. То есть, вам не нужно тратить дополнительное время на работу с внешними ресурсами.

Резюме кандидатов, которые откликнулись на вакансии с Work.ua, Talent.UA, grc.ua, Rabota.ua и «Работа в Харькове» будут автоматически добавлены в вашу базу кандидатов в PersiaHR и привязаны к соответствующей вакансии.

Публикация на карьерном сайте

Практически каждая ATS предоставляет возможность создать отдельную страницу с актуальными вакансиями. Карьерный сайт в PersiaHR, к примеру, — это дополнительный способ привлечь кандидатов к вакансиям вашей компании. Вы сможете настроить индивидуальные параметры, чтобы этот ресурс полностью соответствовал вашей корпоративной культуре, а также публиковать актуальные вакансии и получать отклики прямо в свою базу. О том, как создать карьерный сайт в нашей системе, можно почитать в разделе Помощь.

Вакансия на карьерном сайте публикуется по тому же принципу, что и на джоб-сайте — просто ставите галочку возле значка PersiaHR, и ваша вакансия появится на странице с открытыми вакансиями. Отклики от кандидатов точно так же автоматически будут добавляться в систему.

Шаг 3. Добавьте кандидатов

Когда у вас уже есть вакансия, вы можете перейти к добавлению кандидатов. Если вы опубликовали вакансию на внешних ресурсах или карьерном сайте, то отклики от кандидатов вы уже будете сразу получать в свою единую базу. Кроме того, кандидатов вы можете добавлять и другими способами.

Если у вас уже есть наработанная база кандидатов, вы всегда можете перенести свою наработанную базу кандидатов в новую ATS. Это можно сделать с помощью загрузки архива — упакуйте файлы с резюме и просто загрузите их в систему. PersiaHR, например, сама распакует и распознает все файлы в архиве.

Если же вы собираете новую базу кандидатов, вы можете добавлять по одному файлу с резюме, настроить пересылку из почты или добавлять профили кандидатов с сайтов поиска работы. Большое преимущество рекрутинговых систем в том, что в базе легко работать — дубликаты определяются автоматически, работать с кандидатом можно прямо в системе.

Добавленные кандидаты — это ваш ресурс для работы. Вы можете привязать их к вакансии, присвоить навыки, категории, рейтинг, комментировать их резюме, написать им письмо и т.д. Удобно, что вся история взаимодействия и переписка всегда сохраняется в системе — вы всегда можете вернуться к кандидату и будете знать о предыдущем опыте общения.

Шаг 4. Назначьте собеседование

Вы уже собрали пул кандидатов для своей вакансии и провели предварительную работу — отобрали тех, кого хотите пригласить на собеседование. Системы автоматизации рекрутинга предоставляют возможность сэкономить время на этом этапе. Вы можете организовать свои задачи и встречи в одном календаре. Например, календарь в PersiaHR — это удобный способ планировать и отслеживать встречи с кандидатами. А еще кроме собеседований вы можете планировать в календаре звонки, письма или другие задачи. Ближайшие события календаря транслируются на главную страницу — вы не забудете о важных мероприятиях.

В календаре вы можете не только назначить собеседование, а и сразу же отправить кандидату письмо со всей необходимой информацией. Также можно и уведомить заказчика, для которого нанимаете, о том, что по его вакансии предстоит собеседование.

Кстати, свой календарь в PersiaHR вы можете интегрировать с личным календарем Google. Так у вас все события будут в одном месте, и вам будет легче планировать свой график.

Шаг 5. Закройте вакансию

Когда собеседования проведены, все кандидаты прошли по этапам подбора, вы можете сделать выбор о лучшем найме. Выбранного кандидата можно перевести на этап Принят, а вакансию закрыть и перенести в архив.

Закрывать вакансию в ATS нужно для того, чтобы получать правильную статистику по результатам работы. Информация по работе с вакансией не будет утеряна — все кандидаты, события, комментарии, письма будут хранится в системе. И если в будущем вам нужно будет вернуться к этой вакансии, вы сможете ее разархивировать и вернуться к работе.

Шаг 6. Проанализируйте результаты

По результатам работы, как правило, нужно составить отчет и проанализировать результаты. Все это можно сделать с помощью ATS. Статистические данные помогают спрогнозировать сроки закрытия вакансий и планировать будущую работу, понять как можно сделать работу более эффективной. С помощью PersiaHR вы сможете отслеживать важные метрики рекрутинга.

Основные показатели статистики, которые PersiaHR отслеживает уже сейчас:

• Скорость закрытия вакансий. Важнейший показатель для оценки работы рекрутеров и планирования.
• Статистика по закрытым вакансиям:
  • Число кандидатов, приславших свои резюме на вакансию. Позволяет оценить эффективность рекламы вакансии, количество потенциальных кандидатов на такую должность на рынке.
  • Число собеседований, необходимых для закрытия вакансии. Позволяет планировать работу в будущем. Также, этот показатель свидетельствует об эффективности работы рекрутера: подходящих ли кандидатов он зовет на собеседования.
  • Число кандидатов на собеседование. Показывает сколько кандидатов должно обратиться, чтобы мы хотя бы одного из них позвали на собеседование.
• Общее число собеседований за период позволяет оценить загрузку рекрутеров.
• Общее число кандидатов, добавленных в систему. Из них — доля привязанных к вакансиям как косвенный показатель качества поступающих резюме.
• Статистика работы с джоб-сайтами и другими ресурсами для поиска резюме позволяет отследить эффективность каждого источника по таким критериям:
  • сколько резюме было добавлено из каждого конкретного источника;
  • количество резюме, привязанных к вакансиям и находящихся в работе;
  • число кандидатов, прошедших собеседование;
  • количество соискателей, получивших оффер и принятых на работу.

Информация обновляется раз в сутки, поэтому итоговые данные за сегодня видны на следующий день. Вы сможете посмотреть статистику по прошлым периодам, даже если участвующие в ней вакансии, резюме или пользователи не активны или вообще удалены из системы.

А еще для каждой открытой вакансии доступна воронка рекрутинга, которая наглядно демонстрирует количество резюме на разных этапах подбора в реальном времени. Воронка рекрутинга в PersiaHR помогает определить «узкие места», на которых отсеивается наибольшее число кандидатов. Это позволит вам оценить эффективность подбора персонала на конкретную вакансию и откорректировать ситуацию. Воронка рекрутинга по вакансии позволяет отследить:

• общее количество резюме, присланных на текущую вакансию;
• количество кандидатов, которые были переведены на последующие этапы;
• показатели конверсии на каждом этапе работы над вакансией.

Воронка рекрутинга отображает ситуацию на текущий момент. Каждый кандидат учитывается в воронке один раз — на том этапе, на котором находится сейчас.

******

Кандидат нанят, вакансия закрыта — поздравляем! Теперь вы знаете, как пользоваться системой автоматизации, и сможете работать эффективнее. Конечно, в ATS есть еще масса полезных функций, которые упростят вашу работу. Более подробно узнать о всех преимуществах и возможностях PersiaHR вы можете во время онлайн-экскурсии, которую проведет наш менеджер. Запишитесь на удобное время и узнайте, как сделать свою работу продуктивнее. А если у вас есть вопросы или пожелания — будем рады их услышать!

Команда PersiaHR
clients@PersiaHR.com
+38 (068) 425-49-95
Skype: persiahr

фото: pexels.com