Як розпочати роботу в системі автоматизації рекрутингу: покрокова інструкція для новачків
У нашому блозі ми розповідали про те, як вибрати систему автоматизації рекрутингу для своєї компанії, та про те, які вигоди ви можете отримати від її використання. Якщо ви прийняли рішення, що настав час відмовитися від звичних табличок з кандидатами, вітаємо: ви позбавитеся купи рутинних справ, і тепер ваш процес рекрутингу перейде на новий рівень.
Ми часто стикаємося з питанням від новачків: а з чого ж розпочати роботу? Ми вирішили зібрати найповніший гайд з використання рекрутингових систем. Ця покрокова інструкція допоможе вам розпочати роботу в ATS та зробити процес підбору кандидатів більш ефективним.
Крок 1. Налаштуйте обліковий запис
Як тільки ви зареєструвалися в рекрутинговій системі, не поспішайте одразу додавати кандидатів. Витратьте кілька хвилин на початкове налаштування — це значно спростить вам роботу надалі. Вкажіть свої контакти, налаштуйте отримання сповіщень. Не забудьте встановити надійний пароль.
За потреби додайте колег та замовників, для яких підбираєте персонал. Якщо у компанії вже є налагоджений процес відбору, ви можете відразу додати кастомні етапи підбору на вакансію, шаблони листів, категорії для сортування кандидатів і т.д.
Крок 2. Створіть вакансію
Після завершення попередніх налаштувань можна переходити до основної роботи. Спершу створіть вакансію. Вкажіть всю необхідну інформацію: вимоги, обов’язки, місце роботи, вилку заробітної плати, термін закриття, пріоритетність. Якщо ви працюєте в команді, ви можете призначити відповідального рекрутера, який працюватиме з вакансією. Наприклад, у PersiaHR ви можете приховати вакансію від колег та надати доступ лише відповідальному рекрутеру.
Обов’язково встановіть етапи роботи над вакансією. У PersiaHR за замовчуванням є стандартні етапи, але ви можете встановити свій набір етапів відповідно до процесу підбору у вашій компанії. Якщо ви підбираєте кандидатів для зовнішнього чи внутрішнього замовника, прив’яжіть його до вакансії. Так він зможе відстежувати вашу роботу та брати участь в обговоренні кандидатур.
Крок 3. Опублікуйте вакансію
Створену вакансію ви можете опублікувати на сайтах пошуку роботи та на кар’єрному сайті.
Публікація на джоб-сайтах
Спочатку потрібно інтегруватися з джоб-сайтами. Наприклад, зі свого облікового запису в PersiaHR ви можете публікувати вакансії та отримувати відгуки з сайтів Work.ua, Talent.UA, grc.ua, Rabota.ua та Робота в Харкові. Вам потрібно один раз ввести дані для входу на джоб-сайт, і система запам’ятає їх (розробники не мають доступу до даних для входу).
Після того, як ви налаштували інтеграцію, зайдіть у картку вакансії та перейдіть до розділу Публікація на сайтах. Виберіть сайти, за потреби заповніть обов’язкові поля — і публікація готова. До речі, з PersiaHR ви можете редагувати, оновлювати чи видаляти свої вакансії на джоб-сайтах. Тобто вам не потрібно витрачати додатковий час на роботу із зовнішніми ресурсами.
Резюме кандидатів, які відгукнулися на вакансії з Work.ua, Talent.UA, grc.ua, Rabota.ua та «Робота в Харкові» будуть автоматично додані до вашої бази кандидатів у PersiaHR та прив’язані до відповідної вакансії.
Публікація на кар’єрному сайті
Практично кожна ATS надає можливість створити окрему сторінку з актуальними вакансіями. Кар’єрний сайт у PersiaHR, наприклад, — це додатковий спосіб залучити кандидатів до вакансій вашої компанії. Ви зможете налаштувати індивідуальні параметри, щоб цей ресурс повністю відповідав вашій корпоративній культурі, а також публікувати актуальні вакансії та отримувати відгуки прямо до своєї бази. Про те, як створити кар’єрний сайт у нашій системі, можна почитати у розділі Допомога.
Вакансія на кар’єрному сайті публікується за тим же принципом, що і на джоб-сайті — просто ставте галочку біля значка PersiaHR, і ваша вакансія з’явиться на сторінці з відкритими вакансіями. Відгуки від кандидатів так само автоматично додаватимуться в систему.
Крок 3. Додайте кандидатів
Коли у вас є вакансія, ви можете перейти до додавання кандидатів. Якщо ви опублікували вакансію на зовнішніх ресурсах або на кар’єрному сайті, то відгуки від кандидатів ви вже відразу отримуватимете у свою єдину базу. Крім того, кандидатів можна додавати й іншими способами.
Якщо ви вже маєте напрацьовану базу кандидатів, ви завжди можете перенести свою напрацьовану базу кандидатів у нову ATS. Це можна зробити за допомогою завантаження архіву — запакуйте файли з резюме і просто завантажте їх у систему. PersiaHR, наприклад, сама розпакує та розпізнає всі файли в архіві.
Якщо ви збираєте нову базу кандидатів, ви можете додавати по одному файлу з резюме, налаштувати пересилку з пошти або додавати профілі кандидатів з сайтів пошуку роботи. Велика перевага рекрутингових систем у тому, що в базі легко працювати — дублікати визначаються автоматично, працювати з кандидатом можна прямо у системі.
Додані кандидати — це ваш ресурс для роботи. Ви можете прив’язати їх до вакансії, присвоїти навички, категорії, рейтинг, коментувати їх резюме, написати їм лист і т.д. Зручно, що вся історія взаємодії та листування завжди зберігається в системі — ви завжди можете повернутися до кандидата і знатимете про попередній досвід спілкування.
Крок 4. Призначте співбесіду
Ви вже зібрали пул кандидатів для своєї вакансії та провели попередню роботу — відібрали тих, кого хочете запросити на співбесіду. Системи автоматизації рекрутингу дають змогу заощадити час на цьому етапі. Ви можете організувати свої завдання та зустрічі в одному календарі. Наприклад, календар у PersiaHR — це зручний спосіб планувати та відслідковувати зустрічі з кандидатами. А ще окрім співбесід ви можете планувати у календарі дзвінки, листи чи інші завдання. Найближчі події календаря транслюються на головну сторінку — ви не забудете про важливі заходи.
У календарі ви можете не лише призначити співбесіду, а й одразу ж надіслати кандидату листа з усією необхідною інформацією. Також можна й повідомити замовника, для якого наймаєте, про те, що по його вакансії запланована співбесіда.
До речі, свій календар у PersiaHR можна інтегрувати з особистим календарем Google. Так у вас всі події будуть в одному місці, і вам буде легше планувати свій графік.
Крок 5. Закрийте вакансію
Коли співбесіди проведені, всі кандидати пройшли етапами підбору, ви можете зробити вибір про кращий найм. Вибраного кандидата можна перевести на етап Прийнятий, а вакансію закрити та перенести до архіву.
Закривати вакансію в ATS потрібно для того, щоб отримати правильну статистику за результатами роботи. Інформація про роботу з вакансією не буде втрачена — всі кандидати, події, коментарі, листи зберігатимуться в системі. І якщо в майбутньому вам потрібно буде повернутися до цієї вакансії, ви зможете її розархівувати та повернутися до роботи.
Крок 6. Проаналізуйте результати
За результатами роботи, як правило, потрібно скласти звіт та проаналізувати результати. Все це можна зробити за допомогою ATS. Статистичні дані допомагають спрогнозувати терміни закриття вакансій та планувати майбутню роботу, зрозуміти як можна зробити роботу більш ефективною. За допомогою PersiaHR можна відстежувати важливі метрики рекрутингу.
Основні показники статистики, які PersiaHR відстежує вже зараз:
- Швидкість закриття вакансій Найважливіший показник для оцінки роботи рекрутерів та планування.
- Статистика з закритих вакансій:
- Число кандидатів, які надіслали свої резюме на вакансію. Дозволяє оцінити ефективність реклами вакансії, кількість потенційних кандидатів на таку посаду на ринку.
- Число співбесід, які необхідні для закриття вакансії. Дозволяє планувати роботу у майбутньому. Також цей показник свідчить про ефективність роботи рекрутера: чи відповідних кандидатів він кличе на співбесіди.
- Число кандидатів на співбесіду. Показує, скільки кандидатів має звернутися, щоб ми хоча б одного з них покликали на співбесіду.
- Загальна кількість співбесід за період дозволяє оцінити завантаження рекрутерів.
- Загальна кількість кандидатів, доданих у систему. З них — частка прив’язаних до вакансій як непрямий показник якості резюме, що надходить.
- Статистика роботи з джоб-сайтами та іншими ресурсами для пошуку резюме дозволяє відстежити ефективність кожного джерела за такими критеріями:
- скільки резюме було додано із кожного конкретного джерела;
- кількість резюме, прив’язаних до вакансій та перебувають у роботі;
- кількість кандидатів, які пройшли співбесіду;
- кількість претендентів, які отримали оффер та прийнятих на роботу.
Інформація оновлюється раз на добу, тому підсумкові дані сьогодні видно наступного дня. Ви зможете переглянути статистику за минулими періодами, навіть якщо вакансії, резюме або користувачі, що беруть участь у ній, не активні або взагалі видалені з системи.
А ще для кожної відкритої вакансії доступна воронка рекрутингу, яка демонструє кількість резюме на різних етапах підбору в реальному часі. Воронка рекрутингу в PersiaHR допомагає визначити «вузькі місця», на яких відсівається найбільше кандидатів. Це дозволить вам оцінити ефективність підбору персоналу на конкретну вакансію та відкоригувати ситуацію. Воронка рекрутингу по вакансії дозволяє відстежити:
- загальна кількість резюме, надісланих на поточну вакансію;
- кількість кандидатів, які були переведені на наступні етапи;
- показники конверсії кожному етапі роботи над вакансією.
Воронка рекрутингу відображає ситуацію на даний момент. Кожен кандидат враховується у воронці один раз — на тому етапі, на якому зараз.
******
Кандидат найнятий, вакансію закрито — вітаємо! Тепер ви знаєте, як користуватися системою автоматизації, та зможете працювати ефективніше. Звичайно, в ATS є ще безліч корисних функцій, які спростять вашу роботу. Більш детально дізнатися про всі переваги та можливості PersiaHR ви можете під час онлайн-екскурсії, яку проведе наш менеджер. Запишіться на зручний час та дізнайтеся, як зробити свою роботу більш продуктивною. А якщо у вас є запитання чи побажання – будемо раді їх почути!
Команда PersiaHR
clients@PersiaHR.com
+38 (068) 425-49-95
Skype: persiahr
Всього коментарів: 0