Еще 9 шаблонов писем для рекрутеров: упрощаем общение с кандидатами
В нашем блоге мы уже публиковали большой материал с 10 шаблонами писем для общения с кандидатами. Благодаря этим шаблонам рекрутеры могут значительно экономить свое время — достаточно просто добавить их в свою систему для рекрутинга.
Добавлять и редактировать шаблоны в системе PersiaHR вы можете на странице «Шаблоны писем».
Для того, чтобы еще больше облегчить работу рекрутеров, мы собрали еще 9 шаблонов писем. С их помощью вы сможете упростить общение не только с кандидатами, но и с нанимающим менеджером / заказчиком.
- Письмо с информацией о процессе подбора
- Письмо со списком отобранных кандидатов
- Письмо кандидату о переносе собеседования
- Письмо об отмене собеседования
- Письмо успешному кандидату после собеседования
- Отказ сверх квалифицированному кандидату
- Отказ кандидату после собеседования
- Письмо о повышении для текущего сотрудника
- Шаблон письма для пассивного кандидата
Шаблоны писем для заказчика
1. Письмо с информацией о процессе подбора
Общение с нанимающим менеджером / заказчиком — это один из важных этапов процесса набора персонала. Рекрутер должен не просто согласовать подходящую кандидатуру. Заказчику нужно быть в курсе подбора, понимать, как проходит рабочий процесс. Поэтому рекрутеру, помимо общего отчета по своей работе, стоит периодически присылать заказчику информацию о текущем статусе процесса найма.
Почему это важно: такие письма сделают сотрудничество прозрачным. Кроме того, если заказчик принимает участие в собеседовании, такое письмо поможет ему лучше подготовиться.
Когда отправлять: в зависимости от того, как построен процесс подбора — раз в неделю или как только есть достаточное количество кандидатов, которыми вы готовы поделиться с заказчиком.
Что писать: письмо должно быть коротким и хорошо структурированным, чтобы заказчик мог быстро получать информацию о процессе найма. Используйте маркированный список, чтобы проиллюстрировать каждый этап найма. Прикрепите файл (например, заметки о собеседовании, резюме кандидата, результаты теста/задания), если вы хотите поделиться дополнительной информацией. Письмо должно содержать такую информацию:
- Получено X резюме и предварительно отобрано Y кандидатов;
- Запланировано X телефонных звонков;
- X кандидатов дошли до этапа собеседования;
- Отклонено X кандидатов.
Шаблон письма заказчику с информацией о процессе подбора
Тема: Обновления по вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ]!
Предоставляю вам актуальную информацию о работе над вакансией [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]:
- Количество телефонных интервью: [N]
- Количество кандидатов, которых мы перевели на следующий этап: [N]
- Количество телефонных интервью, запланированных на следующую неделю: [N]
- Крайний срок завершения работы: [ДАТА]
Вот краткая информация о подходящих кандидатах:
[ИМЯ КАНДИДАТА 1]: У него нет соответствующего опыта, но он изучил нашу компанию и искренне заинтересован в этой вакансии. У нас был очень приятный разговор, а также кандидат отлично выполнил тестовое задание.
[ИМЯ КАНДИДАТА 2]: Имеет двухлетний опыт работы на аналогичной должности и много знает об отрасли. Тон нашей беседы был формальным, кандидат очень профессионален.
Более подробную информацию можете найти в моих заметках. [Прикрепить файл]
Пожалуйста, сообщите, если вам нужна дополнительная информация. Мы можем запланировать звонок или встречу для обсуждения деталей.
Спасибо!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
2. Письмо со списком отобранных кандидатов
Прежде чем заказчик будет проводить собеседование с отобранными кандидатами, рекрутеру необходимо ознакомить его с предварительными результатами отбора. Это поможет заказчику более качественно подготовиться к встрече с кандидатами.
Почему это важно: нанимающий менеджер должен заранее понимать, с кем предстоит проводить собеседование. Кроме того, он сможет дать предварительный фидбек по кандидатам — что нужно узнать дополнительно, на что обратить внимание и т.д.
Когда отправлять: как только вы сформировали короткий список из тех кандидатов, которые уже прошли предварительное интервью, и которых вы готовы представить заказчику.
Что писать: предоставьте заказчику резюме кандидатов — этой информации на данном этапе будет достаточно. Кстати, в PersiaHR вы можете создать отдельную версию резюме для заказчика и скачать его в виде отдельного файла. Либо вы можете предоставить заказчику доступ в систему и просто приложить ссылки на резюме кандидатов.
Шаблон письма заказчику со списком кандидатов
Тема: Краткая информация о кандидатах, отобранных для вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Добрый день, [ИМЯ ЗАКАЗЧИКА]!
Я сформировал краткий список кандидатов на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ].
Во вложении вы можете ознакомиться с резюме. Со всеми кандидатами было проведено предварительное телефонное интервью, они готовы к переводу на следующий этап. Если у вас есть какие-либо вопросы или замечания, ответьте на это письмо или позвоните мне по номеру [НОМЕР ТЕЛЕФОНА].
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
Шаблоны писем для собеседований
3. Письмо кандидату о переносе собеседования
В процессе подбора могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые вынуждают рекрутера перенести собеседование. Об этом нужно правильно сообщить кандидату.
Почему это важно: кандидат уже запланировал встречу с вашей компанией, и нарушение этих планов может быть не всегда для него удобно. Важно согласовать новое время, приемлемое для обеих сторон.
Когда отправлять: как можно раньше. Кандидат может не сразу прочитать ваше письмо. Сообщать о переносе собеседовании в последний момент — это практически 100% вероятность того, что кандидат откажется от встречи вообще.
Что писать: кратко объясните причину переноса встречи, извинитесь за неудобства и предложите новую дату и время, если это возможно. Если вы не знаете, когда сможете провести собеседование (например, заболел заказчик, который будет проводить интервью), сообщите кандидату, что вы свяжетесь с ними как можно скорее. Обратите внимание: если перенести собеседование приходится прямо перед встречей, лучше позвонить кандидату по телефону.
Шаблон письма о переносе собеседования
Тема: Собеседование с [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: Новая дата / Перенос собеседования на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Я хочу сообщить вам, что, к сожалению, нам необходимо перенести наше собеседование на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ], которое мы запланировали на [ДАТА И ВРЕМЯ].
[Кратко опишите, почему вы меняете время собеседования]
Можем ли мы перенести на [НОВАЯ ДАТА И ВРЕМЯ]? Дайте мне знать, если вам удобно, или если вы предпочитаете другую дату или время на этой неделе.
Приношу свои извинения за неудобства.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
4. Письмо об отмене собеседования
Необходимость сообщить кандидату, что вы отменяете запланированное собеседование, может поставить вас в неловкое положение. Такую новость нужно сообщать аккуратно.
Почему это важно: в процессе найма вам может потребоваться отменить собеседование по причинам, не связанным с квалификацией кандидатов (например, ваша компания решила приостановить вакансию или у интервьюера возникли непредвиденные обстоятельства). Кандидат не должен при этом чувствовать себя «брошенным» в самом разгаре процесса отбора.
Когда отправлять: как только вы узнали о том, что собеседование отменяется. Кандидат уже рассчитывает на встречу с вашей компанией, поэтому лучше сообщить об изменении планов заранее.
Что писать: объясните, почему вы отменяете собеседование. Таким образом, вы сможете поддерживать хорошие отношения с кандидатом и приглашать его на собеседования в будущем. Если возможно, запланируйте новую встречу или сообщите кандидату, когда ему стоит ожидать ответа от вас. Однако, если вы знаете, что вакансия больше не будет открыта, лучше быть честным, чтобы не вызывать ложных надежд.
Шаблон письма об отмене собеседования №1
Тема: Отмена собеседования на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Сообщаю вам, что, к сожалению, нам приходится отменить наше собеседование на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ], которое было запланировано на [ДАТА И ВРЕМЯ].
Наши планы по подбору изменились, и мы решили приостановить эту вакансию как минимум на три месяца. Поэтому в настоящее время мы не будем проводить собеседований. Однако, поскольку мы были очень впечатлены вашей квалификацией, мы хотели бы снова связаться с вами, как только вакансия будет открыта, и назначить новую встречу, если вы все еще будете в поиске работы. А пока я буду держать вас в курсе любых обновлений об этой или похожих вакансиях.
Еще раз спасибо, что нашли время подать резюме в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] и извините за неудобства.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
Шаблон письма об отмене собеседования №2
Тема: Отмена собеседования на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Сообщаю вам, что, к сожалению, нам приходится отменить наше собеседование на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ], которое было запланировано на [ДАТА И ВРЕМЯ].
Наша компания приняла решение закрыть подбор на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] и больше не искать подходящих кандидатов. К сожалению, наше предложение для вас больше неактуально. Однако ваше резюме нас очень впечатлило, и мы будем рады видеть вашу кандидатуру на других вакансиях. Следите за нашими обновлениями.
Еще раз спасибо, что нашли время подать резюме в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] и извините за неудобства.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
5. Письмо успешному кандидату после собеседования
Постоянное общение с кандидатами необходимо для поддержки положительного бренда работодателя. Поэтому рекрутеру стоит информировать кандидатов о статусе их заявки на протяжении всего процесса найма.
Почему это важно: своевременный фидбек особенно важен, когда речь идет об успешных кандидатах. Их впечатление от вашей компании в процессе найма может повлиять на решение принять ваш оффер, если вы захотите их нанять.
Когда отправлять: отправляйте письмо сразу после собеседования особо понравившимся кандидатам, чтобы сообщить им, что они перешли на следующий этап найма.
Что писать: напишите о положительном впечатлении, которое произвел на вас кандидат. Также сообщите о том, что он переходит на следующий этап и что ждет его в дальнейшем.
Шаблон письма успешному кандидату
Тема: Собеседование с [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] на должность [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Спасибо, что нашли время поговорить с нами о вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Было приятно познакомиться с вами, и мы думаем, что вы отлично подходите для этой должности.
В качестве следующего шага мы хотели бы пригласить вас на интервью с [ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР/ЗАКАЗЧИК], где у вас будет возможность дополнительно обсудить позицию и задать любые вопросы, которые у вас есть.
Если вы заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве, ответьте на это письмо, и я запланирую нашу следующую встречу. Кроме того, не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.
С нетерпением жду ответа от вас!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
Шаблоны писем с отказом
О том, как правильно отказать кандидату, мы уже писали. Но есть еще несколько распространенных случаев, которые требуют отдельного шаблона письма.
6. Отказ сверх квалифицированному кандидату
Используйте этот шаблон, чтобы отклонить кандидата, чьи навыки гораздо выше, чем требуются для вакансии. Вместо того, чтобы отправлять стандартное письмо, в таком случае лучше ответить более персонализировано. Таким образом, вы произведете хорошее впечатление и облегчите обращение к нему в будущем, если появится более подходящая вакансия.
Почему это важно: сверхквалифицированные кандидаты — это опытные профессионалы, поэтому вполне вероятно, что в будущем они подойдут для другой, более высокой должности. В своем письме стоит выразить свою заинтересованность в том, чтобы оставаться на связи в этим человеком.
Когда отправлять: как только вы приняли решение о том, что кандидат вам не подходит. Затягивать с обратной связью не стоит — так вы сможете оставить приятное впечатление о вашей компании.
Что писать: письмо должно быть максимально персональным. Стандартные фразы вроде «Конкуренция на эту вакансию очень высока» не подойдут — в этом конкретном случае нужно упомянуть что-то более личное и относящееся к кандидату.
- Отказывая, придерживайтесь аргументов, связанных с работой. Такие фразы, как «Мы ищем более молодого человека на эту должность» или «Мы думаем, что на эту должность больше подойдет кандидат с меньшим опытом» — это прямая дискриминация. Вместо этого лучше сказать: «Хотя мы были впечатлены вашими навыками, мы ищем человека, у которого есть опыт использования X».
- Кроме того, будьте честными. Не обещайте слишком квалифицированным кандидатам, что вы скоро найдете более подходящие вакансии, если вы нанимаете только на должности начального уровня. Выберите простое «Удачи в поиске работы», чтобы закончить письмо на позитивной ноте.
Шаблон письма с отказом сверх квалифицированному кандидату
Тема: Ваша заявка в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Спасибо, что нашли время поговорить с нашей командой о вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Было приятно узнать больше о ваших навыках и достижениях.
К сожалению, мы выбрали другого кандидата на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ].
Я хотел бы отметить, что мы были впечатлены вашими навыками и опытом во время собеседования. Поэтому я хотел бы оставаться на связи и связаться с вами, когда появится более подходящая вакансия — та, которая лучше соответствует вашему профилю.
Я буду рад ответить на ваши вопросы, если вы хотите получить более конкретную обратную связь о вашем резюме или собеседовании.
Еще раз спасибо за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] и удачи в поиске работы.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
7. Отказ кандидату после собеседования
Кандидат дошел до этапа собеседования, но не прошел дальше, и вы отдали предпочтение другому? Обязательно нужно сообщить об этом и дать полноценную обратную связь.
Почему это важно: мы уже говорили о том, что отказывая кандидату, нужно постараться оставить о себе приятное впечатление. Поэтому важно сообщить кандидату, что на следующий этап отбора он не прошел.
Когда отправлять: через несколько дней после собеседования или сразу после того, как вы приняли решение о кандидате.
Что писать: поблагодарите за уделенное время и расскажите о своем решении. Будет также плюсом, если вы оставите развернутый фидбек о собеседовании — кандидат сможет в будущем проработать свои ошибки.
Шаблон письма с отказом после собеседования
Тема: Ваша заявка в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Спасибо, что нашли время встретиться с нашей командой по поводу должности [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Было приятно узнать больше о ваших навыках и достижениях.
К сожалению, наша команда не выбрала вас для дальнейшего рассмотрения.
Я хотел бы отметить, что конкуренция за рабочие места в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] всегда высока, и что нам часто приходится делать сложный выбор между многими высококлассными кандидатами. Теперь, когда у нас появилась возможность узнать о вас больше, мы сохраним ваше резюме в своей базе для будущих вакансий, которые лучше подойдут вашему опыту и навыкам.
Я буду рад ответить на ваши вопросы, если вы хотите получить более конкретную обратную связь о вашем резюме или собеседовании.
Еще раз спасибо за ваш интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] и удачи в поиске работы.
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
8. Письмо о повышении для текущего сотрудника
Иногда вакансию можно закрыть внутренними ресурсами — переводом или повышением текущего сотрудника. Конечно, письму предшествуют устные переговоры и соглашения, но когда решение принято, нужно сообщить об этом официально.
Почему это важно: повышение сотрудника — это важное событие в его карьере, поэтому простой договоренности на словах мало. Хороший работодатель, который заботится о своем бренде и сотрудниках, сообщает о таких новостях письменно.
Когда писать: как только решение было согласовано на всех уровнях.
Что писать: сообщите об официальном продвижении в карьере, приложите обновленный трудовой договор. Пишите кратко и используйте позитивный тон — вы сообщаете хорошую новость.
Шаблон письма о повышении
Тема: Поздравляем с новой должностью!
Добрый день, [ИМЯ СОТРУДНИКА]!
Как уже обсуждалось, мы рады официально повысить вас до [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ] с [ДАТА].
В приложении вы найдете обновленный договор, в котором указаны новые условия трудоустройства, а также компенсационный пакет и льготы. Пожалуйста, ознакомьтесь с документом и подпишите его до [ДАТА]. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы.
Мы ценим вашу усердную работу и приверженность команде [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] за последние [СРОК РАБОТЫ]. Мы все с нетерпением ждем, когда вы добьетесь больших успехов в своей новой роли.
Поздравляем!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
9. Письмо для пассивного кандидата
Мы уже писали о том, как искать пассивных кандидатов, и как писать холодные письма кандидатам. Теперь мы предлагаем вам готовый шаблон для этой ситуации.
Почему это важно: «холодное» письмо имеет мало шансов на положительный ответ, поэтому составлять его нужно очень тщательно. Составив информативный и привлекательный шаблон такого письма, вы сэкономите время и с большей вероятностью получите позитивный фидбек от кандидата.
Когда отправлять: когда собрали определенный пул потенциальных кандидатов.
Что писать: не стоит сразу отправлять кандидату развернутое письмо с перечнем преимуществ вашей компании. Ваше сообщение должно быть кратким и включать только то, что необходимо: что за вакансия, почему вы думаете, что кандидат может быть заинтересован (и откуда вы о нем узнали), и когда вы хотели бы запланировать звонок, чтобы обсудить возможность работы.
Шаблон письма для пассивного кандидата
Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] ищет [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] / Хотите присоединиться к нашей команде в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]?
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Меня зовут [ВАШЕ ИМЯ], я [ВАША ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Я увидел ваш профиль в [НАЗВАНИЕ РЕСУРСА] и был очень впечатлен вашим опытом [укажите конкретную область или достижение, которое привлекло ваше внимание].
В настоящее время мы ищем в нашу команду [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Я хотел бы рассказать вам немного больше об этой должности, а также узнать больше о вас. Будет ли вам удобно пообщаться [дата и время или период, например, «где-то на этой неделе»]? Если да, то я с удовольствием продолжу наш разговор по телефону или любым удобным для вас способом.
Хорошего дня!
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ],
[ВАША ПОДПИСЬ]
Надеемся, эти шаблоны писем для рекрутинга помогут вам найти и удержать лучших кандидатов. А добавив эти шаблоны в свой аккаунт в ATS, вы сможете значительно ускорить коммуникацию и упростить ежедневную рутину. Узнать о том, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведет наш менеджер.
