Ще 9 шаблонів листів для рекрутерів: спрощуємо спілкування з кандидатами
У нашому блозі ми вже публікували великий матеріал з 10 шаблонами листів для спілкування з кандидатами. Завдяки цим шаблонам рекрутери можуть значно заощаджувати свій час — достатньо просто додати їх у свою систему для рекрутингу.
Додавати та редагувати шаблони в системі PersiaHR ви можете на сторінці «Шаблони листів».
Для того, щоб полегшити роботу рекрутерів, ми зібрали ще 9 шаблонів листів. З їх допомогою ви зможете спростити спілкування не тільки з кандидатами, а й з менеджером, що наймає / замовником.
- Лист з інформацією про процес підбору
- Лист зі списком відібраних кандидатів
- Лист кандидату про перенесення співбесіди
- Лист про відміну співбесіди
- Лист успішному кандидату після співбесіди
- Відмова надкваліфікованому кандидату
- Відмова кандидату після співбесіди
- Лист про підвищення для поточного співробітника
- Шаблон листа для пасивного кандидата
Шаблони листів для замовника
1. Лист з інформацією про процес підбору
Спілкування з наймаючим менеджером/замовником — це один із важливих етапів процесу набору персоналу. Рекрутер має не просто узгодити відповідну кандидатуру. Замовнику потрібно знати, як проходить робочий процес. Тому рекрутеру, крім загального звіту про свою роботу, варто періодично надсилати замовнику інформацію про поточний статус процесу найму.
Чому це важливо: такі листи зроблять співробітництво прозорим. Крім того, якщо замовник бере участь у співбесіді, такий лист допоможе йому краще підготуватися.
Коли відправляти: залежно від того, як побудовано процес підбору — раз на тиждень або як тільки є достатня кількість кандидатів, якими ви готові поділитись із замовником.
Що писати: лист має бути коротким і добре структурованим, щоб замовник міг швидко отримувати інформацію про процес найму. Використовуйте маркований список, щоб проілюструвати кожен етап найму. Прикріпіть файл (наприклад, нотатки про співбесіду, резюме кандидата, результати тесту/завдання), якщо ви хочете поділитись додатковою інформацією. Лист має містити таку інформацію:
- Отримано X резюме та попередньо відібрано Y кандидатів;
- Заплановано X телефонних дзвінків;
- X кандидатів дійшли до етапу співбесіди;
- Відхилено X кандидатів.
Шаблон листа замовнику з інформацією про процес підбору
Тема: Оновлення по вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Надаю вам актуальну інформацію про роботу над вакансією [НАЗВА ВАКАНСІЇ]:
- Кількість телефонних інтерв’ю: [N]
- Кількість кандидатів, яких ми перевели на наступний етап: [N]
- Кількість телефонних інтерв’ю, запланованих наступного тижня: [N]
- Крайній термін завершення роботи: [ДАТА]
Ось коротка інформація про підходящих кандидатів:
[ІМ’Я КАНДИДАТА 1]: Він не має відповідного досвіду, але він вивчив нашу компанію і щиро зацікавлений у цій вакансії. Ми мали дуже приємну розмову, а також кандидат чудово виконав тестове завдання.
[ІМ’Я КАНДИДАТА 2]: Має дворічний досвід роботи на аналогічній посаді та багато знає про галузь. Тон нашої розмови був формальним, кандидат дуже професійний.
Більш детальну інформацію можна знайти у моїх нотатках. [Прикріпити файл]
Будь ласка, повідомте, якщо вам потрібна додаткова інформація. Ми можемо запланувати дзвінок або зустріч для обговорення деталей.
Дякую!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
2. Лист зі списком відібраних кандидатів
Перш ніж замовник проводитиме співбесіду з відібраними кандидатами, рекрутеру необхідно ознайомити його з попередніми результатами відбору. Це допоможе замовнику якісніше підготуватися до зустрічі з кандидатами.
Чому це важливо: наймаючий менеджер повинен заздалегідь розуміти, з ким належить проводити співбесіду. Крім того, він зможе дати попередній фідбек щодо кандидатів — що потрібно дізнатися додатково, на що звернути увагу тощо.
Коли відправляти: як тільки ви сформували короткий список із тих кандидатів, які вже пройшли попереднє інтерв’ю, і яких ви готові представити замовнику.
Що писати: надайте замовнику резюме кандидатів — цієї інформації на цьому етапі буде достатньо. До речі, в PersiaHR ви можете створити окрему версію резюме для замовника та завантажити його у вигляді окремого файлу. Або ви можете надати замовнику доступ до системи та просто додати посилання на резюме кандидатів.
Шаблон листа замовнику зі списком кандидатів
Тема: Коротка інформація про кандидатів, відібраних для вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я ЗАМОВНИКА]!
Я сформував короткий список кандидатів на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ].
У вкладенні ви можете ознайомитись з резюме. З усіма кандидатами було проведено попереднє телефонне інтерв’ю, вони готові до переведення на наступний етап. Якщо у вас є якісь запитання чи зауваження, дайте відповідь на цей лист або зателефонуйте мені за номером [НОМЕР ТЕЛЕФОНУ].
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
Шаблони листів для співбесід
3. Лист кандидату про перенесення співбесіди
У процесі підбору можуть виникнути непередбачувані обставини, які змушують рекрутера перенести співбесіду. Про це потрібно правильно повідомити кандидата.
Чому це важливо: кандидат вже запланував зустріч із вашою компанією, і порушення цих планів може бути не завжди для нього зручним. Важливо узгодити новий час, прийнятний для обох сторін.
Коли відправляти: якомога раніше. Кандидат може не одразу прочитати ваш лист. Повідомляти про перенесення співбесіди в останній момент — це практично 100% ймовірність того, що кандидат відмовиться від зустрічі взагалі.
Що писати: коротко поясніть причину перенесення зустрічі, вибачтеся за незручності та запропонуйте нову дату та час, якщо це можливо. Якщо ви не знаєте, коли зможете провести співбесіду (наприклад, захворів замовник, який проводитиме інтерв’ю), повідомте кандидата, що ви зв’яжетесь з ними якнайшвидше. Зверніть увагу: якщо перенести співбесіду доводиться перед зустріччю, краще зателефонувати кандидату по телефону.
Шаблон листа про перенесення співбесіди
Тема: Співбесіда з [НАЗВА КОМПАНІЇ]: Нова дата / Перенесення співбесіди на посаду[НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Я хочу повідомити вам, що, на жаль, нам необхідно перенести нашу співбесіду на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ], яку ми запланували на [ДАТА ТА ЧАС].
[Коротко опишіть, чому ви змінюєте час співбесіди]
Чи можемо ми перенести на [НОВА ДАТА ТА ЧАС]? Дайте мені знати, якщо вам зручно, або якщо вам буде зручніше інша дата або час на цьому тижні.
Прошу вибачення за незручності.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
4. Лист про відміну співбесіди
Необхідність повідомити кандидата, що ви скасовуєте заплановану співбесіду, може поставити вас у незручне становище. Таку новину слід повідомляти акуратно.
Чому це важливо: у процесі найму вам може знадобитися скасувати співбесіду з причин, не пов’язаних із кваліфікацією кандидатів (наприклад, ваша компанія вирішила зупинити вакансію або у інтерв’юера виникли непередбачені обставини). Кандидат не повинен при цьому почуватися «кинутим» у розпалі процесу відбору.
Коли відправляти: як тільки ви дізналися про те, що співбесіда скасовується. Кандидат вже розраховує на зустріч із вашою компанією, тому краще повідомити про зміну планів заздалегідь.
Що писати: поясніть, чому ви скасовуєте співбесіду. Таким чином, ви зможете підтримувати гарні стосунки з кандидатом та запрошувати його на співбесіди у майбутньому. Якщо можливо, заплануйте нову зустріч або повідомите кандидата, коли йому варто очікувати відповіді від вас. Однак, якщо ви знаєте, що вакансія більше не буде відкрита, краще бути чесним, щоб не викликати хибних надій.
Шаблон листа про відміну співбесіди №1
Тема: Скасування співбесіди на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Повідомляю вам, що, на жаль, нам доводиться скасувати нашу співбесіду на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ], яка була запланована на [ДАТА ТА ЧАС].
Наші плани щодо підбору змінилися, і ми вирішили призупинити цю вакансію як мінімум на три місяці. Тому зараз ми не будемо проводити співбесід. Однак, оскільки ми були дуже вражені вашою кваліфікацією, ми хотіли б знову зв’язатися з вами, коли вакансія буде відкрита, і призначити нову зустріч, якщо ви все ще будете в пошуку роботи. А поки що я триматиму вас в курсі будь-яких оновлень про цю або схожі вакансії.
Ще раз дякую, що знайшли час подати резюме в [НАЗВА КОМПАНІЇ] та вибачте за незручності.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
Шаблон листа про відміну співбесіди №2
Тема: Скасування співбесіди на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Повідомляю вам, що, на жаль, нам доводиться скасувати нашу співбесіду на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ], яка була запланована на [ДАТА ТА ЧАС].
Наша компанія прийняла рішення закрити підбір на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] та більше не шукати відповідних кандидатів. На жаль, наша пропозиція для вас більш неактуальна. Однак ваше резюме нас дуже вразило, і ми будемо раді бачити вашу кандидатуру на інші вакансії. Слідкуйте за нашими оновленнями.
Ще раз дякую, що знайшли час подати резюме в [НАЗВА КОМПАНІЇ] та вибачте за незручності.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
5. Лист успішному кандидату після співбесіди
Постійне спілкування з кандидатами необхідне для підтримки позитивного бренду роботодавця. Тому рекрутеру варто інформувати кандидатів про статус їхньої заявки протягом усього процесу найму.
Чому це важливо: своєчасний фідбек особливо важливий, коли йдеться про успішних кандидатів. Їхнє враження від вашої компанії в процесі найму може вплинути на рішення прийняти ваш оффер, якщо ви захочете їх найняти.
Коли відправляти: надсилайте лист відразу після співбесіди кандидатам, які особливо сподобалися, щоб повідомити їм, що вони перейшли на наступний етап найму.
Що писати: напишіть про позитивне враження, яке справив на вас кандидат. Також повідомте про те, що він переходить на наступний етап і що чекає його надалі.
Шаблон листа успішному кандидату
Тема: Співбесіда з [НАЗВА КОМПАНІЇ] на посаду[НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякую, що знайшли час поговорити з нами про вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Було приємно познайомитися з вами, і ми думаємо, що ви чудово підходить для цієї посади.
Як наступний крок ми хотіли б запросити вас на інтерв’ю з [ГЕНЕРАЛЬНИЙ ДИРЕКТОР/ЗАМОВНИК], де ви зможете додатково обговорити позицію і поставити будь-які питання, які у вас є.
Якщо ви зацікавлені у подальшій співпраці, дайте відповідь на цей лист, і я запланую нашу наступну зустріч. Крім того, не соромтеся звертатися, якщо у вас є питання.
З нетерпінням чекаю на відповідь від вас!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
Шаблони листів з відмовою
Про те, як правильно відмовити кандидату, ми вже писали. Але є ще кілька розповсюджених випадків, які потребують окремого шаблону листа.
6. Відмова надкваліфікованому кандидату
Використовуйте цей шаблон, щоб відхилити кандидата, чиї навички набагато вищі, ніж потрібні для вакансії. Замість того, щоб відправляти стандартний лист, краще відповісти більш персоналізовано. Таким чином, ви справите гарне враження і полегшите звернення до нього в майбутньому, якщо з’явиться більш підходяща вакансія.
Чому це важливо: надкваліфіковані кандидати — це досвідчені професіонали, тому цілком імовірно, що в майбутньому вони підійдуть до іншої, вищої посади. У своєму листі варто висловити свою зацікавленість у тому, щоб залишатися на зв’язку в цій людині.
Коли відправляти: як тільки ви вирішили, що кандидат вам не підходить. Затягувати зі зворотним зв’язком не варто – так ви зможете залишити приємне враження про вашу компанію.
Що писати: лист має бути максимально персональним. Стандартні фрази на кшталт «Конкуренція на цю вакансію дуже висока» не підійдуть — у цьому конкретному випадку треба згадати щось особисте, що стосується кандидата.
- Відмовляючи, дотримуйтесь аргументів, пов’язаних із роботою. Такі фрази, як «Ми шукаємо молодшу людину на цю посаду» або «Ми думаємо, що на цю посаду більше підійде кандидат із меншим досвідом» — це пряма дискримінація. Натомість краще сказати: «Хоча ми були вражені вашими навичками, ми шукаємо людину, яка має досвід використання X».
- Крім того, будьте чесними. Не обіцяйте надто кваліфікованим кандидатам, що ви скоро знайдете більш підходящі вакансії, якщо ви наймаєте лише на посаді початкового рівня. Виберіть простий «Успіху у пошуку роботи», щоб закінчити лист на позитивній ноті.
Шаблон листа з відмовою надкваліфікованому кандидату
Тема: Ваша заявка в [НАЗВА КОМПАНІЇ] на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякуємо, що знайшли час поговорити з нашою командою про вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Було приємно дізнатися більше про ваші навички та досягнення.
На жаль, ми обрали іншого кандидата на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ].
Я хотів би відзначити, що ми були вражені вашими навичками та досвідом під час співбесіди. Тому я хотів би залишатися на зв’язку та зв’язатися з вами, коли з’явиться більш підходяща вакансія — та, яка краще відповідає вашому профілю.
Я буду радий відповісти на ваші запитання, якщо ви хочете отримати більш конкретний зворотний зв’язок про ваше резюме або співбесіду.
Ще раз дякую за інтерес до [НАЗВА КОМПАНІЇ] та удачі в пошуку роботи.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
7. Відмова кандидату після співбесіди
Кандидат дійшов до етапу співбесіди, але не пройшов далі, і ви віддали перевагу іншому? Обов’язково потрібно повідомити про це та дати повноцінний зворотний зв’язок.
Чому це важливо: ми вже говорили про те, що коли ви відмовляєте кандидату, потрібно постаратися залишити про себе приємне враження. Тому важливо повідомити кандидата, що на наступний етап відбору він не пройшов.
Коли відправляти: через кілька днів після співбесіди або одразу після того, як ви прийняли рішення про кандидата.
Що писати: подякуйте за приділений час та розкажіть про своє рішення. Буде також плюсом, якщо ви залишите розгорнутий фідбек про співбесіду – кандидат зможе у майбутньому опрацювати свої помилки.
Шаблон листа з відмовою після співбесіди
Тема: Ваша заявка в [НАЗВА КОМПАНІЇ] на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякую, що знайшли час зустрітися з нашою командою з приводу посади [НАЗВА ВАКАНСІЇ] у [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Було приємно дізнатися більше про ваші навички та досягнення.
На жаль, наша команда не обрала вас для подальшого розгляду.
Я хотів би зазначити, що конкуренція за робочі місця у [НАЗВА КОМПАНІЇ] завжди висока, і що нам часто доводиться робити складний вибір між багатьма висококласними кандидатами. Тепер, коли у нас з’явилася можливість дізнатися більше про вас, ми збережемо ваше резюме у своїй базі для майбутніх вакансій, які краще підійдуть вашому досвіду та навичкам.
Я буду радий відповісти на ваші запитання, якщо ви хочете отримати більш конкретний зворотний зв’язок про ваше резюме або співбесіду.
Ще раз дякую за ваш інтерес до [НАЗВА КОМПАНІЇ] та удачі в пошуку роботи.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
8. Лист про підвищення для поточного співробітника
Іноді вакансію можна закрити внутрішніми ресурсами — переведенням чи підвищенням співробітника. Звісно, листу передують усні переговори та угоди, але коли рішення ухвалено, потрібно повідомити про це офіційно.
Чому це важливо: підвищення співробітника — це важлива подія у його кар’єрі, тому простої домовленості на словах мало. Хороший роботодавець, який дбає про свій бренд і співробітників, повідомляє про такі новини письмово.
Коли писати: щойно рішення було погоджено на всіх рівнях.
Що писати: повідомте про офіційне просування у кар’єрі, додайте оновлений трудовий договір. Пишіть коротко і використовуйте позитивний тон – ви повідомляєте гарну новину.
Шаблон листа про підвищення
Тема: Вітаємо з новою посадою!
Доброго дня, [ІМ’Я СПІВРОБІТНИКА]!
Як вже обговорювалося, ми раді офіційно підвищити вас до [НАЗВА ПОСАДИ] з [ДАТА].
У додатку ви знайдете оновлений договір, в якому вказано нові умови працевлаштування, а також компенсаційний пакет та пільги. Будь ласка, ознайомтеся з документом та підпишіть його до [ДАТА]. Не соромтеся звертатися до мене, якщо у вас є питання.
Ми цінуємо вашу старанну роботу та відданість команді [НАЗВА КОМПАНІЇ] за останні [ТЕРМІН РОБОТИ]. Ми всі з нетерпінням чекаємо, коли ви досягнете великих успіхів у своїй новій ролі.
Вітаємо!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
9. Лист для пасивного кандидата
Ми вже писали про те, як шукати пасивних кандидатів, та як писати холодні листи кандидатам. Тепер ми пропонуємо готовий шаблон для цієї ситуації.
Чому це важливо: «холодний» лист має мало шансів на позитивну відповідь, тому складати його потрібно дуже ретельно. Склавши інформативний та привабливий шаблон такого листа, ви заощадите час і з більшою ймовірністю отримаєте позитивний фідбек від кандидата.
Коли відправляти: колись зібрали певний пул потенційних кандидатів.
Що писати: не варто відразу надсилати кандидату розгорнутий лист із переліком переваг вашої компанії. Ваше повідомлення має бути коротким та включати тільки те, що необхідно: що за вакансія, чому ви думаєте, що кандидат може бути зацікавлений (і звідки ви про нього дізналися), та коли ви хотіли б запланувати дзвінок, щоб обговорити можливість роботи.
Шаблон листа для пасивного кандидата
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ] шукає [НАЗВА ВАКАНСІЇ] / Бажаєте приєднатися до нашої команди в [НАЗВА КОМПАНІЇ]?
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Мене звуть [ВАШЕ ІМ’Я], я [ВАША ПОСАДА] у [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Я побачив ваш профіль у [НАЗВА РЕСУРСА] і був дуже вражений вашим досвідом [вкажіть конкретну область або досягнення, що привернула вашу увагу].
Зараз ми шукаємо в нашу команду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Я хотів би розповісти вам трохи більше про цю посаду, а також дізнатися більше про вас. Чи буде вам зручно поспілкуватися [дата та час чи період, наприклад, «десь цього тижня»]? Якщо так, то я із задоволенням продовжу нашу розмову по телефону або будь-яким зручним для вас способом.
Гарного дня!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
Сподіваємося, ці шаблони листів для рекрутингу допоможуть вам знайти та утримати найкращих кандидатів. А додавши ці шаблони у свій аккаунт в ATS, ви зможете значно прискорити комунікацію та спростити щоденну рутину. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
фото: pixabay.com