Рекрутинговые системы или Excel и Google Sheets: что выбрать для подбора персонала
Подбор персонала — трудоемкий и сложный процесс, требующий ресурсов, терпения и усилий. Кроме регулярного просмотра массы резюме, рекрутеры должны следить за тем, чтобы не тратить лишнее время и чтобы у каждого кандидата был положительный опыт общения.
Для того, чтобы избавиться от рутинных процессов, рекрутеры используют методы, которые упрощают процесс и ускоряют найм. Методы эти могут быть как традиционными (ведение таблиц с данными), так и современными (ATS и другие специальные программы).
И несмотря на то, что за последние несколько лет технологии прочно вошли в процесс рекрутинга, многие HR-специалисты продолжают полагаться на устаревшие методы найма. Например, они продолжают вести свою базу кандидатов в обычных таблицах и не видят смысла в переходе на более современные системы для рекрутинга.
Во многом это связано с тем, что они не хотят вкладывать инвестиции в специализированный софт и тратить время на обучение команды. Да и в целом, старые добрые таблички всегда были под рукой, и освоить что-то новое не всегда есть желание.
Если вы или ваши коллеги все еще сомневаетесь, стоит ли переходить из привычных Excel-таблиц к современным рекрутинговым инструментам, эта статья для вас. Мы собрали все достоинства и недостатки обоих методов. Сравнив их, вы сможете принять решение, которое принесет максимум выгоды для вашей компании.
Традиционные инструменты рекрутинга
Много HR-отделов использовали и продолжают пользоваться Excel и Google Sheets для мониторинга данных. Благодаря простоте использования и доступности эти инструменты стали неотъемлемой частью процесса подбора персонала.
В таблицах Excel или Google Sheets рекрутеры могут добавлять данные соискателей, информацию о статусе заявки, расписание собеседований, результаты процесса отбора, информацию о приеме на работу и т. д.
Однако, хотя эти платформы предлагают множество вариантов настройки, они могут быть очень сложными для работы в зависимости от требований и объема данных.
Преимущества использования Excel в подборе персонала
- Доступность и простота в использовании. Google Sheets и Excel универсальны, поэтому используются практически для любых целей. Соответственно, большинство сотрудников могут использовать основные функции этих приложений без дополнительного обучения.
- Простое хранение больших объемов данных. Рекрутеры могут использовать Excel для хранения и обобщения данных. Однако при масштабировании найти конкретного кандидата среди тысяч строк довольно сложно.
- Условное форматирование информации. Рекрутеры могут использовать форматирование, чтобы выделить определенные данные. Это удобно для обсуждения таблицы со своими руководителями и коллегами, а также для анализа и отчетов.
- Широкие возможности настройки. Хотя теоретически с помощью Excel или Google Sheets можно настроить что угодно, на практике сложная настройка может даже потребовать участия программистов.
Недостатки использования Excel и Google Sheets при подборе персонала
1. Отсутствие функций для подбора кандидатов
Основным недостатком Excel и Google Sheets является то, что они не предназначены специально для найма. Таблицы — это не ATS, следовательно у них нет необходимых для рекрутера функций. Да, в таблице может быть удобно хранить информацию, но полноценно работать с такой базой кандидатов не получится.
2. Отсутствие функций CRM
Облачные системы для рекрутинга позволяют рекрутерам поддерживать коммуникацию с клиентами и кандидатами. В Excel и Google Sheets нет средств, поддерживающих совместную работу или позволяющих отправлять сообщения.
Рекрутеры должны иметь возможность делиться информацией со своей командой и нанимающими менеджерами, и вдобавок к Excel и Google Таблицы им приходится использовать внешние каналы для связи.
3. Нет парсера резюме
Хотя вы можете добавить ссылки на резюме кандидатов в Google Sheets и Excel, проанализировать их и получить нужную информацию невозможно. Любая ATS включает парсер резюме — инструмент, который «вытаскивает» из файла резюме все необходимые данные и заполняет нужные поля автоматически.
4. Отсутствие отчетов и аналитики
В Excel и Google Sheets можно использовать формулы и сводки данных, но современные инструменты более точны и могут обрабатывать объемные фрагменты данных. Рекрутинговые системы собирают отчеты и аналитику, необходимые для понимания процесса подбора персонала.
5. Нет инструментов для командной работы
Приближенные к инструментам для совместной работы в Excel и Google Sheets — это комментарии и общий доступ к файлам. В таблицах отсутствуют функции, которые позволяют рекрутерам и нанимающим менеджерам взаимодействовать напрямую и принимать решения о процессе отбора.
6. Нет интеграции с сайтами поиска работы и почтовыми сервисами
Современные инструменты для найма позволяют HR-специалистам интегрироваться с различными джоб-сайтами или почтой. В Excel и Google Sheets такой возможности нет, поэтому добавлять кандидатов приходится только вручную.
7. Отсутствие карьерного сайта/страницы с вакансиями
Активное продвижение своего бренда работодателя невозможно без карьерной страницы компании. Excel и Google Таблицы не предоставляют соответствующих инструментов, которые позволяют HR-специалистам выделять бренд, культуру или преимущества компании.
8. Нет клиентской поддержки
Excel и Google Sheets не имеют интерактивной поддержки пользователей или помощи в чате. Вам приходится обращаться в службу поддержки Microsoft по любому вопросу или проблеме, которая у вас может возникнуть, и получение ответа обычно занимает длительное время.
Отсутствие этих важных функций обычно приводит следующему.
- Долгий процесс подбора. В компаниях в основном открыты несколько вакансий одновременно. Следовательно, отслеживание и оценка данных из различных источников может привести к длительному процессу и потере времени. Excel и Google таблицы требуют переключения между несколькими листами, вкладками и письмами, чтобы найти нужного кандидата или информацию.
- Неточности. Почти каждая электронная таблица содержит ошибки. Несмотря на то, что ваша компания может сделать все возможное, чтобы свести эти ошибки к минимуму, даже самая маленькая из них может повлиять на процесс подбора.
- Потеря кандидатов в процессе. Отследить кандидатов в Excel и Google Sheets сложно из-за большого количества открытых электронных таблиц и разбросанных данных. Из-за этого вы можете забыть о кандидате, потерять его резюме, не отправить письмо вовремя и т. д.
- Ухудшение опыта кандидата. Неспособность точно отслеживать продвижение соискателей по воронке приводит к нерегулярной коммуникации, а это снижает качество опыта кандидата.
- Повторение одних и тех же задач. Рекрутеры, которые полагаются на электронную почту и электронные таблицы, тратят много времени на рутинное копирование и вставку одних и тех же данных.
- Невозможность продвигать вакансии. Рекрутеры могут публиковать объявления о вакансиях на джоб-сайтах. Но им приходится каждый день заходить на эти ресурсы и просматривать каждое резюме, потому что Excel и Google Таблицы не имеют интеграции.
- Невозможность повысить KPI. Из-за отсутствия ATS, отчетов, аналитики и инструментов для совместной работы Google Sheets и Excel не могут повысить эффективность работы.
Современные инструменты рекрутинга
Современные инструменты для подбора персонала эффективны и многофункциональны, они помогают создавать более точные и оптимизированные процессы в компании.
Рекрутинговые SaaS системы — это облачное программное обеспечение. В этом решении все данные и функции находятся в облаке, надежно хранятся и доступны для пользователя.
Преимущества использования рекрутингового ПО
1. Простота использования
Рекрутинговые системы имеет удобный интерфейс, в котором легко ориентироваться и находить все доступные функции. Рекрутеры могут использовать это программное обеспечение сразу, и им не нужно беспокоиться об обновлениях и обслуживании, так как это входит в обязанности поставщика услуги.
2. Экономичность
Хотя многие руководители компаний считают инновационные технологии дорогими, системы для найма экономически эффективны, не требуют сложной инфраструктуры и позволяют клиентам получить функции, которые необходимы для подбора персонала.
3. Масштабируемость
Клиенты платят за те функции, которые им нужны, поэтому они могут добавить больше возможностей по мере роста своего бизнеса.
4. Отсутствие предварительной подготовки
Благодаря простоте использования рекрутерам и нанимающим менеджерам не требуются специальные знания или навыки для использования программ для подбора персонала. В результате нет необходимости вкладывать средства в повышение квалификации или обучение.
5. Простота реализации
Руководителям бизнеса не требуется техническая поддержка для внедрения систем для рекрутинга, и они также могут быстро импортировать существующие данные.
6. Удобство для мобильных устройств
Подключение к Интернету является единственным требованием для использования SaaS-систем. Следовательно, клиенты могут без проблем работать со своих телефонов, компьютеров и ноутбуков.
7. Функции CRM
CRM — это система, которая помогает компаниям поддерживать непрерывную связь с клиентами и другими заинтересованными сторонами. Рекрутинговые программы позволяют общаться с коллегами и заказчиками без дополнительных сервисов. Это значительно ускоряет процесс найма.
8. Функции поиска кандидатов
Рекрутинговый софт включает в себя инструменты поиска кандидатов, которые позволяют рекрутерам делиться своими вакансиями на различных сайтах и в социальных сетях. Более того, они могут анализировать информацию соискателей и добавлять ее в свою базу.
9. Отчеты и аналитика
Сбор и оценка данных необходимы для точного и быстрого процесса найма. ATS предоставляет доступ к отчетам о кандидатах, аналитике по производительности и вакансиям, что позволяет рекрутерам принимать более эффективные решения.
10. Инструменты для совместной работы
Системы для рекрутинга позволяют командам поддерживать непрерывную связь, работать совместно над вакансиями и пользоваться общей базой кандидатов.
11. Тайм-менеджмент
Благодаря встроенному календарю и планировщику пользователи ATS могут повысить свою эффективность, планировать ежедневные задачи и следить за их выполнением.
12. Карьерный сайт
Рекрутинговый софт обычно включает в себя функцию карьерного сайта, позволяющую продвигать бренд работодателя и привлекать кандидатов.
13. Поддержка клиентов
Любая онлайн-программа для рекрутеров обеспечивает интерактивную поддержку для всех пользователей и помогает импортировать разного рода наработанные базы кандидатов.
Недостатки использования рекрутинговых систем
Несмотря на многочисленные преимущества, рекрутингвое ПО также имеет некоторые недостатки:
- Пользователям требуется подключение к Интернету. Использовать систему можно только в режиме онлайн.
- Стабильность работы ПО и его обновления полностью зависит от поставщика услуги.
Хотя многие руководители компаний и специалисты по персоналу по-прежнему считают Excel и Google Таблицы наиболее эффективными и экономичными инструментами для найма, эти программы устаревают и лишены многих функций. Их использование может привести к ошибкам, ограниченному кадровому резерву, длительному найму и отсутствию успеха в бизнесе в целом.
Облачные решения для подбора персонала, такие как PersiaHR, безопасны, удобны, многофункциональны и экономичны. Это отличное решение, если вы хотите отказаться от традиционных методов, ускорить процесс найма с помощью современного программного обеспечения и повысить свою эффективность.
Прокачайте свой рекрутинг — пришло время отказаться от устаревших инструментов! Регистрируйтесь в PersiaHR и получите 14 дней бесплатного тестового доступа.
