Как управлять базой кандидатов: 9 способов оптимизировать работу
Процесс рекрутинга начинается еще до появления вакансий. Важной задачей рекрутера является постоянное поддержание базы кандидатов в актуальном состоянии. Таким образом, в будущем у вас будет сильный кадровый резерв, с помощью которого можно закрыть даже самые сложные вакансии.
Неважно, содержит ли ваша база новых кандидатов или уже существующих сотрудников, очень важно правильно ею управлять. Неорганизованная база данных вносит в работу хаос и отнимает слишком много времени, когда вам нужно что-то в ней найти.
Если вы хотите оптимизировать управление своей базой кандидатов, то эта статья точно для вас. Мы собрали 9 советов, которые помогут вам научиться управлять базой кандидатов.
Управление базой кандидатов: определение
База кандидатов — это место, где хранится вся информация как об активных, так и о пассивных кандидатах. В базе кандидатов рекрутеры могут найти профили соискателей, которые ранее подавали резюме на вакансии в компании.
Управление базой кандидатов означает, что рекрутеры регулярно обновляют информацию о кандидатах в режиме реального времени. База данных должна управляться таким образом, чтобы можно было в любой момент получить резюме любого отдельного кандидата или сделать выборку кандидатов по определенному запросу.
Почему управление базой кандидатов важно
База кандидатов является основой и важным ресурсом для оптимального процесса подбора персонала. База данных в первую очередь отвечает за упрощение всех процессов.
База кандидатов позволяет рекрутерам быстрее нанимать лучших специалистов. Следовательно, управление базой кандидатов, поддержание ее актуальности и организованности очень важно. Рекрутерам приходится постоянно перемещать кандидатов по разным этапам поиска, скрининга, собеседований, отказов и т. д.
Если база кандидатов недостаточно организованна и не обновляется, это создает большую путаницу и отнимает у рекрутеров много времени. Таким образом, последовательное управление базой кандидатов, как и добавление кандидатов в базу данных является важной частью процесса подбора персонала.
Как управлять базой кандидатов
1. Предварительное планирование
База кандидатов должна быть подготовлена до начала процесса найма, чтобы информацию о соискателе можно было сразу внести в базу данных. Поэтому заранее определите категории, рубрики, сегменты и другие инструменты каталогизации всех кандидатов. Конечно, в процессе работы их можно будет менять, редактировать и т.д. Еще до того, как начать собирать кандидатов в одну базу, вам нужно дать ответы на такие вопросы:
- Какова цель базы кандидатов?
- Чего вы хотите достичь?
- Какими должны быть результаты?
2. Используйте рекрутинговую систему (ATS).
Самый простой и удобный способ управлять базой кандидатов — использовать специальную систему, например, PersiaHR. Она помогает размещать вакансии на разных платформах и автоматически наполнять базу данных, распределяя при этом соискателей.
Рекрутинговые системы помогают в значительной степени автоматизировать подбор персонала. ATS помогает определить наиболее подходящие резюме для вакансии, определяя навыки, квалификацию, опыт и ключевые слова в резюме кандидата.
3. Используйте фильтры по категориям
У вас должен быть построен процесс импорта и парсинга резюме, чтобы в дальнейшем сохранять их в своей базе. Независимо от того, откликнулся кандидат на вашу вакансию сам или вы добавили его вручную, присвойте ему категорию (или несколько сразу).
В дальнейшем это значительно упростит вам работу: вам не придется искать подходящих кандидатов по всей базе. Достаточно будет открыть нужную вам категорию, и уже в ней искать нужных кандидатов, фильтровать их по разным параметрам и т.д. Таким образом, вы сможете получить более релевантные результаты и сэкономите время.
4. Сосредоточьтесь на навыках, а не на ключевых словах
Некоторые кандидаты пользуются маленькой хитростью: они добавляют в текст резюме ключевые слова, соответствующие определенной вакансии. Так они «обманывают» системы автоматизации и кажутся более подходящими. А вот анализ резюме по навыкам даст более релевантный результат. Кстати, когда вы добавляете резюме в PersiaHR, система автоматически распознает и извлекает из текста навыки.
Навыки в вашей базе кандидатов помогут вам отфильтровать нужных соискателей и быстро определить квалифицированных кандидатов. Используя поиск по навыкам, вам не нужно придется составлять сложные поисковые запросы, и вы можете эффективно искать кандидатов в базе в соответствии с вашими требованиями.
5. Следите за дубликатами
Хорошая ATS отслеживает создание повторяющихся резюме. Дублирование данных в базе кандидатов приводит к постоянной путанице и усложнению процессов. Дубликаты резюме наверняка будут появляться в базе, если вы ищете кандидатов на разных ресурсах.
Когда вы добавляете нового кандидата в свою базу, ваша ATS должна предупредить вас о том, что такой соискатель уже есть. Как правило, рекрутинговые системы сравнивают данные кандидатов по электронной почте, именам и фамилиям, номерам телефонов и так далее. Это помогает организовать данные, сэкономить время и упростить управление базой данных.
В PersiaHR вы можете не удалять дубликаты, а просто объединить повторяющиеся записи в одну карточку кандидата. Так у вас будет несколько версий резюме кандидата, вы сможете проследить за историей изменений.
6. Пропишите рекомендации для коллег
Установите критерии того, как рекрутеры должны вносить данные кандидатов в базу. Например, возьмите карточку кандидата, которые была оформлена должным образом, и используйте ее в качестве примера, который могут использовать ваши коллеги. Это обеспечит правильную организацию и однородность вашей базы данных.
7. При необходимости наймите отдельного человека
Если ваша база кандидатов полностью вышла из-под контроля и вы не можете понять, как ее упорядочить, стоит обратиться за помощью. Причем необязательно нанимать какого-то супер квалифицированного консультанта. Если у вас есть понимание того, как должна выглядеть ваша база, вы можете нанять фрилансера или стажера, который за небольшое вознаграждение приведет базу кандидатов в порядок.
Опять же, если вы не соблюдаете п.6 из перечисленных выше правил, то все ваши коллеги будут добавлять в базу кандидатов в таком виде, как считают нужным. По итогу вместо общей базы у вас будет просто бесполезное хранилище резюме. Поэтому, если в вашей базе уже сложно кого-то найти, делегируйте «разбор завалов» отдельному человеку, а не тратьте на это время сами.
8. Предоставьте доступ для команды
Расскажите вашей рекрутинговой команде, как правильно использовать базу кандидатов. Обеспечьте коммуникацию внутри команды в целях повышения эффективности подбора персонала. Используйте подходящую программу для рекрутинга, которая разработана для совместной работы команды.
В каждой компании процесс найма построен по-своему, и базы кандидатов также ведутся по разному. Даже если ваши коллеги уже когда-то работали с ATS, это не значит, что на своей предыдущей работе они работали по тем же правилам.
9. Постоянно работайте с базой
Работа с базой — это не только добавление и каталогизация резюме. Общайтесь с кандидатами, привязывайте их к вакансиям, перемещайте по этапам набора. Обновляйте статусы и оставляйте свои заметки по кандидатам. Так вам будет проще ориентироваться — история взаимодействия сохранит все изменения.
Поддерживайте связь с каждым кандидатом, причем не забывайте и про тех, кому вы отказали. Старайтесь сохранить с ними хорошие отношения, чтобы их опыт общения с вами был максимально положительным. И если в будущем вашей компании потребуются их навыки и опыт, и вам будет легче сделать таких кандидатов частью своей компании.
Старых методов управления базами кандидатов в файлах или в таблицах Excel уже явно недостаточно. Используйте современные технологии и инструменты подбора персонала, специально разработанные для управления базами данных кандидатов. Такое программное решение для подбора персонала помогает вам различными способами поддерживать хранить массу информации и эффективно с ней работать.
