Рекрутер и заказчик: как эффективно работать с нанимающим менеджером (+ шаблоны заявки на вакансию)

Рекрутер и нанимающий менеджер  имеют общую цель: как можно быстрее найти отличных кандидатов и закрыть вакансию. В идеальном мире их совместная работа проходит гладко, продуктивно и без особых проблем. В реальности же отношения между рекрутером и заказчиком вакансии часто бывают напряженными. Нанимающие менеджеры жалуются на неподходящих кандидатов и долгие поиски, в то время как рекрутеры стараются оправдать высокие ожидания, установленные заказчиком.

У совместной работы рекрутера и нанимающего менеджера можно выделить несколько общих проблем:

• Заказчики недовольны качеством кандидатов.
• Рекрутеры имеют дело с нереалистичными ожиданиями от заказчиков.
• У рекрутеров и заказчиков разные мнения о стратегии найма и о том, сколько времени нужно для закрытия вакансии.

Конечно, все эти проблемы добавляют сложностей в совместную работу с нанимающим менеджером. Но вместо того, чтобы ссориться с заказчиком вакансии, который не понимает вас или с которым трудно работать, помните о том, что:

• Вы не можете делать свою работу в одиночку. Старайтесь поддерживать с нанимающим менеджером дружеские отношения, спрашивайте у него совета и цените его управленческий опыт.
• У нанимающего менеджера есть другие дела. Если основная работа рекрутера — это поиск кандидатов и построение эффективного процесса отбора, то нанимающий менеджер — это чаще всего человек, который управляет проектом, предприятием, отделом. У него может не быть лишнего времени, которое можно было бы потратить на разработку стратегии рекрутинга.
• Относитесь к своему нанимающему менеджеру как к клиенту. В рекрутинговом агентстве заказчик в прямом смысле является клиентом. Если же вы подбираете персонал для внутреннего заказчика, по факту — вашего коллеги, его тоже стоит воспринимать как клиента. Ваша прерогатива — выявление и удовлетворение его потребностей. 

Эти советы имеют довольно обобщенный характер. Но что делать, если заказчик вакансии не дает вам достаточно информации для работы или требует от вас чего-то сложно выполнимого? Мы собрали для вас краткие инструкции по работе с нанимающим менеджером для конкретных ситуаций.

Когда нанимающий менеджер не предоставляет четких требований к вакансии:

• Проведите внутреннее исследование. Определите роль отдела, для которого будет подбираться кандидат, в компании. Ответьте на вопросы:
  • Как эта команда/отдел работает в компании?
  • Как изменилась команда/отдел за последние годы?
  • Каковы краткосрочные и долгосрочные цели этой команды/отдела?
• Задавайте наводящие вопросы. Проведите собеседование со нанимающим менеджером. Избегайте общих вопросов, таких как «Что вы ищете в новом сотруднике?» Подумайте о критериях, по которым можно составить четкие и понятные вопросы. Например:
  • Какими навыками должен обладать идеальный кандидат?
  • Какими инструментами должен владеть кандидат?
  • Как устроена команда и кому будет подчиняться новый сотрудник?
• Проведите внешнее исследование. Изучите отрасль, чтобы определить лучшего кандидата на конкретную должность и набор навыков, который нужен.  Это сэкономит время и вам, и нанимающему менеджеру. Вы можете использовать эти данные в качестве отправной точки, а затем добавить любые дополнительные требования, которые есть у вашего заказчика. Ответьте на вопросы:
  • Каковы основные обязанности для этой вакансии?
  • Какая квалификация обычно требуется для этой вакансии?
  • Какая обычно вилка заработной платы?

Когда нанимающий менеджер хочет сократить время закрытия вакансии:

• Вовлекайте заказчика в процесс подбора персонала. Покажите нанимающему менеджеру, что вы учитываете его пожелания и интересы. Предоставьте заказчику доступ в свою ATS, чтобы он мог самостоятельно отслеживать прогресс по вакансии. Вы не просто хотите быстро выполнить работу, а хотите сделать ее качественно. Хороший рекрутер не тот, кто закрывает вакансию быстро, а тот, кто находит действительно подходящего человека. 
• Заранее определите то, что может сорвать договоренность. Позаботьтесь о том, чтобы у вас не возникло сюрпризов в последнюю минуту. Различные зарплатные ожидания или запрос на гибкий график работы могут пустить всю вашу работу насмарку, и поиски кандидатов придется начинать сначала. Чтобы ваш заказчик остался доволен, проявите инициативу и предупредите его о потенциальных условиях, которые подходят кандидатам.
• Выбирайте прозрачность найма и четкие метрики. Время закрытия вакансии — распространенная причина недопонимания в отношениях между рекрутером и нанимающим менеджером. Система автоматизации рекрутинга поможет сделать ваш процесс найма более прозрачным, поскольку вся команда по найму может получить доступ к рабочему процессу. Метрики могут включать в себя: количество полученных резюме, количество кандидатов, прошедших собеседование, и причины, по которым кандидаты были отклонены.

Когда нанимающий менеджер предъявляет слишком высокие требования к рекрутеру:

• Пересмотрите обязательные и желательные требования. Иногда нанимающие менеджеры ждут от кандидатов слишком много. Это может означать более длительный процесс поиска, особенно для вакансий, которые сложно закрыть. Встретьтесь со своим заказчиком и расставьте приоритеты в том, какие навыки обязательно нужны кандидатам, а какие они могут освоить уже в процессе работы. Затем соответствующим образом скорректируйте описание вакансии.
• Регулярно связывайтесь с заказчиком. Если вы встречаетесь со нанимающим менеджером только дважды (чтобы получить требования к вакансии и предоставить краткий список кандидатов), вы рискуете предложить неподходящих кандидатов. Просите от заказчика отзывы по кандидатам, которые находятся на разных этапах отбора. Успешные рекрутеры поддерживают тесный контакт с заказчиками, поскольку требования к вакансии могут изменяться.
• Будьте откровенны в отношении результатов поиска. Установите основные правила с заказчиком, чтобы заложить основу для доверительных отношений. Прислушайтесь к его ожиданиям, но уточните свои ограничения. Например, если процесс найма включает в себя тестовое задание, то нужно учитывать дополнительные сроки, и потому закрыть вакансию быстрее не получится.

Когда нанимающему менеджеру нужна помощь в проведении собеседований с кандидатами:

• Поделитесь примерами вопросов для собеседования. Некоторым нанимающим менеджерам может не хватать опыта собеседований, поэтому проведите их через весь процесс. Объясните, чего ожидать от ответов кандидатов, и укажите на «красные флаги», к которым им следует подготовиться. Свяжитесь с ними после их интервью, обсудите результаты и посоветуйте, какой стоит сделать выбор.
• Улучшайте опыт кандидата. Нанимающие менеджеры, которые имеют мало опыта в собеседованиях, могут совершать распространенные ошибки интервьюеров, например, задавать дискриминационные вопросы. Как рекрутер, вы должны направлять заказчика, чтобы кандидаты получали только положительный опыт общения. Это поможет поддержать бренд работодателя.
• Боритесь с предвзятостью. Помогите нанимающему менеджеру принять объективное решение, обосновав сильные и слабые стороны каждого кандидата. Отбирая кандидатов, помогите заказчику сосредоточиться на важных деталях, таких как соответствие навыков.
• Не забывайте про коммуникацию. Общение является ключом к здоровым отношениям, и отношения между заказчиком и рекрутером не являются исключением. Обсудите tone-of-voice с нанимающим менеджером и попросите его высказать свое мнение и пожелания.

Общайтесь более открыто, и со временем вы сможете наладить прочные рабочие отношения с заказчиком и нанимать более эффективно.

Важно, чтобы между рекрутерами и заказчиками были прочные отношения, чтобы они могли найти и выбрать подходящих кандидатов для компании. Они могут строить отношения, четко и предметно общаясь друг с другом, укрепляя доверие при взаимном уважении и оставаясь последовательными в своих решениях о кандидатах.

А для того, чтобы упростить вашу коммуникацию с заказчиком, в PersiaHR есть готовая форма для заявки на вакансию. Заказчик может из своего аккаунта заполнить все нужные поля, и рекрутеры просто берут эту вакансию в работу. 

Если в вашей компании существуют более формальные требования к заявкам от нанимающих менеджеров, мы делимся с вами 3 шаблонами заявок на подбор персонала:

Шаблон заявки на вакансию. Вариант 1

Шаблон заявки на вакансию. Вариант 2

Шаблон заявки на вакансию. Вариант 3

фото: pexels.com