Рекрутер та замовник: як ефективно працювати з наймаючим менеджером (+ шаблони заявки на вакансію)

Рекрутер і наймаючий менеджер мають спільну мету: якнайшвидше знайти відмінних кандидатів та закрити вакансію. В ідеальному світі їхня спільна робота проходить гладко, продуктивно та без особливих проблем. Насправді ж відносини між рекрутером і замовником вакансії часто бувають напруженими. Менеджери, що наймають, скаржаться на невідповідних кандидатів та довгі пошуки, у той час як рекрутери намагаються виправдати високі очікування, встановлені замовником.

У спільної роботи рекрутера та менеджера, що наймає, можна виділити кілька спільних проблем:

• Замовники незадоволені якістю кандидатів.
• Рекрутери мають справу з нереалістичними очікуваннями від замовників.
• У рекрутерів та замовників різні думки про стратегію найму та про те, скільки часу потрібно для закриття вакансії.

Звичайно, всі ці проблеми додають складнощів у спільну роботу з менеджером, що наймає. Але замість того, щоб сваритися із замовником вакансії, який не розуміє вас або з яким важко працювати, пам’ятайте, що:

• Ви не можете робити свою роботу самотужки. Намагайтеся підтримувати з наймаючим менеджером дружні стосунки, питайте у нього поради та цінуйте його управлінський досвід.
• Наймаючий менеджер має інші справи. Якщо основна робота рекрутера — це пошук кандидатів та побудова ефективного процесу відбору, то менеджер, що наймає, — це найчастіше людина, яка керує проектом, підприємством, відділом. У нього може не бути зайвого часу, який можна було б витратити на розробку стратегії рекрутингу.
• Ставтеся до свого менеджера, що наймає, як до клієнта. У рекрутинговому агентстві замовник у буквальному значенні є клієнтом. Якщо ж ви підбираєте персонал для внутрішнього замовника, фактично — вашого колеги, його теж варто сприймати як клієнта. Ваша прерогатива — виявлення та задоволення його потреб.

Ці поради мають досить узагальнений характер. Але що робити, якщо замовник вакансії не дає вам достатньо інформації для роботи або вимагає від вас чогось складного? Ми зібрали для вас короткі інструкції по роботі з менеджером, що наймає, для конкретних ситуацій.

Коли наймаючий менеджер не надає чітких вимог до вакансії:

• Проведіть внутрішнє дослідження. Визначте роль відділу, для якого підбиратиметься кандидат, у компанії. Дайте відповідь на питання:
  • Як ця команда/відділ працює у компанії?
  • Як змінилася команда/відділ за останні роки?
  • Які короткострокові та довгострокові цілі цієї команди/відділу?
• Задавайте навідні питання. Проведіть співбесіду з наймаючим менеджером. Уникайте загальних питань, таких як «Що ви шукаєте у новому співробітнику?» Подумайте про критерії, за якими можна скласти чіткі та зрозумілі питання. Наприклад:
  • Які навички повинен мати ідеальний кандидат?
  • Якими інструментами має володіти кандидат?
  • Як влаштована команда і кому підпорядковуватиметься новий співробітник?
• Проведіть зовнішнє дослідження. Вивчіть галузь, щоб визначити найкращого кандидата на конкретну посаду та набір навичок, який потрібен. Це заощадить час і вам, і менеджеру, що наймає. Ви можете використовувати ці дані як відправну точку, а потім додати будь-які додаткові вимоги, які є у вашого замовника. Дайте відповідь на питання:
  • Якими є основні обов’язки для цієї вакансії?
  • Яка кваліфікація зазвичай потрібна для цієї вакансії?
  • Яка зазвичай вилка заробітної плати?

Коли наймаючий менеджер хоче скоротити час закриття вакансії:

• Залучайте замовника до процесу підбору персоналу. Покажіть менеджеру, що наймає, що ви враховуєте його побажання та інтереси. Надайте замовнику доступ в свою ATS, щоб він міг самостійно відслідковувати прогрес щодо вакансії. Ви не просто бажаєте швидко виконати роботу, а хочете зробити її якісно. Хороший рекрутер не той, хто закриває вакансію швидко, а той, хто знаходить дійсно відповідну людину. 
• Наперед визначте те, що може зірвати домовленість. Подбайте про те, щоб у вас не виникло сюрпризів в останню хвилину. Різні зарплатні очікування або запит на гнучкий графік роботи можуть пустити всю вашу роботу нанівець, і пошуки кандидатів доведеться починати спочатку. Щоб ваш замовник залишився задоволеним, проявіть ініціативу та попередьте його про потенційні умови, які підходять кандидатам.
• Обирайте прозорість найму та чіткі метрики. Час закриття вакансії — поширена причина непорозуміння у відносинах між рекрутером і менеджером, що наймає. Система автоматизації рекрутингу допоможе зробити ваш процес найму прозорішим, оскільки вся команда може отримати доступ до робочого процесу. Метрики можуть включати: кількість отриманих резюме, кількість кандидатів, які пройшли співбесіду, і причини, з яких кандидати були відхилені.

Коли наймаючий менеджер пред’являє занадто високі вимоги до рекрутера:

• Перегляньте обов’язкові та бажані вимоги. Іноді менеджери, що наймають, чекають від кандидатів занадто багато. Це може означати триваліший процес пошуку, особливо для вакансій, які важко закрити. Зустріньтеся зі своїм замовником і розставте пріоритети у тому, які навички обов’язково потрібні кандидатам, а які вони можуть опанувати вже в процесі роботи. Потім відповідним чином скоригуйте опис вакансії.
• Регулярно зв’язуйтесь із замовником. Якщо ви зустрічаєтеся з менеджером, що наймає, лише двічі (щоб отримати вимоги до вакансії та надати короткий список кандидатів), ви ризикуєте запропонувати невідповідних кандидатів. Просіть від замовника відгуки щодо кандидатів, які знаходяться на різних етапах відбору. Успішні рекрутери підтримують тісний контакт із замовниками, оскільки вимоги до вакансії можуть змінюватись.
• Будьте відвертими щодо результатів пошуку. Встановіть основні правила із замовником, щоб закласти основу для довірлиих стосунків. Дослухайтеся до його очікувань, але уточніть свої обмеження. Наприклад, якщо процес найму включає тестове завдання, то потрібно враховувати додаткові терміни, і тому закрити вакансію швидше не вийде.

Коли менеджерові, що наймає, потрібна допомога у проведенні співбесід з кандидатами:

• Поділіться прикладами питань для співбесіди. Деяким менеджерам, що наймають, може не вистачати досвіду співбесід, тому проведіть їх через весь процес. Поясніть, чого очікувати від відповідей кандидатів, і вкажіть на «червоні прапори», до яких слід підготуватися. Зв’яжіться з ними після інтерв’ю, обговоріть результати та порадьте, який варто зробити вибір.
• Поліпшуйте досвід кандидата. Наймаючі менеджери, які мають мало досвіду в співбесідах, можуть робити поширені помилки інтерв’юерів, наприклад, ставити дискримінаційні питання. Як рекрутер, ви повинні спрямовувати замовника, щоб кандидати отримували лише позитивний досвід спілкування. Це допоможе підтримати бренд роботодавця.
• Боріться з упередженістю. Допоможіть наймаючому менеджеру ухвалити об’єктивне рішення, обґрунтувавши сильні та слабкі сторони кожного кандидата. Відбираючи кандидатів, допоможіть замовнику зосередитись на важливих деталях, таких як відповідність навичок.
  
• Не забувайте про комунікацію. Спілкування є ключем до здорових відносин, і відносини між замовником та рекрутером не є винятком. Обговоріть tone-of-voice з наймаючим менеджером та попросіть його висловити свою думку та побажання.

Спілкуйтеся відкрито, і згодом ви зможете налагодити міцні робочі відносини із замовником та наймати більш ефективно.

Важливо, щоб між рекрутерами та замовниками були міцні відносини, щоб вони могли знайти та вибрати відповідних кандидатів для компанії. Вони можуть будувати відносини, чітко та предметно спілкуючись один з одним, зміцнюючи довіру при взаємній повазі та залишаючись послідовними у своїх рішеннях про кандидатів.

А для того, щоб спростити вашу комунікацію із замовником, у PersiaHR є готова форма для заявки на вакансію. Замовник може зі свого облікового запису заповнити всі необхідні поля,і рекрутери просто беруть цю вакансію в роботу.

Якщо у вашій компанії існують більш формальні вимоги до заявок від менеджерів, що наймають, ми ділимося з вами 3 шаблонами заявок на підбір персоналу:

Шаблон заявки на вакансію. Варіант 1

Шаблон заявки на вакансію. Варіант 2

Шаблон заявки на вакансію. Варіант 3

фото: pexels.com