Шаблоны писем для рекрутеров: еще больше готовых решений для вашей коммуникации
Написание писем кандидатам может занимать много времени, особенно если нужно учитывать индивидуальный подход и поддерживать высокое качество коммуникации. Чтобы упростить этот процесс, мы собрали новую подборку шаблонов, которые помогут рекрутерам быстрее соответствовать кандидатам и давать обратную связь.
Раньше в нашем блоге мы уже делились шаблонами для разных этапов рекрутинга. В этой статье вы найдете еще больше полезных примеров и советы, как сделать ваши письма более эффективными. Используйте готовые варианты или адаптируйте их под свои нужды, чтобы улучшить коммуникацию с кандидатами и сэкономить время. А добавлять и редактировать шаблоны в системе PersiaHR можно на странице «Шаблоны писем».
- Внутреннее письмо к сотрудникам об открытии новой вакансии
- Письмо о реферальной программе
- Письмо рекомендованному кандидату
- Письмо нанимающему менеджеру об обновлении в процессе найма
- Письмо-ответ на отклик про отсутствии открытых вакансий
- Письмо-отказ из-за формальных несоответствий требованиям
- Письмо для поиска кандидата-ветерана
1. Внутреннее письмо к сотрудникам об открытии новой вакансии
Это письмо используется, чтобы сообщить сотрудникам о новой вакансии в компании. Оно позволяет привлечь внутренних кандидатов или получить рекомендации от команды, что может ускорить процесс закрытия позиции.
Почему это важно:
- Помогает найти идеального кандидата среди своих сотрудников.
- Поощряет команду рекомендовать знакомых, которые могут отвечать требованиям.
- Создает открытую и прозрачную коммуникацию по карьерным возможностям в компании.
Когда отправлять: такое письмо следует посылать сразу после официального открытия вакансии, чтобы сотрудники могли рассмотреть ее или порекомендовать кандидатов до начала внешнего поиска.
Что писать:
- Название вакансии и отдел (можно указать имя руководителя).
- Место работы (офис, удаленно или гибридный формат).
- Основные обязанности и требования.
- Процесс подачи заявки и крайний срок.
- Информацию о том, будет ли вакансия доступна внешним кандидатам.
- Ссылка на подробное описание вакансии (если она есть).
Также можно добавить внутреннюю политику открытых вакансий, чтобы сотрудники понимали, как подать заявку или рекомендовать кого-то из знакомых.
Шаблон внутреннего письма о вакансии
Тема: Открытая вакансия в [ОТДЕЛ]: [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ] – приглашаем подавать заявки!
Привет, команда!
Мы открыли новую вакансию в [ОТДЕЛ] на позицию [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ]. Если вы ищете возможности для карьерного роста или знаете кого-нибудь, кто идеально подходит для этой роли, будем рады рассмотреть кандидатов!
[ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ВАКАНСИИ]
Если вас заинтересовала эта возможность или вы хотите порекомендовать кандидата, отправьте резюме на [EMAIL] или заполните заявку здесь: [ССЫЛКА].
Крайний срок подачи заявок: [ДАТА]
Будем благодарны, если вы поделитесь этой вакансией с коллегами или знакомыми, которые могут быть заинтересованы!
Если у вас есть вопросы, обращайтесь к [КОНТАКТНОЕ ЛИЦО].
Спасибо!
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
2. Письмо о реферальной программе
Это письмо используется для информирования сотрудников о возможности рекомендовать кандидатов на открытые вакансии в компании. Оно разъясняет условия реферальной программы, включая бонусы, процесс подачи рекомендаций и другие детали.
Почему это важно:
- Реферальные кандидаты часто лучше адаптируются к корпоративной культуре и встраиваются в команду.
- Сотрудники могут помочь найти качественных кандидатов, уменьшая затраты на внешний поиск.
- Программа стимулирует вовлеченность команды и создает дополнительную мотивацию.
Когда отправлять: письмо следует присылать при запуске или обновлении реферальной программы, а также всякий раз, когда открывается новая вакансия, которая может быть интересна для рекомендаций.
Что писать:
- Описание реферальной программы: как она работает, кто может участвовать.
- Условия: есть ли бонус за рекомендацию, какие вакансии принимают участие в программе.
- Подробности открытой позиции: ключевые обязанности, требования, с кем будет работать новый сотрудник.
- Процесс подачи рекомендаций: к кому обращаться, какую форму заполнять, есть ли специальная ссылка для подачи кандидатов.
- Крайний срок подачи рекомендаций (если есть).
Дополнительно можно отметить, что все рекомендации будут рассмотрены, а сотрудники получат обратную связь по результату.
Шаблон письма о реферальной программе
Тема: Мы ищем таланты! Помогите нам найти лучших кандидатов
Привет, команда!
Мы всегда стремимся привлекать в нашу компанию лучших специалистов, и вы можете помочь нам в этом! Если у вас есть знакомые, которые могут стать отличным дополнением к нашей команде, воспользуйтесь нашей реферальной программой.
Кого мы ищем?
Сейчас у нас открыта вакансия [НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ] в [ОТДЕЛ]. Этот человек будет отвечать за:
- [1-2 ключевые обязанности, например: «разработка новых функций в мобильном приложении» или «поддержка клиентов и решение их запросов»].
- [Дополнительные обязанности при необходимости].
Мы ищем кандидата с [ключевые требования, например: «опытом работы со Swift и любовью к мобильным технологиям»].
Как дать рекомендацию?
Если вы знаете кого-нибудь, кто отлично подходит на эту роль, порекомендуйте его следующим образом:
- Заполните форму рекомендации здесь: [ссылка]
- Отправьте контактные данные кандидата на [EMAIL]
- Сообщите менеджеру по найму напрямую
Предусмотрен ли бонус?
Да! Если ваш реферал пройдет испытательный срок и останется в компании, вы получите [сумму бонуса или другой стимул].Спасибо за вашу поддержку! Если у вас есть вопросы о реферальной программе, обратитесь к [КОНТАКТНОЕ ЛИЦО].
С наилучшими пожеланиями,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
3. Письмо рекомендованному кандидату
Это письмо используется для первого контакта с кандидатом, которого порекомендовал сотрудник компании. Оно помогает установить связь, объяснить, почему именно к нему обращаются, и пригласить к дальнейшему обсуждению вакансии.
Почему это важно:
- Рекомендуемые кандидаты, как правило, более заинтересованы в предложении и имеют более высокий уровень доверия к компании.
- Упоминание сотрудника, предоставившего рекомендацию, повышает вероятность ответа.
- Четкая структура письма помогает кандидату быстро понять, чего ожидать от дальнейшего процесса.
Когда отправлять: сразу после получения рекомендации от сотрудника. Это увеличивает шансы на утвердительный ответ, пока кандидат еще помнит разговор с тем, кто его порекомендовал.
Что писать:
- Приветствие и упоминание о рекомендации (кто рекомендовал кандидата).
- Краткое описание вакансии и объяснение, почему кандидат может быть заинтересован в этой возможности.
- Как его навыки отвечают требованиям роли.
- Следующие шаги (например, приглашение на разговор, просьба отправить резюме).
- Контактные данные для связи и полезные ссылки (описание вакансии, сайт компании).
Такое письмо должно быть персонализированным, профессиональным, но одновременно дружественным, чтобы поддерживать положительный первый контакт с кандидатом.
Шаблон письма рекомендованному кандидату
Тема: [ИМЯ СОТРУДНИКА] рекомендовал вас на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]!
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Меня зовут [ВАШЕ ИМЯ], я [ВАША ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы сейчас в поиске специалиста на позицию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ], и [ИМЯ СОТРУДНИКА] порекомендовал вас как замечательного кандидата.
Я просмотрел ваш профиль [LinkedIn, GitHub и т.д.] и считаю, что ваш опыт и навыки хорошо соответствуют требованиям этой роли. В [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] мы всегда рады знакомству с талантливыми профессионалами, поэтому с удовольствием расскажем больше о вакансии и компании.
Было бы удобно пообщаться кратко в [ДАТА И ВРЕМЯ]? Если это время не подходит, пожалуйста, предложите удобный вариант и мы найдем возможность согласовать звонок.
Буду рад вашему ответу!
С наилучшими пожеланиями,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
4. Письмо нанимающему менеджеру об обновлении в процессе найма
Это письмо информирует нанимающего менеджера о текущем статусе процесса подбора персонала: сколько кандидатов просмотрено, сколько отклонено, кто проходит на следующие этапы. Он помогает удерживать менеджера в курсе без необходимости постоянных уточнений.
Почему это важно:
- Делает процесс найма прозрачным и понятным всем вовлеченным сторонам.
- Помогает менеджеру планировать время для собеседований.
- Облегчает взаимодействие между рекрутером и менеджером, уменьшая количество дополнительных вопросов.
- Позволяет оперативно скорректировать стратегию поиска, если нужно.
Когда отправлять:
- Регулярно, например раз в неделю или после значительных изменений в процессе найма.
- Перед началом собеседований, чтобы менеджер был в курсе текущего статуса.
- Если меняется стратегия поиска или возникают трудности с подбором кандидатов.
Что писать:
- Краткий отчет о текущем статусе: сколько заявок получено, сколько кандидатов проверено, сколько отклонено.
- Кто проходит дальше: сколько кандидатов рекомендовано на собеседование, их ключевые навыки.
- Следующие шаги: когда запланированы интервью, что требуется от менеджера.
- Дополнительные материалы (при необходимости): резюме кандидатов, результаты тестов или скрининг-звонков.
Это письмо должно быть кратким, структурированным и четким, чтобы менеджер мог быстро ознакомиться с основными обновлениями.
Шаблон письма менеджеру об обновлении в процессе найма
Тема: Обновление по вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]/ Статус вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ МЕНЕДЖЕРА]!
Отправляю обновления относительно текущего статуса вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]:
- Количество проведенных скрининг-звонков: [Х]
- Количество кандидатов, рекомендованных на собеседование: [Х]
- Количество запланированных скрининг-звонков на следующую неделю: [Х]
- Крайний срок подачи тестового задания: [ДАТА]
Краткий обзор кандидатов:
- [ИМЯ КАНДИДАТА 1]: Нет прямого опыта, но хорошо ознакомился с нашей компанией и очень заинтересован в роли. Общение было положительным, ожидаем результатов тестового задания.
- [ИМЯ КАНДИДАТА 2]: МаИмеет [Х] лет опыта в похожей роли, хорошо понимает нашу индустрию. Интервью прошло в более формальном стиле.
Более подробную информацию можно найти в прикрепленных заметках [прикрепить файл с деталями].
Пожалуйста, дайте знать, если вам нужна дополнительная информация. Мы можем запланировать короткий звонок или встречу для обсуждения дальнейших шагов.
Спасибо!
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
5. Письмо-ответ на отклик про отсутствие открытых вакансий
Это письмо используется для ответа кандидатам, подавшим заявку на работу, когда у компании нет актуальных вакансий, соответствующих их профилю.
Почему это важно: ответ на заявку помогает поддерживать положительный опыт кандидата, формирует хорошее впечатление о компании и способствует созданию кадрового резерва на будущее. Даже если нет соответствующей позиции, кандидат может подойти для будущих вакансий, а своевременная обратная связь поможет сохранить его заинтересованность в компании.
Когда отправлять: письмо следует отправлять как можно быстрее после получения заявки – желательно в течение 2-3 рабочих дней. Это демонстрирует внимание компании к кандидатам и повышает доверие к работодателю.
Что писать:
- Поблагодарить кандидата за интерес к компании.
- Сообщить, что сейчас нет открытых вакансий, которые соответствуют его профилю./li>
- Сказать, что заявка будет сохранена для возможных будущих возможностей.
- Предложить кандидатам следить за обновлениями на сайте или в соцсетях.
- Выразить готовность к дальнейшему контакту в случае появления соответствующих вакансий.
Шаблон письма об отсутствии вакансий
Тема: Спасибо за ваш интерес к работе в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Спасибо, что обратились к нам и проявили интерес к работе в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы очень ценим вашу инициативу и желание присоединиться к нашей команде.
К сожалению, на данный момент у нас нет открытых вакансий, которые соответствовали бы вашему профилю. Однако мы сохраним вашу заявку в нашей базе кандидатов и свяжемся с вами, если в будущем появятся подходящие возможности.
Мы рекомендуем вам следить за обновлениями на нашем сайте [ССЫЛКА] или подписаться на наши социальные сети, чтобы быть в курсе новых вакансий.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о возможности работы в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], не стесняйтесь связаться с нами.
Желаем вам успехов в дальнейшем профессиональном развитии!
С наилучшими пожеланиями,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
6. Письмо-отказ из-за формальных несоответствий требованиям
Это письмо используется для информирования кандидатов о том, что их заявка не может быть рассмотрена из-за несоответствия обязательным формальным требованиям вакансии.
Почему это важно: четкий и вежливый отказ помогает обеспечить положительный опыт кандидата, даже если он не проходит отбор. Автоматизация таких ответов ускоряет процесс рекрутинга, позволяет избежать траты времени кандидатов и рекрутеров и сохраняет репутацию работодателя.
Когда отправлять: письмо следует посылать сразу после проверки заявки, если кандидат не отвечает ключевым требованиям (например, отсутствие разрешения на работу, необходимой сертификации или обязательного уровня опыта).
Что писать:
- Поблагодарить кандидата за интерес к компании и вакансии.
- Четко, но деликатно объяснить причину отказа (например, отсутствие разрешения на работу или требуемого опыта).
- Пожелать удачи в дальнейшем поиске работы.
- По возможности предложить кандидату следить за другими открытыми вакансиями компании или оставить свои контакты для будущих возможностей.
Шаблон письма с отказом из-за несоответствия требованиям
Тема: Вы откликнулись на вакансию [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Спасибо за ваш интерес к вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Мы внимательно рассмотрели вашу заявку, и, к сожалению, не можем продолжить процесс рассмотрения, поскольку [краткое объяснение причины, например: вакансия предусматривает разрешение на работу в стране / опыт работы в определенной сфере является обязательным].
Мы ценим ваше время и внимание нашей компании и надеемся, что сможем сотрудничать в будущем. Приглашаем следить за нашими открытыми вакансиями на [ССЫЛКА], ведь могут появиться возможности, которые будут больше соответствовать вашему опыту.
Желаем вам успехов в дальнейшем карьерном развитии!
С наилучшими пожеланиями,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
7. Письмо для поиска кандидата-ветерана
Это письмо является частью стратегии активного рекрутинга и используется для привлечения ветеранов к открытым вакансиям компании. Письмо должно быть персонализированным, выражать уважение к военной службе кандидата и подчеркивать, как его опыт может быть полезен в предложенной роли.
Почему это важно: ветераны обладают уникальными навыками – дисциплиной, лидерскими качествами, умением работать в команде и эффективно решать задачи под давлением. Однако многие могут не знать, как их военный опыт можно применить в гражданской карьере. Письмо помогает привлечь их внимание, объяснить связь между их опытом и требованиями вакансии и заинтересовать возможностью работы в компании.
Когда отправлять: такое письмо можно отправлять в двух случаях:
- При поиске пассивных кандидатов, если рекрутер нашел ветерана, опыт которого может соответствовать вакансии.
- В ответ на заявку от ветерана, чтобы дать ему больше контекста возможностей в компании.
Что писать:
- Начать с благодарности за службу кандидата.
- Указать, как вы нашли его профиль и почему вы обращаетесь.
- Кратко описать вакансию и объяснить, как его навыки и опыт отвечают требованиям.
- Выделить преимущества работы (например, адаптационные программы, обучение, поддержка для ветеранов).
- Дать четкий призыв к действию (например, предложение поговорить по телефону или посетить сайт вакансии).
Шаблон письма для поиска кандидата-ветерана
Тема: Ваша уникальная экспертиза может быть идеальной для [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]
Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!
Я [ВАШЕ ИМЯ], [ВАША ДОЛЖНОСТЬ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Сначала хочу поблагодарить вас за вашу службу. Мы в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] высоко ценим навыки и опыт, которые ветераны приносят в профессиональную среду.
Я наткнулся на ваш профиль [где нашли кандидата, например, LinkedIn, база резюме] и считаю, что ваш опыт в [сфера или роль в военной службе] идеально соответствует открытой вакансии [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в нашей компании.
В этой роли вы сможете применить свои навыки [перечислить соответствующие навыки, например управление командами, стратегическое мышление, оперативное планирование] в [кратко о сути должности]. Мы также предлагаем [указать преимущества, например программы обучения, поддержку адаптации для ветеранов, медицинское страхование].
Если вам интересно узнать больше, буду рад кратко пообщаться с вами. Вы открыты для небольшого разговора на этой неделе?
С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]
[ДОЛЖНОСТЬ]
[КОМПАНИЯ]
[КОНТАКТЫ]
Надеемся, эти шаблоны писем для рекрутинга помогут найти лучших кандидатов. А добавив эти шаблоны в свой аккаунт в ATS,, вы сможете значительно ускорить коммуникацию и упростить ежедневную рутину. Узнать о том, как это сделать в PersiaHR, можно во время онлайн-демонстрации системы, которую проведет наш менеджер.
