Рекрутере, пам’ятай: час — гроші, бережи його!

В останні роки тайм-менеджмент став своєрідною релігією для людей, які хочуть бути максимально ефективними в роботі та життя. Про тому, як грамотно розподіляти час, написано тисячі книг і мільйони статей. Але в ритмі сучасного життя рекрутер часто забуває ці прості правила. Автор блогу The CareerMuse спеціаліст з питань працевлаштування індійського представництва CareerBuilder Сваті Чодхарі зібрала 5 корисних порад про те, як рекрутеру заощадити час на рутинних справах і звільнити місце для творчості. Натисніть «далі», щоб прочитати повний переклад публікації.

* * * * * * *
«Час — безкоштовній, але він безцінний. Їм не можна заволодіти, але можна розпоряджатися. Його не можна затримати, але можна провести. Якщо ти його впустиш, то вже ніколи не зможеш повернути». Харві Маккей

Глобалізація поступово проникає в усі сфери нашого життя, і рекрутинг не виняток. Тому час відіграє ключову роль у конкурентній боротьбі серед фахівців цієї сфери. Технічні рішення, потреби, обмежений час і гори підготовчої роботи — це ті причини, які накладають свій відбиток на роботу рекрутерів по всьому світу. Отже, тайм-менеджмент став необхідністю підвищення ефективності праці.

Час — гроші, і в рекрутерському середовищі вважається, що час, витрачений на найм, — це час, проведений з користю. Успіх у сфері рекрутингу визначається вмінням фахівця здобути найбільш талановитого кандидата. Здатність з легкістю наймати кандидатів у максимально короткі терміни напевно дасть вам конкурентні переваги, які допоможуть досягти успіху на ринку.

Як сказав Пітер Друкер, відомий американський економіст, публіцист і теоретик менеджменту: «Якщо обсяги ресурсів збільшити не можна, то потрібно підвищити ефективність їх використання».

5 порад з тайм-менеджменту для рекрутерів, які допоможуть підвищити ефективність роботи

1. Планування — ключ до всього
Якщо не займатися плануванням заздалегідь, то складання списку необхідних справ може бути жахливим. Планування всього дня наперед — основний крок до організованого та продуктивного робочого дня. Основний принцип тайм-менеджменту, про який йдеться у всіх посібниках для рекрутерів, звучить так: «витрачайте хоча б 15 хвилин на день на планування роботи». Планування знижує ймовірність появи усіляких випадковостей і залишає запас часу для додаткової роботи. Планування складається з двох частин:

• Складання переліку завдань. Перший етап процесу планування – це складання списку справ. Дуже важливо скласти список для того, щоб упорядкувати роботу, яку ви робите протягом дня. Список потрібно становити на основі пріоритетності (від найважливішого до найменш), терміновості/важливості і довгостроковості виконання. Список справ потрібно перевіряти ще раз на предмет того, чого ви, як рекрутер, бажаєте досягти до кінця дня. Ключ до ефективного планування полягає в тому, щоб зробити перший пункт найбільш простим, а останній максимально складним і амбіційним. Ідея в тому, щоб виважено оцінити кінцеву мету.
• Фіксування часу. Другий етап планування полягає в тому, щоб встановити необхідні тимчасові рамки для кожного пункту зі списку справ. Як тільки ваш список із завданнями на день готовий, потрібно розподілити час. Фіксований час потрібно розподілити в залежності від пріоритету/важливості/строковості роботи, а також потрібно спеціально виділити час для «довгострокової мети». Крім цього, не забудьте залишити собі час для планування в кінці дня.

2. Обмежте відволікаючі фактори
Електронна пошта та інтернет найчастіше відволікають нас від роботи. Численні дослідження доводять, що в цілому працівники витрачають як мінімум дві робочі години, переглядаючи інтернет та електронну пошту. Не має значення, наскільки привабливим здається можливість вписати в план дня перегляд пошти, продуктивність роботи від цього тільки впаде. Найкраще контролювати такі відволікаючі фактори наступним чином: виділіть кілька хвилин з ранку на сортування пошти і написання відповідей. Прочитайте і відповідайте на ті листи, які вимагають негайної уваги, або ті, на які вам знадобиться не більше 2 хвилин. Позначте або закріпіть ті, які вимагають подальшого вивчення і зафіксуйте це в уже складеному робочому плані. Один із кращих способів сконцентруватися на роботі — вимкнути пошту/браузер (якщо можливо). Ще одна порада: щоб зберегти час, уникайте непотрібних листування.

3. Багатозадачність не завжди виправдана
Дослідження показують, що багатозадачність – не найефективніший метод роботи. Секрет полягає в тому, щоб «забронювати» певний час для одного завдання і присвятити всю свою увагу досягненню бажаного результату.

4. Час для байдикування
Формула ідеальної продуктивності: відійдіть від комп’ютера! Наприклад, протягом години робочого часу 50 хвилин присвячуйте безпосередньо роботі і 10 хвилин відпочивайте. Згідно з останніми дослідженнями, ці 10 хвилин покращують моторику і допомагають зберегти енергію.

5. Захистіть свій час

Гнучкість дуже важлива в роботі рекрутера, але так само дуже важливо вміння говорити «НІ». Відмови, в деяких випадках, допоможуть покращити вашу продуктивність, а відтак підвищить прибуток. Мудрим рішенням стане відмова витрачати час на фізичні зустрічі, презентації чи інші незаплановані дії. Натомість краще проводити віртуальні зустрічі.

Планування та тайм-менеджмент — це два ключі до продуктивного робочого дня у сфері рекрутингу. Для галузі рекрутингу, де стратегія та виконання завдань вчасно просто необхідна, саме ефективний тайм-менеджмент дозволить рекрутеру виграти конкурентну боротьбу. Вміле розпорядження тимчасовими рамками для досягнення своїх цілей — це секрет до успіху в світі рекрутингу.

Оригінал статті можна прочитати тут. А ми, у свою чергу, хочемо поділитися з вами ще одним професійним секретом. Система «Персія» була створена для того, щоб рекрутер міг впоратися з рутинними справами в кілька кліків — будь то робота з резюме, вибудовування графіка співбесід, розсилка листів кандидатам або інші повсякденні завдання. Бажаєте стати більш ефективним рекрутером? Реєструйтеся в «Персії».