Листування з кандидатами: 15 підказок для написання «холодних» листів
«Холодні» листи кандидатам — непросте завдання для рекрутера. Людям, яких ваша компанія хоче найняти, швидше за все, пишуть безліч листів інші фірми та агентства. І тут виникає головна проблема: як виділитися та привернути увагу потрібних вам кандидатів? Ваш лист з вакансією має виділятися серед інших схожих повідомлень, щоб кандидат не зміг його проігнорувати.
Щоб полегшити для вас складання листів кандидатам, ми зібрали 15 важливих підказок зі створення холодних листів для набору персоналу.
1. Знайдіть відповідних кандидатів
Загальний успіх будь-якої кампанії з набору персоналу буде багато в чому залежати від того, кому ви пишете листа. Ви відправляєте повідомлення абсолютно всім, чия електронна адреса у вас є? Ви покладаєтеся на список контактів, який ви отримали від агентства або сайту пошуку роботи? Або ви пишете тільки кандидатам, яких ретельно відібрали самі?
Відправляти електронного листа всім, кому тільки можливо, — погана ідея, не в останню чергу тому, що це може розцінюватися як спам. Тим більш, що масова розсилка листів значно ускладнить персоналізацію ваших повідомлень.
Якщо у вас є час, краще самостійно скласти список потенційних кандидатів. Наприклад, у своїй базі задайте якомога більше конкретних параметрів, перегляньте профілі кандидатів — можливо, з кимось із них ви вже спілкувалися, і розмову можна продовжити на основі минулих листів.
2. Проведіть невелике дослідження
Автоматизація — це відмінний спосіб донести ваші листи до максимальної кількості адресатів. Але, склавши свій власний список потенційних співробітників, ви можете розсилати цільові електронні листи, які будуть вигідно виділятися.
За нашими спостереженнями, кандидати часто скаржаться на те, що рекрутери пропонують їм вакансії, які не відповідають навичкам або досвіду шукача. Це говорить про те, що рекрутер не ознайомився попередньо з тією інформацією, яку вказав про себе кандидат, і бажання спілкуватися з ним у кандидата не буде.
Виходьте за рамки тієї інформації, яка у вас вже є про кандидата — у більшості людей є онлайн-профіль, який ви можете використовувати, щоб дізнатися про кваліфікації та досвід кандидата більше. Наприклад, багато шукачів мають обліковий запис LinkedIn або Github з усім своїм професійним досвідом. В ідеалі про потенційного кандидата потрібно дізнатися:
- попередній досвід роботи;
- навички та кваліфікацію;
- його поточний статус зайнятості/посаду;
- його кар’єрні цілі.
Ідея в тому, щоб знайти будь-яку інформацію, що має відношення до вакансії, на яку ви наймаєте. Таким чином, ви можете бути впевнені, що звертаєтеся до потрібної людини з повідомленням, яке відноситься конкретно до нього.
3. Тема листа повинна чіпляти
Неважливо, наскільки добре написано ваше повідомлення, якщо пошукач його не розкриє. Тема (заголовок) листа має важливе значення, якщо ви хочете, щоб вашого листа було прочитано.
Незалежно від типу листа, який ви відправляєте, необхідно враховувати ряд факторів.
Довжина
Чим коротша тема, тим краще. Найбільш ефективні заголовки складаються з 2-6 слів. Пам’ятайте, що довга назва теми, швидше за все, буде обрізана, особливо якщо одержувач перевіряє свою електронну пошту з телефону.
Правильно: Нова вакансія для аналітиків
Неправильно: Дізнайтеся детальну інформацію про нову вакансію для аналітиків, яка ідеально підходить для вас.
Ясність
Не варто «прикрашати» тему листа. Хоча додавання міток RE: і FWD: або інтригуючого заголовка і змусить одержувача відкрити листа, він, швидше за все, буде дратувати адресата, так як така тема вводить в оману. Отже, ваші листи відправляться прямо до кошика (і, можливо, будуть відмічені як спам).
Правильно: Потрібен розробник Python
Неправильно: RE: Потрібні ваші термінові дії!
Персоналізація
Використання імені адресата в темі листа, як правило, не впливає на відсоток відкриттів, а ось назви міста в заголовку більш позитивно позначаються на прочитанні листів. Якщо ви шукаєте співробітників, що працюють в конкретному місті, то варто це вказати в темі листа.
Правильно: Потрібен програміст в {назва міста}
Неправильно: Потрібен програміст
Спам
Уважно прочитайте тему листа. Якби таке повідомлення прийшло вам разом з сотнями електронних листів на день, що б ви подумали? Якщо ваша тема звучить занадто схожою на «листи щастя» від шахраїв, то багато людей подумають, що так і є, тому не стануть читати його.
Правильно: Нова можливість кар’єрного росту
Неправильно: Заробіть мільйони з цією приголомшливою вакансією !!!
Спільні зв’язки
Якщо одержувача порекомендував вам спільний знайомий, вкажіть його ім’я в темі листа. Це швидкий спосіб завоювати довіру та значно збільшити відсоток відкриттів.
Правильно: {ПІБ друга} рекомендував мені зв’язатися з вами
Неправильно: Мені повідомили, що з вами потрібно зв’язатися
Експериментуйте з темами листів, щоб вибрати найбільш вдалий для вас варіант. Наприклад, в деяких випадках смайлики в заголовках збільшують відсоток відкривання листів, а в інших сферах — знижує його.
Додаткова порада: Хоча тема листа є найбільш важливим критерієм при відкритті електронного листа, кандидат побачить також ім’я відправника. Ваші потенційні кандидати з більшою ймовірністю відкриють листа, якщо в даних відправника зазначено ваше ім’я, а не «Компанія «Рекрутер Плюс».
4. Ваш лист повинен виділятися
Більшість холодних листів генеруються автоматично, або його зміст копіюється і вставляється з інших повідомлень, при цьому змінюється тільки ім’я одержувача. Ми всі отримували такі листи, і в більшості випадків відразу їх видаляли.
Якщо ви скопіювали та вставили частини свого листа з різних джерел, переконайтеся, що всі вони відформатовані однаково. Ваш холодний лист точно буде кращим, ніж інші, якщо ви продемонструєте, що доклали до нього певних зусиль. Покажіть адресату, що ви дійсно ознайомилися з інформацією про нього — будь-які коментарі про персональні факти кандидата сприймаються як особисте продумане звернення до людини.
5. Персоналізуйте свого листа
Крім економії вашого часу та ресурсів за рахунок розсилки листів тільки релевантним людям, проведення досліджень дозволяє вам персоналізувати ваше повідомлення. Використовуйте релевантну інформацію, яка прояснює, що ви дійсно виконали роботу та вийшли за рамки поверхневої інформації. При цьому не варто занадто заглиблюватися в деталі, так як це може розглядатися як втручання в особистий простір. Наприклад, текст може бути наступним:
Доброго дня, {Ім’я}!
Мене звуть ***, і я знайшов ваш профіль на LinkedIn, коли шукав кращих технічних письменників.
Я бачу, що зараз ви працюєте в компанії {Назва компанії}, але хотів зв’язатися з вами, якщо ви відкриті для нових пропозицій.
(Далі розкажіть про вашу вакансію)
6. Дотримуйтеся єдиного тону
Рекрутери часто грішать занадто нейтральними або знеособленими листами кандидатам. Однак в спілкуванні важливо не тільки те, що ми говоримо, а й те, як ми це говоримо. Тон, який ви використовуєте в своєму листі, може значно вплинути на те, чи отримаєте ви відповідь.
Між фразами «Шановний Іван Олексійович» і «Привіт, Іван» величезна різниця. Компанія з великою історією і традиційними корпоративними цінностями, шукає кандидатів з покоління X, виграє від першого вітання. З іншого боку, для нового стартапу, що шукає молодих кандидатів, краще останнє.
У кожному листі необхідно відображати ваш бренд, якщо ви хочете залучити відповідного кандидата.
7. Не пояснюйте докладно, чим займається компанія
Час коштує дорого, і пояснення зайвих подробиць — марна трата часу. Якщо одержувач знайомий з компанією, він вже знає, чим ви займаєтеся. Якщо він вперше чує про компанію/проект, докладне пояснення вашої історії перетворить ваш лист в роздутий текст, який все одно ніхто не буде читати.
Якщо ви не впевнені, чи знає кандидат ваш бренд, просто вкажіть кілька слів про те, чим займається ваша компанія. Також можна дати посилання на сайт компанії або її соціальні мережі — в разі, якщо людина зацікавиться, вона зможе самостійно дізнатися те, що їй потрібно.
8. Будьте стислими
Часто рекрутери роблять помилку — при відправці «холодного» листа вони розповідають все, що кандидату може знадобитися для прийняття рішення. Пам’ятайте, що ваша мета — змусити людину вступити в контакт, а не відразу ж закрити вакансію. Це означає, що ваше повідомлення повинно бути коротким, зрозумілим і чітким. Якщо одержувач відкриє ваш лист і побачить великий текст, навряд чи він стане все уважно читати.
Звичайно, варто залишити посилання з більш детальною інформацією про вакансії, з якою кандидат може ознайомитися, якщо захоче, але не перевантажуйте текст зайвими деталями.
9. Пишіть просто та зрозуміло
Звичайно, навряд чи хтось навмисно пише незрозумілого лист. Однак рекрутери часто пишуть листи, які важко сприйняти, — ускладнюють текст професійним сленгом або пропускають важливі деталі.
Деякі галузеві терміни можуть бути доречними в листі про вакансії, але краще мінімізувати сленгові вислови. Навіть якщо кандидат розуміє вас, часто такий стиль письма вважається дратівливим. Не варто намагатися справити на кандидата враження замість того, щоб просто поінформувати.
10. Розкажіть про цінність вашої пропозиції
Одне з найважливіших правил копірайтингу — поставити себе на місце потенційних клієнтів. Коли ви пишете лист про вакансії, ви фактично намагаєтесь «продати» кандидату вакансію, тому запитайте себе, чому ваш потенційний співробітник повинен зацікавитися.
Що має значення для ваших потенційних кандидатів? Переваги в рівні зарплати, унікальні проекти, цікаві бонуси – адресат повинен зрозуміти, чим ви відрізняєтеся від інших компаній і чому варто вибрати саме вас.
11. Ваша основна мета — призначити дзвінок/зустріч
Особисте спілкування як і раніше вважається набагато більш ефективним, ніж навіть найінформативніше листування. Те ж саме і з залученням потенційного кандидата.
Якщо ви сподіваєтеся, що потенційний кандидат прочитає ваше повідомлення і відразу ж захоче стати частиною вашої команди, в реальності це не спрацює. Люди зазвичай не збираються приймати таке рішення на основі одного-єдиного листа. Замість цього мета повідомлення повинна полягати в тому, щоб одержувач погодився зустрітися або відповісти на дзвінок, щоб продовжити спілкування.
12. Не забувайте про заклик до дії
Який би чудовий лист ви не писали, дуже важливий хороший заклик до дії. «Хочете дізнатися більше?», «Як вам буде зручно спілкуватися в подальшому?» — прості питання, які закликають кандидата продовжити з вами спілкування.
При цьому важливо не ускладнювати. Пам’ятайте, що мета листа — зв’язатися з вами, тому не перевантажуйте свій заклик до дії нічим іншим. «Дізнайтеся більше про вакансії тут», «Зв’яжіться зі мною в LinkedIn і Facebook, і не забудьте прочитати про нашу компанію» — не найвдаліший варіант.
13. Продумайте свій підпис
Коли ви пишете листа, важливо враховувати кожне слово. Тим не менш, ви можете багато чого сказати, використовуючи свій підпис в електронній пошті по максимуму.
Перш за все, завжди назвіть себе, вказавши своє ім’я та посаду. Отримання електронного листа від чітко ідентифікованої людини, на відміну від анонімного представника компанії, робить його більш особистим та сприяє залученню.
Ви також можете використовувати свій підпис для посилання на відповідну інформацію (наприклад, сторінку «Про нас» або профіль LinkedIn), де кандидати можуть дізнатися більше, якщо захочуть.
P.S. Чи знаєте ви, що P.S. — одна з найбільш популярних (і пам’ятних) частин листа? Людина може прочитати весь текст по діагоналі, але вона з більшою ймовірністю уважно прочитає приписку. Якщо ви хочете сказати щось важливе, щоб кандидат це запам’ятав, подумайте про використання постскриптума, щоб висловити цю думку.
14. Follow up
Якщо відповіді на свого листа ви не отримали, можна та анвіть потрібно нагадати про себе. Мета повторного листа — просто привернути увагу одержувача до попереднього листа. Не повторюйте себе, а просто поцікавтеся, чи отримала людина повідомлення та чи зацікавило воно її.
Щоб це повідомлення мало сенс, його потрібно відправляти в тому ж ланцюжку, що й оригінал листа. Це також позбавляє кандидата необхідності шукати в своїй поштовій скриньці ваш попередній лист. Однак не перестарайтеся — надмірна наполегливість дратує, а не привертає увагу.
15. Завжди аналізуйте свою розсилку
Звернення до потенційних співробітників схоже на процес продажів. Як і у випадку з продажами, аналіз цього типу спілкування допоможе вам зробити правильний висновок та розробити сценарій, який принесе вам найкращі результати. Так ви зможете знайти саме той стиль листів, який приверне максимальну кількість кандидатів.
«Холодні» листи можуть дати відмінні результати та залучити кращих кандидатів в вашу компанію. Дотримуючись цих правил, ви зможете написати такого листа, який не залишить одержувача байдужим. А в нашій наступній статті ми зберемо для вас найпоширеніші шаблони листів, які ви зможете додати в свою базу і використовувати в листуванні з кандидатами.
фото: https://pixabay.com/
