Як швидко формувати шортлист кандидатів: 10 простих рішень
Шортлистинг — ключовий етап рекрутингового процесу, тому вкрай важливо зробити його максимально ефективним і швидким.
Згідно з дослідженнями HR Magazine, принаймні 50% кандидатів відмовляються від вакансій через надто тривалий процес найму. І водночас 65% роботодавців зізналися, що втратили ідеального кандидата саме через затягнуту процедуру підбору.
Щоб привабити і втримати потрібних людей, HR-фахівцям варто опанувати методи пришвидшеного відбору кандидатів. Однак знайти «своїх» людей серед десятків чи навіть сотень анкет — одне з найскладніших завдань у рекрутингу.
Добре налагоджений шортлистинг значно спрощує процес. З цієї статті ви дізнаєтесь, як швидко й ефективно сформувати список тих, з ким дійсно варто провести співбесіду.
Що таке шортлистинг?
Це процес відбору кандидатів, які подали заявки на вакансію, за заздалегідь визначеними критеріями. Мета — скоротити довгий список претендентів до тих, хто найбільше підходить для наступного етапу — інтерв’ю.
Уявімо: термін подачі заявок завершено, настав час переглядати резюме та супровідні листи. Шортлистинг — це етап після активного залучення кандидатів, але перед співбесідами.
Важливо розуміти: шортлистинг — це не просто сортування CV на «так» і «ні». Правильно вибудуваний процес дозволяє дати кожному кандидату рівні шанси й допомагає найняти найкращих.
Навіщо потрібен шортлистинг?
Це спосіб спростити пошук серед великої кількості кандидатів і водночас встановити чіткі орієнтири для HR-команди.
Шортлист також дає змогу оцінити, наскільки ефективно ви досягаєте цільової аудиторії. Якщо більшість кандидатів не відповідає вашим критеріям — можливо, варто переосмислити вакансію або змінити канали розміщення.
Загалом, грамотний шортлистинг — це шлях до швидшого та якіснішого найму.
Яким має бути ідеальний шортлист?
Є три головні ознаки хорошого шортлисту:
- Короткий. Це, власне, і є сенс short-листу. Якщо у вас все ще десятки анкет — це ще не шортлист.
- Попередньо відібрані кандидати. Ті, хто вже відповідає базовим вимогам (досвід, навички, освіта). Додаткове уточнення буде пізніше, але попередня фільтрація економить час.
- Регулярно оновлюється. Шортлистинг — це не одноразова дія, а постійний процес. Якщо ви звикли попередньо відбирати кандидатів для майбутніх вакансій — ви вже на крок попереду.
Як формувати шортлист кандидатів
1. Визначте обов’язкові та бажані критерії
Почніть із актуального опису вакансії. Які навички, досвід і компетенції потрібні? Для точності можна проконсультуватися з керівником відповідного підрозділу або досвідченим працівником.
Розбийте критерії на три групи:
- Обов’язкові:
- профільний досвід;
- мінімальний рівень освіти;
- географічна локація (якщо критично);
- вільне володіння необхідними мовами.
- Бажані:
- досвід у конкретній галузі;
- робоче знання інструментів чи програм;
- професійні сертифікати.
- Додаткові:
- співзвучність із цінностями та місією компанії;
- розуміння суміжних інструментів чи систем.
Щоб не витрачати час на інтерв’ю з усіма, хто формально підходить, скористайтеся відбірковими запитаннями чи анкетою — вони одразу допоможуть відсіяти невідповідних.
2. Використовуйте анкету на етапі подачі заявки
Щоб анкетування дійсно дало результат, заздалегідь продумайте питання, які допоможуть одразу оцінити релевантність кандидата. А головне — не забувайте потім переглядати відповіді.
2. Визначайте, кого залишити, а кого — відсіяти, за допомогою простої системи балів
Коли ви вже сформували критерії для шортлисту, настав час створити оціночну таблицю кандидатів. Вона допоможе порівнювати кандидатів об’єктивно — не один з одним, а за конкретними показниками. Це зменшить ризик упередженості та суб’єктивних рішень.
Присвойте кожній категорії критеріїв певну кількість балів залежно від важливості:
- Обов’язкові — 3 бали.
- Бажані — 2 бали.
- Додаткові — 1 бал.
Оцініть кожного кандидата за цими критеріями: якщо володіє відповідною навичкою — додаєте бали. У підсумку ви отримаєте рейтинг і легко зможете визначити, хто потрапить у шортлист.
3. Використовуйте ATS для фільтрації та ранжування кандидатів
Один із найефективніших способів пришвидшити шортлистинг — це автоматизована система роботи з кандидатами (ATS). Вона дозволяє швидко відфільтровувати анкети й автоматично виставляти рейтинг.
PersiaHR, наприклад, створена для командної роботи. Тут легко розподіляти кандидатів по етапах, залишати нотатки та оцінки.
4. Визначте оптимальну довжину шортлисту
Як уже згадувалося, шортлист має бути коротким. Але наскільки? Це залежить від ваших ресурсів та термінів. Перегляньте історію наймів у вашій компанії: скільки часу зазвичай займає пошук, хто бере участь у процесі? Якщо графік щільний — скорочуйте список максимально.
Можна встановити пороговий бал для потрапляння у шортлист. Наприклад, якщо максимум — 25 балів, до шортлисту потрапляють ті, хто набрав 23+.
Але якість — пріоритет. Якщо у вас 13 достойних кандидатів, а ви хотіли 10 — не відмовляйтесь від сильних людей лише заради цифри.
5. Переглядайте резюме та супровідні листи якомога раніше
Не відкладайте перегляд анкет до останнього дня. Виділіть хоча б пів години щодня — це допоможе уникнути перевантаження і не втратити увагу. Сотні резюме в останній день — це гарантована втома, пропущені деталі й помилки в оцінці.
Замість цього переглядайте листи по мірі надходження і одразу фільтруйте за грубими помилками: орфографія, відсутність індивідуального підходу, шаблонні тексти — все це може свідчити про несерйозне ставлення.
6. Використовуйте телефонні або відео-скринінги
Якщо залишилося більше кандидатів, ніж потрібно, а відсіяти когось важко — зробіть короткий телефонний або відео-скринінг. Це поширена практика й частина сучасного рекрутингу.
Для кандидатів це теж добрий знак — якщо їх запросили на дзвінок, значить вони пройшли попередній етап. А вам це допоможе швидше зрозуміти, хто вартий повного інтерв’ю.
7. Враховуйте культурну відповідність
Ще на етапі шортлисту варто оцінювати, наскільки кандидат вписується у вашу корпоративну культуру. Це можна з’ясувати через коротку розмову телефоном чи відео.
Чи збігаються його цінності з вашими? Чи комфортно йому буде працювати в такому середовищі? Шукайте тих, хто впишеться не лише за навичками, а й ментально — це суттєво зекономить час у майбутньому.
8. Перевіряйте факти й шукайте невідповідності
Не ігноруйте рекомендації. Якщо кандидат вказав контакти — зверніться. Замість запитань типу «Чи хороший це працівник?» ставте уточнювальні: «Яку роль виконував у проєкті?», «Який був результат?»
Якщо кандидат пишається певним досягненням — перевірте. Особливо це стосується цифр, проєктів, нагород.
Ми не закликаємо до параної, але якщо щось викликає сумніви — не ігноруйте. Трошки «погуглити» або уточнити факт — цілком нормально й іноді рятує ситуацію.
9. Додайте тестове завдання ще на етапі заявки
Оцінювання навичок зазвичай відбувається пізніше, але в разі великої кількості заяв краще винести його на початок. Особливо якщо вакансія потребує конкретних хард-скілів.
Можна додати коротке тестове завдання або мінікейс під час подачі заявки чи одразу після — це дозволить швидко оцінити практичний рівень кандидата.
10. Повідомте кандидатів про результати
Після формування шортлисту — не зволікайте з комунікацією. Успішним кандидатам напишіть лист із привітанням та інформацією про наступні кроки (дзвінок, тест, інтерв’ю тощо).
Так само важливо повідомити тих, хто не пройшов. Ігнорування — найбільше розчарування для кандидатів. Тому, щойно ви визначилися — надсилайте відмову. Це ознака поваги й професіоналізму.
Ефективний шортлистинг — це ключ до швидкого та якісного найму. Щоб не втрачати сильних кандидатів і зекономити ресурси, варто чітко визначити критерії відбору, використовувати систему балів, автоматизувати процес через ATS, оцінювати культурну відповідність та перевіряти факти. Завчасне тестування та прозора комунікація з кандидатами — завершальні, але не менш важливі кроки. Системний підхід до шортлистингу допоможе знайти найкращих фахівців і зробити рекрутинг ефективнішим.
А щоб усі ваші враження, нотатки та обговорення кандидатів були доступні всім членам команди, користуйтеся PersiaHR — тут вся інформація зберігається в картці кандидата. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
