Як відмовити кандидату і залишити при цьому приємне враження

На кожну вакансію рекрутер отримує десятки, якщо не сотні відгуків. І все ж пропозиція буде зроблена одному — тому самому, «вашому» — кандидату. Іншим, звичайно, доведеться відмовити. Але як зробити так, щоб пошукачі не просто дізналися про ваше рішення, а залишилися з позитивним враженням від вас і вашої компанії? Про це ми поговоримо в нашій статті.

Трохи статистики

На початку давайте розберемося, через що рекрутерам доводиться відмовляти претендентам. За даними нашої системи, найчастіше причиною відмови стає те, що кандидат не відповідає вимогам вакансії — 45% резюме доводиться відкидати саме через це. На жаль, це свідчить про те, що багато претендентів неуважно читають вакансії або вирішують відгукнутися «на авось» — раптом їм пощастить, і резюме буде схвалено, незважаючи на невідповідність (погодьтеся, такі випадки адже бувають).

Трохи більше 35% кандидатів відмовляються самі — комусь не підходять запропоновані умови і зарплата, когось не влаштовують майбутні обов’язки, а деякі, можливо, взагалі передумали шукати нову роботу. Все-таки не варто забувати, що здобувач і рекрутер знаходяться в однаковому становищі — обидва шукають пропозицію, що максимально їх задовольнить, тому кожен має право відмовитися від того, що їх не влаштовує.

Майже в 9% випадків доводиться відмовляти кандидатам, бо він не сподобався клієнту. Кандидат міг здатися вам цілком гідною кандидатурою, але у клієнта є своє бачення потрібного співробітника, і, як ми бачимо, невелика частина відмов відбувається саме з цієї причини. Також 6% кандидатів відпадає після співбесід. Це говорить про те, що більшість претендентів не доходять до етапу інтерв’ю, і їм відмовляють після розгляду резюме.
Також причинами відмови служать невиконане тестове завдання (1,48%) або прийняття контроффера (1.62%). Цікаво, що 1% відмов відбувається через те, що кандидат не прийшов на співбесіду. Це свідчить про те, що велика частина претендентів відповідально ставляться до пошуку роботи, але все ж випадки «прогулів» не поодинокі.

Відмова або початок продуктивних відносин?

Коли справа доходить до відмови кандидатам, то використання шаблону листа-відмови в ATS, безумовно, стає найбільш зручним способом. Натискаєте потрібну кнопку і вуаля — вибрані претенденти відхилені. Але саме ці стандартизовані листи можуть певною мірою нашкодити вашому бренду роботодавця. Задумайтеся про це з точки зору здобувача: багато хто витрачає багато часу і зусиль на створення ідеального резюме та супровідного листа, тому і у відповідь хоче отримати розгорнуту і продуману відповідь.

Подумайте про кандидатів як про своїх клієнтів. Якщо їм не подобається надана послуга (у вашому випадку — взаємодія рекрутера з претендентами), то вони цілком можуть активно висловлювати свою негативну думку про вашу компанію, а це однозначно може вплинути на ваш бренд роботодавця.

Що ж робити?

Головне, що вам потрібно зробити — це проаналізувати і переписати листи з відмовами. Якщо їх написати правильно, то вони зможуть дати вам можливість побудувати більш позитивні відносини з кандидатами.

Пропонуємо вам три простих у використанні тактики листування, які можуть змінити ваші відносини з претендентами.

1. Вкажіть причину відмови хоча б коротко
Основні причини відмови ми розглянули вище. Чому б не повідомити їх в листі з відмовою? Будьте чесні щодо того, чому кандидат не був обраний, і вкажіть відповідні дані — наприклад, число отриманих вами заявок або явна невідповідність тим чи іншим вимогам.

Вам не потрібно складати окремий лист для кожного претендента. Ви можете зі своєю командою рекрутерів скласти список причин, за якими найчастіше доводиться відхиляти кандидатів. Створіть шаблон для кожної з цих причин. Дайте здобувачеві зрозуміти, що з-за великої кількості резюме ви не можете відповідати кожному персонально. Потім вкажіть причину відмови — здобувач оцінить вашу чесність.

2. Розкажіть про вакансії, які незабаром можуть відкритися
Ви, як рекрутер, знаєте, які відділи незабаром можуть відкрити вакансії — скористайтеся можливістю зібрати базу кандидатів прямо зараз. Якщо вони дійсно можуть підійти, чому б не запропонувати відкинутим претендентам іншу позицію?

Якщо вам дійсно здається, що конкретний претендент відмінно підійде до іншої відкритої вакансії, дайте знати людині про це в листі з відмовою. Для цього випадку можете навіть зробити шаблон:

• створіть список відділів, які будуть шукати співробітників найближчим часом;
• в листі з відмовою повідомте: «Не дивлячись на те, що в даний момент ви нам не підходите, незабаром ми будемо шукати співробітників для відділів 1, 2 і 3, і сподіваємося, що ви запропонуєте свою кандидатуру на ці вакансії»;
• виберіть тих, кого ви хотіли б бачити в числі кандидатів, і відправте їм листи.

Ті претенденти, які дійсно хочуть працювати у вашій компанії, оцінять такий крок і погодяться спробувати іншу вакансію. А ви, як рекрутер, заощадите масу часу, напрацювавши базу кандидатів для вакансії заздалегідь.

3. Поясніть, що потрібно виправити в резюме, щоб зробити його краще
Для багатьох претендентів — особливо для топових позицій — процес пошуку роботи може бути дуже напруженим. Передзвонити кандидату можуть лише через кілька місяців (а в деяких сферах на те, щоб зробити успішний крок в кар’єрі, можуть піти роки).

Якщо ви хочете, щоб кандидат в майбутньому ще раз подав заявку на вакансію, допоможіть йому:

• напишіть короткий посібник про те, як можна влаштуватися на роботу у вашій компанії, і поділіться підказками і хитрощами;
• крім цього складіть список найпоширеніших помилок і причин, через які відмовляють кандидатам.

Допомагайте, заохочуйте і орієнтуйтеся на майбутнє. Якщо здобувач знайшов час, щоб звернутися до вашої компанії — допоможіть йому усунути помилки.

Висновок

Завдяки цим незначним покращенням ви зможете перетворити свої листи з відмовами з сухих і, можливо, різких в доброзичливе, позитивне і корисне листування. І ці зміни ви можете зробити, навіть якщо у вас обмаль часу: досить внести потрібні шаблони в свою ATS або відредагувати старі листи з відмовами. Дізнатися про те, як це можна зробити у PersiaHR, можна під час онлайн-демострації системи, яку проводить наш менеджер.