Як спростити спілкування з кандидатом: 10 шаблонів листів для рекрутерів
Якісна та послідовна комунікація є основою успішної взаємодії з кандидатами. Відповідно до одного з проведених нами досліджень, найбільше претендентів дратує відсутність зворотного зв’язку від роботодавця. Використання шаблонів листів в процесі підбору персоналу дозволяє легко підтримувати контакт з кандидатами, при цьому, додавши ці шаблони в свою систему для автоматизації рекрутингу (ATS), ви зможете значно заощадити час на листуванні.
Додавати та редагувати шаблони в системі PersiaHR ви можете на сторінці «Шаблони листів».
У нашій попередній статті ми розповіли про основні правила для «холодних» листів кандидатам. Але процес рекрутингу, крім першого контакту з претендентом, вимагає набагато більше зусиль для результативного спілкування. Тому ми зібрали для вас 10 шаблонів листів, які зможуть полегшити для вас процес найму.
- Лист для першого контакту з кандидатом
- Лист для рекомендованого кандидата
- Follow up для вхідної заявки на вакансію
- Лист для співбесіди
- Лист з відмовою
- Лист-запит на приклади робіт/портфоліо
- Лист з тестовим завданням
- Лист з пропозицією про роботу
- Onboarding-лист
- Лист про нового співробітника
1. Лист для першого контакту з кандидатом
Як ми вже говорили в нашому попередньому матеріалі, коли ви вперше звертаєтеся до потенційних кандидатів, ваш лист має бути чітким, зрозумілим, він повинен чіпляти увагу. Ваша основна мета при відправці такого листа — виділитися та перейти до справи.
Перший контакт, лист#1
Чому це важливо: надійний, переконливий шаблон листа для виклику інтересу важливий для поповнення пулу кандидатів.
Коли відправляти: відправляйте лист людині, яку ви хотіли б бачити в якості кандидата, але тільки після того, як ви її ретельно вивчили. Перегляньте її сторінки в соціальних мережах і професійні профілі. Зверніть увагу на особисті дані, які ви можете вказати в своєму листі. Персоналізація є ключем до того, щоб спонукати людину подати заявку на вашу вакансію.
Що писати: оскільки у вас (поки) не було взаємодії з цим кандидатом, не варто очікувати, що він прочитає від вас довгий лист. Зробіть своє повідомлення коротким і по суті, використовуючи тільки найважливішу інформацію:
- як ви знайшли кандидата;
- назва посади, на яку ви хочете, щоб він подав заявку. Повідомте, в чому полягає робота, в перших двох реченнях;
- чому ви вважаєте, що кандидат підходить;
- що кандидату робити далі — якщо ви хочете призначити телефонну співбесіда, запропонуйте кілька дат на вибір.
Шаблон листа #1 для першого контакту
Тема: Вакансія [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [ВАША КОМПАНІЯ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Я знайшов ваш профіль на [ДЕ/ЯК ВИ ЙОГО ЗНАЙШЛИ] і хотів поговорити про відмінну можливість.
Я працюю в [НАЗВА КОМПАНІЇ], і ми шукаємо співробітника [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Я думаю, що ваш досвід роботи в [СФЕРА/НАВИЧКА] відмінно підходить для цієї позиції.
Якщо вам цікаво дізнатися більше, я буду радий поспілкуватися. Чи будете ви доступні для телефонного дзвінка [ДАТА/ЧАС]?
З нетерпінням чекаю відповіді від вас найближчим часом.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я],
[ВАШ ПІДПИС]
Перший контакт, лист #2
Чому це важливо: використання вашої напрацьованої бази і звернення до минулих кандидатів скорочує час, який ви витрачаєте на пошук нових контактів, що допомагає знизити вартість найму.
Коли відправляти: зверніться до кандидатів на минулі вакансії, які не отримували від вас пропозицію або відмовилися самі. Оцініть їх кваліфікацію і soft skills, щоб переконатися, що вони підходять, перш ніж ви попросите їх повторно подати заявку в вашу компанію.
Що писати: у вас вже була взаємодія з кандидатом, тому персоналізуйте якомога більше. Це покаже, що ви розглядаєте його як потенційного співробітника. Включіть до свого листа наступне:
- вакансію, на яку кандидат раніше претендував: нагадайте, звідки ви знаєте один одного, і що ви відзначили його як відмінного кандидата;
- чому він не отримав роботу минулого разу;
- чому кандидат краще підходить для нової вакансії;
- опис посади;
- що кандидату робити далі — чітко опишіть всі наступні кроки, будь то офіційна телефонна співбесіда або неофіційна зустріч, і вкажіть відповідну дату і час.
Шаблон листа#2 для першого контакту
Тема: Нова вакансія в [ВАША КОМПАНІЯ] — [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Радий знову з вами зв’язатися. Я знаю, що ви подавали заявку на нашу [попередня вакансія] ще в [МІСЯЦЬ або РІК], і хоча тоді ми зробили вибір не на вашу користь, вашу кандидатуру ми не залишали без уваги.
[НАЗВА ВАКАНСІЇ] щойно відкрилася в [ВАША КОМПАНІЯ], і, з огляду на ваші [НАВИЧКИ/ЗАСЛУГИ КАНДИДАТА], я думаю, ви відмінно підійдете.
Я хотів би знову поспілкуватися з вами, обговорити вакансію та дізнатися про те, чим ви займалися з моменту нашої останньої розмови. Чи будете ви доступні для невеликого телефонного дзвінка [ДАТА / ЧАС]?
З нетерпінням чекаю відповіді від вас найближчим часом.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
2. Лист для рекомендованого кандидата
Успішна реферальная програма може значно скоротити час закриття вакансій і поліпшити якість найму — два важливих показника рекрутингу. Заохочуйте своїх співробітників за їх рекомендації, а також частіше спілкуйтеся з рекомендованими кандидатами.
Чому це важливо: використання реферального програми рекрутингу може значно розширити кадровий резерв компанії. Крім того, ваші співробітники, ймовірно, знають дійсно потрібних людей, які можуть стати вашими кандидатами.
Коли відправляти: на етапі пошуку кандидатів звертайтеся до рекомендованих особам після того, як ви проведете попередню перевірку їх кваліфікації.
Що писати: ставтеся до реферальних листів так само, як і до листів з першими контактами — ваше повідомлення повинно бути коротким і включати тільки найважливішу інформацію. Однак, оскільки у вас є загальний контакт, зробіть лист більш особистим, вказавши наступне:
- ім’я контакту — вкажіть, хто рекомендував кандидата (можна прямо в рядку теми, щоб відразу зацікавити одержувача);
- звідки ви знаєте контактну особу — позначте свій зв’язок з ним, щоб кандидат міг вам довіряти;
- що ви знаєте про кандидата — поясніть, чому його рекомендували, що про нього говорилося і чому він підходить для вакансії.
Шаблон листа для рекомендованого кандидата
Тема: [НАЗВА ВАКАНСІЇ] — Вас рекомендував [ІМ’Я КОНТАКТУ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
[ІМ’Я КОНТАКТУ] надав мені вашу адресу електронної пошти — ми [ЗВІДКИ ВИ ЗНАЄТЕ КОНТАКТНу ОСОБу]. Він дуже високо відгукується про вас і ваш [ДОСВІД].
Я працюю в [НАЗВА КОМПАНІЇ], і ми шукаємо [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. [КОНТАКТНЕ ІМ’Я] порекомендував вас на цю роботу, і я думаю, ви відмінно підійдете.
Я хотів би дізнатися про вас більше і розповісти про вакансію. Ви вільні для невеликого телефонної співбесіди [ДАТА/ЧАС]?
З нетерпінням чекаю зворотного зв’язку.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
3. Follow up для вхідного відгуку на вакансію
Надішліть кандидату листа, щоб підтвердити отримання його відгуку та проінформувати про наступні кроки, незалежно від того, чи підійде людина для вакансії.
Чому це важливо: для отримання позитивного результату спілкування з кандидатами необхідно регулярно інформувати кандидатів щодо статусу їх відгуку. Почніть попередню розмова з потенційним співробітником, повідомивши йому, що ви отримали його резюме, і будете тримати його в курсі в міру розвитку процесу.
Коли відправляти: відправляйте кандидату листа відразу або незабаром після отримання відгуку. Ваша ATS може автоматизувати цей процес.
Що писати: автоматичне письмо гарантує кандидатам, що їх відгук був правильно поданий. Ви також можете вручну відправити листа окремим кандидатам. Включіть до свого листа наступне:
- підтвердіть, що ви отримали резюме;
- подякуйте за інтерес — покажіть, що ви цінуєте час кандидата та увагу до вашої компанії;
- що робити далі — проінформуйте кандидата про процес перевірки резюме, і що ви будете тримати його в курсі. За бажанням: вкажіть дату, до якої він може очікувати відповіді;
- що кандидат може зробити, поки чекає результату — порекомендуйте ознайомитися з вашими сторінками в соціальних мережах, веб-сайтом або блогом.
Шаблон follow up листа для вхідного відгуку
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ] — Ми отримали ваше резюме
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Дякуємо вам за інтерес до [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Ми отримали ваш відгук на вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ] і уважно розглянемо вашу інформацію.
Ми зв’яжемося з вами, щоб повідомити вам про статус вашого відгуку до [ДАТА].
А поки відвідайте [ПОСИЛАННЯ НА ВІДПОВІДНУ СТОРІНКУ], щоб дізнатися більше про нашу компанію.
З повагою,
Команда з підбору персоналу [НАЗВА КОМПАНІЇ]
[ЛОГОТИП КОМПАНІЇ]
4. Лист для співбесіди
Процес співбесіди складається з декількох етапів, і кандидати повинні розуміти своє положення на кожному етапі. Використовуйте наступні шаблони, щоб забезпечити якісне та послідовне спілкування з потенційними співробітниками.
Лист-запрошення на співбесіду
Чому це важливо: крім планування деталей співбесіди, лист із запрошенням є важливим кроком у підтримці інтересу кандидата.
Коли відправляти: відправляйте лист із запрошенням на співбесіду кандидатам, які вам дуже цікаві та про яких хочете дізнатися більше. В ідеалі ви можете повідомити кандидата як мінімум за кілька днів, в залежності від того, чи буде співбесіда проводитися по телефону або особисто.
Що писати:
- вакансія, для якої проводиться співбесіда — кандидати іноді подають заявки на кілька відкритих вакансій в компанії;
- чому кандидат вам цікавий — дайте кандидату зрозуміти, що він вам подобається і ви хочете дізнатися більше;
- формат співбесіди — вкажіть, чи буде це співбесіда по телефону, відео або особисто;
- хто проводить співбесіду — з ким кандидат буде розмовляти, роль цього співробітника в процесі співбесіди та/або в компанії;
- терміни співбесіди — вкажіть приблизну тривалість співбесіди (це допоможе кандидату планувати свій час);
- коли буде проходити співбесіда — вкажіть дату і час або запропонуйте діапазон дат, з яких кандидат може вибрати.
Шаблон листа-запрошення на співбесіду
Тема: Співбесіда в [НАЗВА КОМПАНІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Дякуємо, що подали заявку на вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Ми розглянули ваше резюме і будемо раді продовжити спілкування з вами.
Ми хотіли б запланувати [ФОРМАТ співбесіди] з [ІНТЕРВ’ЮЕР], [ПОСАДА ІНТЕРВ’ЮЕРА] в [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Співбесіда триватиме приблизно [ТРИВАЛІСТЬ].
Чи будете вам зручно в [ДЕНЬ, ДАТА] о [ЧАС]?
Ви можете відповісти прямо на цей лист і дати мені знати, чи вільні ви в цей час.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
Лист-підтвердження співбесіди
Після того, як ви запланували співбесіду, надішліть кандидату листа з підтвердженням, де вкажіть час, місце та інші деталі.
Чому це важливо: лист з підтвердженням гарантує, що дата і час були вказані правильно. Це особливо важливо для працюючих в даний час кандидатів, у яких робочі обов’язки можуть зашкодити зустрічі.
Коли відправляти: відправляйте кандидату повідомлення з підтвердженням, як тільки ви погодите дату і час всередині компанії, а також зарезервуєте будь-які необхідні матеріали, такі як конференц-зал або телефонна лінія.
Що писати: зробіть лист з підтвердженням співбесіди простим і зрозумілим, вказавши наступну інформацію:
- деталі інтерв’ю — вкажіть дату і час;
- інформація про зустріч — вкажіть посилання на призначену подія по відеозв’язку, код доступу або адресу офісу, якщо співбесіда буде проводитися особисто;
- план співбесіди — якщо є конкретні питання, які ви хочете освітити, і кандидат повинен підготуватися, повідомте йому про це заздалегідь;
- дрес-код — при особистій співбесіді дайте кандидату знати, що йому слід надіти, якщо у вашій компанії прийнятий певний стиль одягу;
- подія в календарі — надішліть кандидату запрошення на захід, який він може додати в свій календар.
Шаблон листа-підтвердження співбесіди
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ]: [ФОРМАТ співбесіди] Підтвердження співбесіди
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Ми підтвердили вашу [ФОРМАТ співбесіди] співбесіду з [ИНТЕРВЬЮЕР] [ДЕНЬ, ДАТА] в [ЧАС].
Щоб ви розуміли, чого очікувати, ось короткий план співбесіди:
[ПЛАН співбесіди]
Під час співбесіди ми хочемо поговорити про ваш досвід в [СФЕРА].
Чекаємо зустрічі з вами найближчим часом! Ви можете знайти ці деталі інтерв’ю в запрошенні на захід в календарі. Якщо у вас є будь-які питання, звертайтеся до нас.
ДЛЯ ТЕЛЕФОННИХ/ВІДЕО ІНТЕРВ`Ю
Ось [НОМЕР ТЕЛЕФОНУ/ПОСИЛАННЯ ДЛЯ ЗУСТРІЧІ]. Щоб увійти в конференц-зал, використовуйте цей код: [КОД ДОСТУПУ].
ДЛЯ ОСОБИСТИХ ІНТЕРВ`Ю
Адреса нашого офісу [АДРЕСА]. Зверніть увагу, що у нас прийнятий офісний дрес-код, але, будь ласка, надягайте те, в чому вам буде комфортно.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
Нагадування про співбесіду
Шаблони листів з нагадуваннями про співбесіду легко можна автоматизувати, і вони можуть справити великий вплив на враження про вас як роботодавця.
Чому це важливо: нагадування кандидату про майбутню співбесіду — одна з дрібних деталей, яка створює позитивний бренд роботодавця.
Коли відправляти: відправляйте кандидату електронного листа з нагадуванням напередодні або вранці до співбесіди. При відправці дотримуйтеся робочого часу, інакше одержувач може його не помітити.
Що писати: тут не потрібно ускладнювати — вкажіть ту ж інформацію, що і в листі з підтвердженням співбесіди. Форматуйте повідомлення, щоб виділити найбільш важливу інформацію.
Шаблон листи-нагадування про співбесіду
Тема: Нагадування: Співбесіда в [НАЗВА КОМПАНІЇ] [ДАТА, ЧАС]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Нагадуємо вам про майбутню співбесіду на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Коли: Ваше інтерв’ю відбудеться [ДЕНЬ, ДАТА] в [ЧАС ПОЧАТКУ — ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ]
Де: [НОМЕР ТЕЛЕФОНУ/ПОСИЛАННЯ ДЛЯ ЗУСТРІЧІ/АДРЕСА]
Хто: ви будете розмовляти з [ІНТЕРВ’ЮЕР, НАЗВА ПОСАДИ]
Будьте готові обговорити: [ВАШІ РЕКОМЕНДАЦІЇ]Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
Follow up лист після співбесіди
Якщо ви поспілкувалися з дійсно відмінним кандидатом, не відкладайте зворотний зв’язок після співбесіди.
Чому це важливо: кращі кандидати, ймовірно, проходять співбесіду в декількох компаніях. Покажіть свій інтерес і зацікавте залишатися в курсі справ вашої команди після співбесіди.
Коли відправляти: надішліть листа незабаром після співбесіди або наступного дня.
Що писати: кінцева мета такого follow up листа — утримати кандидата у вашій компанії і зацікавити його вакансією. Включіть до свого листа наступне:
- що вас вразило під час співбесіди;
- чому кандидат підходить — об’єднайте те, що справило на вас враження, з тим, як це стане в нагоді кандидату в рамках вакансії;
- чого кандидат може очікувати від вас — повідомте, що скоро зв’яжетеся з ним, і, якщо можливо, вкажіть конкретні терміни.
Шаблон follow up листа після співбесіди
Тема: Враження про співбесіду в [НАЗВА КОМПАНІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Дякуємо, що знайшли час [СЬОГОДНІ/ ВЧОРА] поговорити з нашою командою про вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ].
[ИНТЕРВ’ЮЕР] був дуже вражений вашим [ДОСВІД]. Ми впевнені, що ви добре підходите для цієї ролі і будете сильним доповненням до нашої зростаючої команді в [НАЗВА КОМПАНІЇ].
На цьому тижні ми завершуємо співбесіди, і ви можете очікувати відповіді від нас в [ЧАСОВІ РАМКИ].
Ще раз дякуємо за ваш час. Було приємно познайомитися з вами ближче!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
5. Лист з відмовою
В одній з наших статей ми докладно розповідали про те, як відмовити кандидату, не зіпсувавши при цьому враження про себе.
Чому це важливо: відсутність новин — це погані новини, коли справа стосується співбесід. Повідомляючи кандидатам, що вони більше не розглядаються на вашу вакансію, ви поважаєте їх час і залишаєте позитивне враження про спілкування з вами.
Коли відправляти: якщо ви відправляли follow up лист після співбесіди, дотримуйтеся встановленого для себе графіка і відправте лист з відмовою раніше встановленого терміну.
Що писати: чітко обґрунтуйте своє рішення, але будьте лояльні в формулюваннях. Оскільки це дуже важливий етап процесу найму, ви можете вибрати більш формальний тон, навіть якщо він не відповідає вашому бренду. При відхиленні кандидатури включіть до свого листа наступне:
- подякуйте кандидата за відгук — ще раз позначте, що ви цінуєте їх час, увагу та інтерес до вашої компанії;
- ваше рішення — чітко заявіть, що ви більше не будете розглядати кандидата на цю вакансію;
- конструктивна критика — коротко поясніть, чому ви зробили такий вибір;
- майбутні можливості — дайте знати, що ви збережете резюме кандидата і зв’яжетеся з ним, якщо з’явиться більше відповідна вакансія;
- заохотьте кандидата залишатися на зв’язку і повторно подавати резюме;
- ще одна подяка — покажіть, що ви дійсно цінуєте кандидата і час, який він приділив цьому процесу.
Шаблон листа з відмовою кандидату
Тема: Ваша заявка на [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Дякуємо, що подали резюме на нашу вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ] і розповіли нашій команді про свій досвід. Дякуємо вам за інтерес до [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Нам пощастило, що у нас була сильні кандидати, і ми, нажаль, повідомляємо вам, що ми вирішили вибрати більш досвідченого кандидата на цю роль. [КОНСТРУКТИВНА КРИТИКА].
Ми збережемо ваше резюме в базі і зв’яжемося з вами, якщо зрозуміємо, що ви підходите для інших вакансій, які будуть відкриті в подальшому.
Ми сподіваємося, що ви надалі будете залишатися з нами на [ПОСИЛАННЯ НА СОЦІАЛЬНІ МЕРЕЖІ] і будете стежити за нашим кар’єрним сайтом [ПОСИЛАННЯ НА КАР’ЄРНИЙ САЙТ] в пошуках майбутніх вакансій, які можуть бути більш придатними для вас.
Ми щиро цінуємо ваш час і увагу до [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Всього найкращого,
Команда [НАЗВА КОМПАНІЇ]
[ЛОГОТИП КОМПАНІЇ]
6. Лист-запит на приклади робіт/портфоліо
Якщо ви хочете побачити більше робіт кандидата, чітко опишіть, що ви просите.
Чому це важливо: якщо у вас є певні обмеження по файлам, терміни або вимоги до портфоліо, шаблон допоможе спростити комунікацію з кандидатом.
Коли відправляти: відправляйте запит на приклади робіт з достатнім запасом часу, щоб кандидат зібрав своє портфоліо і відформатував його відповідно до запиту.
Що писати: це досить простий електронний лист в процесі підбору, тому зробіть ставку на чіткість і лаконічність свого питання. Включіть наступне:
- що вам потрібно — вкажіть тип прикладів робіт, який вам потрібен (наприклад, тексти, макети сайту, графіки проектів і т.д.).
- скільки прикладів вам потрібно — запропонуйте діапазон для кандидатів, який буде прийнятний і для вас, і для виконавця;
- вимоги до формату файлів;
- деталі відправки — поясніть, як кандидату слід відправляти приклади своїх робіт — електронною поштою або за захищеним посиланням. Додайте всю необхідну інформацію для доступу;
- крайній термін виконання;
- навіщо вам потрібні приклади робіт — коротко поясніть ваш запит і те, як це буде враховуватися в процесі прийняття рішень.
Шаблон запиту на приклади робіт
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ]: приклади робіт для вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Ще раз дякуємо вам за заявку на вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Ми розглядаємо ваше резюме і хотіли б побачити приклади робіт, щоб краще оцінити ваші здібності [ВІДПОВІДНІ НАВИЧКИ].
Будь ласка, дайте відповідь на цей лист, вказавши [КІЛЬКІСТЬ] прикладів вашої [РОБОТИ] до [КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН]. Всі файли повинні бути представлені в форматі [ФОРМАТ ФАЙЛІВ].
Якщо у вас є якісь питання, будь ласка, дайте мені знати.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
7. Лист з тестовим завданням
Якщо ви хочете, щоб кандидат пройшов тестове завдання поза офісом, надайте йому докладні інструкції про те, як це зробити.
Чому це важливо: тестові завдання зазвичай сильно впливають на процес прийняття рішень. В результаті важливо, щоб всі потенційні кандидати отримували одні й ті ж чіткі вказівки. Створення шаблону листа допомагає стандартизувати інформацію і справедливо оцінити результати.
Коли відправляти: переконайтеся, що лист з тестовим завданням відправлено задовго до крайнього терміну, щоб у кандидата була достатня кількість часу для виконання.
Що писати: як і в листі із запитом на приклади робіт, дайте чіткі інструкції для виконання завдання разом з встановленим терміном. Надайте наступну інформацію:
- що оцінює тестове завдання;
- інструкції з виконання — надайте матеріали для виконання або посилання для доступу до потрібної інформації;
- крайній термін виконання.
Шаблон листа з тестовим завданням
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ]: Тестове завдання для вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
В рамках вашої заявки на вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ] ми просимо вас пройти наступне тестове завдання [НАЗВА ЗАВДАННЯ].
Кожен кандидат на цьому етапі повинен пройти перевірку для розгляду на посаду. Результати використовуються для оцінки здібностей [НАВИЧКИ].
Ви можете отримати доступ до завдання за цим посиланням: [ПОСИЛАННЯ]
Будь ласка, завершіть завдання не пізніше [ДЕНЬ, ДАТА] о [ЧАС].
Якщо у вас виникнуть питання або проблеми з виконанням завдання з будь-якої причини, відразу ж повідомте мені про це.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
8. Лист з пропозицією про роботу
Коли ви готові зробити пропозицію найкращому кандидату, вона повинна бути ідеальною. Переконайтеся, що ви нічого не забули, підготувавши окремий шаблон листа з пропозицією про роботу.
Чому це важливо: як фахівець з підбору персоналу, ви знаєте, що хороші кандидати знаходять роботу досить швидко. Ваша пропозиція про роботу має бути не тільки переконливою, вона також має бути остаточним аргументом на користь згоди.
Коли відправляти: відправляйте лист з пропозицією, як тільки ви знайдете потрібну людину. Якщо ви зробили усну пропозицію по телефону, незабаром після цього відправте офіційний лист з пропозицією електронною поштою.
Що писати: ваш лист з пропозицією повинно чітко резюмувати всі важливі деталі про роботу, включаючи додаткові компенсації і т.п. Переконайтеся, що ваша пропозиція про роботу містить наступне:
- вашу небайдужість — скажіть кандидату, що ви хочете, щоб саме він став частиною команди;
- відомості про вакансію — вкажіть назву посади, відділ та години роботи;
- розмір заробітної плати;
- додаткові переваги — вкажіть медичні, страхові, фінансові та відпускні «плюшки», які включає ця робота;
- дата закінчення терміну дії пропозиції — повідомте кандидату, коли йому потрібно дати остаточну відповідь: чи плануєте ви скасувати свою пропозицію через певний час або просто хочете отримати відповідь якомога швидше.
Шаблон листа з пропозицією про роботу
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ]: Лист з пропозицією [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я]!
Із задоволенням пропонуємо вам посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ]!
Наша команда була надзвичайно вражена вами під час співбесіди, і ми дуже раді, що ви приєднаєтеся до компанії. Ми впевнені, що ваші навички і досвід стануть відмінним доповненням до команди [ВІДДІЛ КОМПАНІЇ].
Будь ласка, уважно ознайомтеся з наступними деталями пропозиції.
Посада
Посада передбачає [ПОВНА/НЕПОВНА/ТИМЧАСОВА] зайнятість в якості [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ]. На цій посаді ви будете підпорядковуватися [БЕЗПОСЕРЕДНІЙ КЕРІВНИК] в [ВІДДІЛ].
Дана посада передбачає зайнятість у [ГОДИН НА ДЕНЬ/ТИЖДЕНЬ]. Ваш робочий час буде [ЧАС ПОЧАТКУ — ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ].
Ваш перший робочий день буде [ДЕНЬ МІСЯЦЯ, РІК].
Оплата
[НАЗВА КОМПАНІЇ] готова виплачувати вам [ДОЛАРІВ] за [ЧАС/ТИЖДЕНЬ/РІК/І Т.Д.].
Переваги
Займаючи посаду і будучи співробітником [НАЗВА КОМПАНІЇ], ви отримаєте наступні переваги: [перерахувати ПЕРЕВАГИ]
На додаток до цих переваг [НАЗВА КОМПАНІЇ] також пропонує своїм співробітникам [СПИСОК ПРОПОЗИЦІЙ].
Просимо вас розглянути нашу пропозицію і дати нам свою відповідь до [ДАТА].
Ми з нетерпінням чекаємо можливості прийняти вас в команду [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Якщо у вас є будь-які питання щодо пропозиції, зв’яжіться зі мною безпосередньо по [НОМЕР ТЕЛЕФОНУ].
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
9. Onboarding-лист
Не забувайте допомагати новим співробітникам підготуватися до їх першого робочого дня та перших декількох місяців на новій посаді.
Чому це важливо: робота з кандидатом не закінчується в перший день роботи нового співробітника, тому налаштуйте його на успіх, повідомивши, чого очікувати від вашої програми адаптації.
Коли відправляти: відправляйте інформацію за кілька днів до першого робочого дня кандидата. Це дасть йому достатньо часу, щоб підготуватися і задати уточнюючі питання, які можуть виникнути.
Що писати: вам потрібно буде створити різні шаблони листів для кожного відділу або команди. Залежно від вашої програми адаптації включіть такі відомості:
- порядок денний на перший робочий день — повідомте, в який час приїхати, з ким новий співробітник буде зустрічатися протягом дня і що буде обговорювати;
- що одягти — якщо у вашій компанії прийнятий дрес-код;
- як потрапити в будівлю і офіс — якщо співбесіда проводилося в віддаленому форматі, нагадайте їм свою адресу і повідомте про найближчі зупинки громадського транспорту;
- ідентифікаційні дані або документи, які необхідно принести;
- короткий виклад вашої програми адаптації — коротко поясніть, як і протягом якого періоду часу буде відбуватися адаптація нового співробітника.
Шаблон onboarding листа
Тема: [НАЗВА КОМПАНІЇ]: інформація про ваш перший день
Доброго, [ІМ’Я]!
З нетерпінням чекаємо вашого першого дня в [НАЗВА КОМПАНІЇ]!
Щоб допомогти вам підготуватися, нижче буде інформація про те, чого вам варто очікувати:
Час:
Будь ласка, приходьте не пізніше [ЧАС]. Наш офіс знаходиться за адресою [АДРЕСА ОФІСУ].Порядок денний:
Додаю план на ваш перший день. Він може трохи змінитися, так як він залежить від людей, з якими ви будете зустрічатися.Документи:
Будь ласка, візьміть з собою наступні документи: [СПИСОК ДОКУМЕНТІВ]Що вдягнути:
Як ви знаєте з інтерв’ю, наш дрес-код в офісі — [ДРЕС-КОД].Ваш план адаптації:
Додаю також короткий огляд того, що буде включати ваша адаптація в наступні [ЧАСОВІ РАМКИ]. Ваш менеджер докладно розгляне його разом з вами протягом першого тижня.Якщо у вас є питання, не соромтеся запитувати.
Ласкаво просимо до команди!З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
10. Лист про нового співробітника
Повідомте вашій команді про нового співробітника і розкажіть трохи про нього. Ви також можете додати цю людину в розсилку і показати, як ви раді вітати його в команді.
Чому це важливо: завчасне повідомлення вашим співробітникам про новачка дозволяє їм познайомитися з ним ще до першого дня роботи. Це створює гостинну корпоративну культуру і залучає нових співробітників ще до того, як вони почнуть у вас працювати.
Коли відправляти: надішліть листа з оголошенням про нового співробітника за кілька днів до його виходу.
Що писати: це має бути дуже теплий та привітний лист, який дозволить співробітнику краще зрозуміти культуру вашого офісу. Попросіть свого нового співробітника поділитися кількома цікавими фактами про себе, щоб включити їх в лист. Це допоможе решті частини вашої команди дізнатися кандидата ближче.
Шаблон листа про нового співробітника
Тема: Ласкаво просимо, [ІМ’Я]!
Команда,
З великим задоволенням представляю нового члена команди [НАЗВА КОМПАНІЇ] — [ІМ’Я]!
[ІМ’Я] приєднується до нас в [ВІДДІЛ] в якості [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Він (вона) перейшов до нас з [ОПИСАТИ ПОПЕРЕДНЮ КОМПАНІЮ] з вражаючим досвідом в [НАВИЧКИ/СФЕРА].
В якості нашого [НАЗВА ВАКАНСІЇ] [ІМ’Я] буде тісно співпрацювати з [КЕРІВНИК КОМАНДИ] щодо [ПРОЕКТ/ОБОВ’ЯЗКИ].
Ще трохи про [ІМ’Я]:
[НАПИШІТЬ 3-5 ОСОБИСТИХ ДАНИХ / ЦІКАВИХ ФАКТІВ ПРО НОВОГО СПІВРОБІТНИКА]
Ми дуже раді, що він (вона) приєднався до нас. [ІМ’Я] вийде на роботу [ДАТА].
Ласкаво просимо до команди, [ІМ’Я]!
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ВАШ ПІДПИС]
Сподіваємося, ці 10 основних шаблонів листів для рекрутингу допоможуть вам знайти і утримати кращих кандидатів. А додавши ці шаблони в свій аккаунт в ATS, ви зможете значно прискорити комунікацію і спростити щоденну рутину. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR, можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
