Як скласти лист з відмовою кандидату: основні правила та шаблони
Після завершення етапу співбесід рекрутери повинні розглянути сильні сторони та навички кожного кандидата і визначити, хто перейде на наступний етап. Однак, перш ніж приступити до підбору кращих кандидатів, важливо повідомити іншим, що ви вирішили більше не розглядати їх як потенційних співробітників.
Ми вже писали в одній зі статей, як відмовити кандидату, залишивши при цьому гарне враження про себе як про роботодавця. У більшості випадків вам потрібно скласти ввічливого листа, так як зателефонувати кожному кандидату досить складно.
При складанні шаблону листа з відмовою кандидату дуже важливо ретельно підбирати слова. Хоча одержувача може розчарувати новина про те, що він не був обраний на вакансію, чесність та уважність забезпечать йому позитивне враження від вашої компанії.
Ми зібрали для вас основні моменти, які допоможуть правильно скласти листа з відмовою кандидату.
Навіщо відправляти кандидату листа з відмовою?
Відповідно до одного з наших опитувань, більше 50% кандидатів не отримують зворотного зв’язку від роботодавців після співбесід. Для кандидата, який розраховує на вашу вакансію, відсутність відповіді може створити негативне враження про процес найму у вашій компанії.
Звичайно, якщо у вас є десятки кандидатів, які подали резюме на вакансію, відправка персоналізованих повідомлень про відмову кожній людині, що не пройшла відбір, може здатися трудомістким завданням. Однак вкрай важливо не пропускати і не відкладати цей крок. Ось чому:
- Лист з відмовою показує кандидату, що ви усвідомлюєте зусилля, які він доклав для відгуку та проходження співбесіди, і допомагає обмежити будь-які негативні враження про вашу компанію.
- Лист з відмовою кандидата каже, що йому не потрібно чекати відповіді. Відповідно, він не буде більше дзвонити чи писати з питанням, як йде процес найму.
- Якщо кандидат вразив вас своїми навичками, і ви відчуваєте, що він може стати відмінним співробітником, незважаючи на те, що він не підходить для вакансії, яку ви закриваєте прямо зараз, ви можете заохотити його подати резюме на інші посади в компанії.
Створивши шаблон листа з відмовою, ви скоротите час, який ви витрачаєте на це завдання, при цьому надавши кандидатам необхідну інформацію.
Коли відправляти лист з відмовою?
Надсилайте листи з відмовою кандидатам, яких ви більше не розглядаєте на цю посаду, як тільки ви зрозумієте, що вони не підходять. Намагайтеся відправляти листи з відмовою в протягом одного тижня після співбесіди.
Що потрібно вказати в листі з відмовою?
Лист з відмовою повинен містити наступні моменти.
Подяка
Завжди дякуйте кандидата за інтерес до компанії і за час, витрачений на заповнення заявки чи співбесіду. Ваш лист має бути не тільки ввічливим, але й показувати кандидатам, що ваша компанія цінує час інших людей.
Персоналізація
Використовуйте ім’я кандидата і назву посади. Якщо можливо, включіть примітку з розмови або згадайте конкретний позитивний момент, який вам сподобався.
Зворотній зв’язок
Кандидати цінують внесок роботодавців, з якими вони проходили співбесіду. Така взаємодія дає уявлення про області, які можна поліпшити, а ще зворотний зв’язок може допомогти їм обміркувати наступні кроки в пошуку роботи. Наприклад, якщо ви відмовляєтеся від кандидата на користь когось з великим досвідом, кандидат може подати резюме на посади, які більше відповідають його кар’єрному рівню.
Запрошення подавати резюме ще раз
Якщо ви вважаєте, що кандидат добре підходить для компанії в іншій якості, повідомте йому, що ви хотіли б, щоб він подав резюме на інші посади в майбутньому. Однак, якщо ви вважаєте, що кандидат не відповідає корпоративній культурі або необхідним навичкам, немає необхідності включати це запрошення до свого повідомлення.
Шаблони листів з відмовами кандидату
Приклад листа з відмовою для підходящих кандидатів
Тема: Ваша заявка на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дуже дякуємо за ваш інтерес до посади [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Дякуємо вам за те, що ви знайшли час відвідати наш офіс та пройти співбесіду з нашою командою.
В даний час ми вирішили продовжити роботу з іншим кандидатом, у якого більше досвіду в [НАВИЧКА/СФЕРА]. Тим не менш, ми були вражені вашим досвідом і знаннями в галузі і вважаємо, що ви внесете великий внесок в нашу компанію.
У найближчі тижні ми опублікуємо кілька вакансій і сподіваємося, що ви подумаєте про повторну подачу резюме. Якщо ні, то ми бажаємо вам удачі у вашій кар’єрі.
Дякуємо!
[ВАШЕ ІМ’Я]
Приклад листа з відмовою для непідходящих кандидатів
Тема: Ваша заявка на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дуже дякуємо за ваш інтерес до посади [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Дякуємо вам за те, що ви знайшли час відвідати наш офіс і пройти співбесіду з нашою командою.
Незважаючи на те, що ми були вражені вашим набором навичок, ми вирішили продовжити роботу з іншим кандидатом, у якого більше досвіду в [НАВИЧКА/СФЕРА].
Ще раз дякуємо, ми цінуємо ваш час і бажаємо вам удачі у вашій кар’єрі.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
Приклад листа для кандидатів, які не проходять на етап співбесіди
Тема: Ваша заявка на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ].
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякуємо вам за резюме на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в компанії [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Як ви розумієте, до нас надійшла велика кількість заявок. Нажаль, повідомляю вам, що ви не були відібрані для проходження співбесіди на цю посаду.
Команда [НАЗВА КОМПАНІЇ] дякує вам за час, витрачений на подачу резюме на посаду [НАЗВА ВАКАНСІЇ]. Ми рекомендуємо вам подавати резюме на вакансії, які відкриються в нашій компанії найближчим часом.
Бажаємо вам успішного пошуку роботи. Ще раз дякуємо вам за проявлений інтерес до нашої компанії.
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
Лист з відмовою — це необов’язкова опція, але відправка такого повідомлення може гарантувати, що кандидати не залишаться в невіданні, і допоможе забезпечити збереження позитивної репутації вашої компанії. А створивши шаблон, ви можете прискорити і спростити процес повідомлення кандидатів.
Додавши ці шаблони в свій аккаунт в ATS, ви зможете значно прискорити комунікацію і спростити щоденну рутину. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR, можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
фото https://pexels.com