Посібник з аудиту процесу рекрутингу

Найцінніший ресурс та важлива конкурентна перевага компанії — це її співробітники. А щоб команда була підібрана правильно та приносила максимальну вигоду бізнесу, рекрутеру необхідно правильно побудувати процес підбору персоналу. І при побудові ефективного процесу вам не обійтися без аудиту рекрутингу.

За допомогою аудиту процесу найму ви можете оцінити рекрутинг у своїй компанії, виявити його сильні та слабкі сторони і скласти план щодо підвищення його ефективності. Ми зібрали для вас посібник, який допоможе зрозуміти принцип та переваги аудиту рекрутингу, а також ділимося покроковим планом проведення аудиту підбору персоналу.

Що таке аудит рекрутингу?

Аудит процесу рекрутингу — це систематична перевірка та оцінка процесу, системи та тактики підбору персоналу в компанії. Він дозволяє документувати і аналізувати поточний робочий процес, вимірювати ефективність найму та визначати можливості для його поліпшення.

Аудит процесу підбору персоналу краще виконувати різнобічною командою, що складається із зацікавлених сторін, які беруть участь у підборі кадрів. Це можуть бути і рекрутери, і HR-и, і менеджери, що наймають. За підсумками аналізу ви отримуєте докладну інформацію про ваш поточний процес рекрутингу та рекомендації щодо підвищення ефективності найму.

Переваги аудиту рекрутингу

Рекрутинговий аудит дає чотири основні переваги для компаній.

• Підвищення ефективності процесу підбору персоналу. Аудит процесу підбору персоналу може виявити неефективність робочого процесу рекрутингу та дати пропозиції щодо усунення недоліків. Наприклад, аудит може виявити, що команда витрачає занадто багато часу на початковий відбір резюме, не знаходячи при цьому достатньої кількості висококваліфікованих кандидатів.
• Оптимізація інвестицій у різні канали найму. Швидше за все, ви набираєте співробітників по кількох каналах: сайти пошуку роботи, соціальні мережі, офлайн-реклама і т. д. Сегментуючи свої інвестиції в підбір персоналу по цих каналах і аналізуючи рентабельність цих інвестицій  (ROI), ви можете визначити перенаправити на них більше ресурсів.
• Поліпшення досвіду кандидатів та залучення найкращих талантів. Звертаючи увагу на досвід кандидатів у процесі найму, аудит рекрутингу може призвести до більш позитивної взаємодії з шукачами. Це, в свою чергу, може покращити репутацію вашої компанії як чудового роботодавця та допомогти вам залучити більш якісних кандидатів.
• Забезпечення дотримання вимог законодавства та політики компанії. Залежно від місцезнаходження вашої компанії, процес підбору персоналу може вимагати дотримання певного законодавства. Рекрутинговий аудит допомагає переконатися, що ваша система підбору персоналу відповідає всім чинним законам та політикам компанії.

Тепер давайте розберемося, як проводити аудит рекрутингу. Ми зібрали для вас покрокову інструкцію.

1. Зберіть команду для аудиту рекрутингу

Перш ніж безпосередньо приступити до аудиту підбору персоналу, потрібно створити основну аудиторську групу. Для отримання кращих результатів ця команда має бути міжфункціональною та складатись із фахівців, які беруть участь у самому процесі підбору. Це можуть бути:

• Внутрішні рекрутери. Як основні учасники процесу підбору персоналу, рекрутери надають найбільш повну картину процесу найму, від створення оголошень про вакансії та початкового відбору до співбесід та адаптації нових співробітників.
• Менеджери, що наймають. Вони надають інформацію про бізнес і сферу в цілому. Щоб мати різні точки зору, включіть в аудиторську команду наймаючих менеджерів з різних відділів.
• Інтерв’юери. Співробітники, які проводять співбесіди з кандидатами, добре обізнані про ваш поточний процес співбесіди та можуть мати цінні пропозиції щодо його поліпшення.
• Юристи. Ці фахівці надають експертні знання в області трудового законодавства та політики компанії, щоб гарантувати, що ваш процес найму відповідає всім чинним законам.

Крім цих основних учасників, рекомендуємо також включити до своєї аудиторської групи зовнішні сторони. Вони допоможуть ширше поглянути на загальну картину та виявити можливі проблеми. Це можуть бути:

• Зовнішні рекрутери. Якщо ваша компанія використовує рекрутингові агентства або фріланс-рекрутерів для пошуку кандидатів, їх досвід також може бути важливим для проведення аудиту рекрутингу. Вони також можуть надати цінну інформацію про процеси та тактику найму в інших компаніях.
• Кандидати, які відсіялися або не прийняли оффер. Попросіть їх залишити відгук. Що вплинуло на їх рішення? Який їхній досвід кандидата, і що ви могли б покращити? Вони можуть вказати вам на недоліки у вашій взаємодії з кандидатами в процесі підбору персоналу.
• Кандидати, які були прийняті. Запитайте про їхній досвід проходження через воронку рекрутингу, від першої взаємодії: коли вони перші дізналися про вашу вакансію до подання резюме, від співбесіди до прийняття пропозиції. Вони також можуть дати вам відгук про процес адаптації нових співробітників.

2. Складіть картку вашого процесу найму

Крок за кроком пройдіться по своєму процесу рекрутингу та докладно пропишіть кожен крок. Зазвичай це можуть бути такі кроки:

• Написання тексту вакансії.
• Розміщення оголошень з вакансією.
• Первинний відбір кандидатів.
• Співбесіда.
• Оффер.
• Адаптація нового співробітника.

Для кожного кроку опишіть свої дії та системи, які ви використовуєте. Наприклад:

• Чи використовуєте ви стандартні шаблони для написання вакансій?
• Як ви вирішуєте, де розміщувати оголошення?
• За якими критеріями ви проводите початковий відбір та запрошуєте кандидатів на співбесіду?
• Як організовані співбесіди? Чи використовуєте ви будь-які шаблони питань, структуровані інтерв’ю?
• Як ви оцінюєте результати співбесіди? Чи використовуєте ви будь-які стандартні форми оцінки?
• Як ви приймаєте рішення про прийняття на роботу за результатами співбесіди?
• Як ви спілкуєтеся з кандидатами протягом всього процесу найму?
• Як відбувається процес адаптації нових співробітників?

Вимірюйте час, який ви та ваші колеги витрачають на кожен крок, і відповідний час очікування для кандидатів.

Цей внутрішній аудит процесу рекрутингу дає вам детальне уявлення про ваш робочий процес найму та допомагає вам виявити проблемні місця. Після цього ви зможете зосередити зусилля на усуненні цих проблем.

3. Проаналізуйте свої канали найму

Багато компаній використовують кілька каналів для залучення потенційних кандидатів на роботу. Наприклад:

• сайти для пошуку роботи;
• офлайн-реклама (наприклад, оголошення, журнали, рекламні щити, радіо та телебачення);
• ярмарки вакансій;
• соціальні мережі.

Щоб оптимізувати свою стратегію підбору персоналу, сегментуйте свої інвестиції в підбір персоналу по каналах. Виміряйте ефективність кожного каналу та рентабельність інвестицій. Ви можете використовувати такі метрики:

• Кількість кандидатів: вимірює ефективність каналу в охопленні людей, зацікавлених у ваших вакансіях.
• Кількість закритих вакансій: скільки працівників найнято через цей канал?
• Співвідношення загальної кількості кандидатів до найнятих: вимірює ефективність цього каналу в залученні висококваліфікованих кандидатів.
• Співвідношення числа офферів до прийнятих пропозицій. Яку частку офферів приймають кандидати, набрані через цей канал? Цей показник говорить про те, чи є цей канал ефективним.
• Середня тривалість найму: скільки часу проходить з моменту публікації оголошення про вакансію на цьому каналі до закриття вакансії?

Вимірявши ефективність кожного каналу, ви можете порівняти її зі вартістю цього каналу та розрахувати рентабельність інвестицій.

4. Попросіть зворотній зв’язок, щоб оцінити досвід кандидата

Рекрутинговий аудит не повинен обмежуватися вашим аналізом лише внутрішніх процесів. Важливо також провести аудит досвіду кандидата. Багато кандидатів діляться своїм досвідом працевлаштування зі своїм колом спілкування, на спеціальних сайтах відгуків та в соцмережах.

Позитивний досвід кандидата підвищує ймовірність того, що ваш оффер буде прийнято, покращує ваш бренд роботодавця та приваблює більше висококваліфікованих претендентів. І навпаки, негативний досвід кандидата може ускладнити вашій компанії пошук талантів.

Щоб оцінити досвід кандидатів, запитуйте у них відгуки на кожному етапі процесу найму. Якщо хтось вибуває з вашої воронки рекрутингу або відхиляє пропозицію, зв’яжіться з ним та дізнайтеся, що сприяло такому рішенню. Зосередьтеся на тих місцях, які їм не подобаються у вашому процесі найму, і запитайте, як ви можете покращити взаємодію з кандидатами.

5. Слідкуйте за процесом рекрутингу ваших конкурентів

Після того, як ви перевірили свій внутрішній процес найму та досвід кандидатів, настав час вивчити ваших конкурентів. Почніть із визначення ваших конкурентів на ринку праці (необов’язково це повинні бути бізнес-конкуренти).

Аудит підбору персоналу у конкурентів може включати в себе такі кроки:

• Перевірте кар’єрні сайти ваших конкурентів, щоб проаналізувати, як вони позиціонують себе як роботодавця.
• Вивчіть оголошення про вакансії ваших конкурентів, щоб зрозуміти, як вони спілкуються з кандидатами.
• Шукайте місця, де ваші конкуренти розміщують свої вакансії.

Після того, як у вас буде гарне уявлення про рекрутингові стратегії ваших конкурентів, ви зможете скоригувати власну тактику, щоб виділитися на ринку талантів.

Чек-ліст для аудиту підбору персоналу

Для вашої зручності ми підготували контрольний чек-ліст аудиту процесу рекрутингу:

1. Створіть міжфункціональну групу аудиту підбору персоналу, що складається з рекрутерів, наймаючих менеджерів, інтерв’юерів та юристів.
2. Проаналізуйте свій внутрішній процес найму, зосередивши увагу на:
   • Детальному описі кожного кроку
   • Шаблонах, якими ви користуєтесь
   • Коли та як здійснюються комунікації
   • Як приймаються рішення
3. Аналізуйте канали найму та вимірюйте їх ефективність.
4. Отримайте фідбек від кандидатів, щоб оцінити досвід кандидата.
5. Відстежуйте кар’єрні сайти конкурентів та місця розміщення вакансій.

За результатами рекрутингового аудиту ви зможете виявити проблемні місця в процесі підбору персоналу та усунути їх. Так ви не тільки підвищите ефективність своєї роботи, але й поліпшите свій бренд роботодавця.

фото: pexels.com