Шаблони листів для рекрутерів: ще більше готових рішень для вашої комунікації
Написання листів кандидатам може займати чимало часу, особливо якщо потрібно враховувати індивідуальний підхід та підтримувати високу якість комунікації. Щоб спростити цей процес, ми зібрали нову добірку шаблонів, які допоможуть рекрутерам швидше відповідати кандидатам та надавати зворотний зв’язок.
Раніше в нашому блозі ми вже ділилися шаблонами для різних етапів рекрутингу. У цій статті ви знайдете ще більше корисних прикладів та поради, як зробити ваші листи ефективнішими. Використовуйте готові варіанти або адаптуйте їх під свої потреби, щоб покращити комунікацію з кандидатами та заощадити час. А додавати та редагувати шаблони в системі PersiaHR ви можете на сторінці «Шаблони листів».
- Внутрішній лист до співробітників про відкриття нової вакансії
- Лист про реферальну програму
- Лист рекомендованому кандидату
- Лист менеджеру, що наймає, про оновлення в процесі найму
- Лист-відповідь на відгук про відсутність відкритих вакансій
- Лист-відмова через формальні невідповідності вимогам
- Лист для пошуку кандидата-ветерана
1. Внутрішній лист до співробітників про відкриття нової вакансії
Цей лист використовується, щоб повідомити співробітників про нову вакансію в компанії. Він дозволяє залучити внутрішніх кандидатів або отримати рекомендації від команди, що може значно прискорити процес закриття позиції.
Чому це важливо:
- Допомагає знайти ідеального кандидата серед власних співробітників.
- Заохочує команду рекомендувати знайомих, які можуть відповідати вимогам.
- Створює відкриту та прозору комунікацію щодо кар’єрних можливостей у компанії.
Коли відправляти: такий лист слід надсилати одразу після офіційного відкриття вакансії, щоб співробітники могли розглянути її або порекомендувати кандидатів до початку зовнішнього пошуку.
Що писати:
- Назву вакансії та відділ (можна вказати ім’я керівника).
- Місце роботи (офіс, віддалено або гібридний формат).
- Основні обов’язки та вимоги.
- Процес подачі заявки та крайній термін.
- Інформацію про те, чи буде вакансія доступна для зовнішніх кандидатів.
- Посилання на детальний опис вакансії (якщо воно є).
Також можна додати внутрішню політику щодо відкритих вакансій, щоб співробітники розуміли, як подати заявку або рекомендувати когось зі знайомих.
Шаблон внутрішнього листа про вакансію
Тема: Відкрита вакансія в [ВІДДІЛ]: [НАЗВА ПОСАДИ] – запрошуємо подавати заявки!
Привіт, команда!
Ми відкрили нову вакансію в [ВІДДІЛ] на позицію [НАЗВА ПОСАДИ]. Якщо ви шукаєте можливості для кар’єрного зростання або знаєте когось, хто ідеально підходить для цієї ролі, будемо раді розглянути кандидатів!
[ОСНОВНА ІНФОРМАЦІЯ ПРО ВАКАНСІЮ]
Якщо вас зацікавила ця можливість або ви хочете порекомендувати кандидата, надішліть резюме на [EMAIL] або заповніть заявку тут: [ПОСИЛАННЯ].
Крайній термін подачі заявок: [ДАТА]
Будемо вдячні, якщо ви поділитеся цією вакансією з колегами або знайомими, які можуть бути зацікавлені!
Якщо у вас є питання, звертайтеся до [КОНТАКТНА ОСОБА].
Дякуємо!
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
2. Лист про реферальну програму
Цей лист використовується для інформування співробітників про можливість рекомендувати кандидатів на відкриті вакансії в компанії. Він пояснює умови реферальної програми, включаючи бонуси, процес подачі рекомендацій та інші деталі.
Чому це важливо:
- Реферальні кандидати часто краще адаптуються до корпоративної культури та швидше вбудовуються в команду.
- Співробітники можуть допомогти знайти якісних кандидатів, зменшуючи витрати на зовнішній пошук.
- Програма стимулює залученість команди та створює додаткову мотивацію.
Коли відправляти: лист варто надсилати при запуску або оновленні реферальної програми, а також щоразу, коли відкривається нова вакансія, яка може бути цікава для рекомендацій.
Що писати:
- Опис реферальної програми: як вона працює, хто може брати участь.
- Умови: чи є бонус за рекомендацію, які вакансії беруть участь у програмі.
- Деталі відкритої позиції: ключові обов’язки, вимоги, з ким працюватиме новий співробітник.
- Процес подачі рекомендацій: до кого звертатися, яку форму заповнювати, чи є спеціальне посилання для подання кандидатів.
- Крайній термін подачі рекомендацій (якщо є).
Додатково можна зазначити, що всі рекомендації будуть розглянуті, а співробітники отримають зворотний зв’язок щодо результату.
Шаблон листа про реферальну програму
Тема: Ми шукаємо таланти! Допоможіть нам знайти найкращих кандидатів
Привіт, команда!
Ми завжди прагнемо залучати до нашої компанії найкращих фахівців, і ви можете допомогти нам у цьому! Якщо у вас є знайомі, які можуть стати чудовим доповненням до нашої команди, скористайтеся нашою реферальною програмою.
Кого ми шукаємо?
Зараз у нас відкрита вакансія [НАЗВА ПОСАДИ] у [ВІДДІЛ]. Ця людина буде відповідати за:
- [1-2 ключові обов’язки, наприклад: «розробку нових функцій у мобільному додатку» або «підтримку клієнтів і вирішення їхніх запитів»].
- [Додаткові обов’язки за потреби].
Ми шукаємо кандидата з [ключові вимоги, наприклад: «досвідом роботи зі Swift та любов’ю до мобільних технологій»].
Як подати рекомендацію?
Якщо ви знаєте когось, хто чудово підходить на цю роль, порекомендуйте його наступним чином:
- Заповніть форму рекомендації тут: [ПОСИЛАННЯ]
- Надішліть контактні дані кандидата на [EMAIL]
- Повідомте менеджера з найму напряму
Чи передбачено бонус?
Так! Якщо ваш реферал пройде випробувальний термін і залишиться в компанії, ви отримаєте [сума бонусу або інший стимул].Дякуємо за вашу підтримку! Якщо у вас є запитання щодо реферальної програми, звертайтеся до [КОНТАКТНА ОСОБА].
З найкращими побажаннями,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
3. Лист рекомендованому кандидату
Цей лист використовується для першого контакту з кандидатом, якого порекомендував співробітник компанії. Він допомагає встановити зв’язок, пояснити, чому саме до нього звертаються, і запросити до подальшого обговорення вакансії.
Чому це важливо:
- Рекомендовані кандидати зазвичай більш зацікавлені в пропозиції та мають вищий рівень довіри до компанії.
- Згадка співробітника, який надав рекомендацію, підвищує ймовірність відповіді.
- Чітка структура листа допомагає кандидату швидко зрозуміти, чого очікувати від подальшого процесу.
Коли відправляти: одразу після отримання рекомендації від співробітника. Це збільшує шанси на позитивну відповідь, поки кандидат ще пам’ятає розмову з тим, хто його порекомендував.
Що писати:
- Привітання та згадка про рекомендацію (хто порекомендував кандидата).
- Короткий опис вакансії та пояснення, чому кандидат може бути зацікавлений у цій можливості.
- Як його навички відповідають вимогам ролі.
- Наступні кроки (наприклад, запрошення на розмову, прохання надіслати резюме тощо).
- Контактні дані для зв’язку та корисні посилання (опис вакансії, сайт компанії).
Такий лист має бути персоналізованим, професійним, але водночас дружнім, щоб підтримувати позитивний перший контакт із кандидатом.
Шаблон листа рекомендованому кандидату
Тема: [ІМ’Я СПІВРОБІТНИКА] рекомендував вас на вакансію [НАЗВА ВАКАНСІЇ] у [НАЗВА КОМПАНІЇ]!
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Мене звати [ВАШЕ ІМ’Я], я [ВАША ПОСАДА] у [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Ми зараз у пошуку спеціаліста на позицію [НАЗВА ВАКАНСІЇ], і [ІМ’Я СПІВРОБІТНИКА] порекомендував вас як чудового кандидата.
Я переглянув ваш профіль [LinkedIn, GitHub тощо] і вважаю, що ваш досвід та навички добре відповідають вимогам цієї ролі. У [НАЗВА КОМПАНІЇ] ми завжди раді знайомству з талановитими професіоналами, тож із задоволенням розповімо більше про вакансію та компанію.
Чи було б вам зручно поспілкуватися коротко у [ДАТА І ЧАС]? Якщо цей час не підходить, будь ласка, запропонуйте зручний варіант, і ми знайдемо можливість узгодити дзвінок.
Буду радий вашій відповіді!
З найкращими побажаннями,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
4. Лист менеджеру, що наймає, про оновлення в процесі найму
Цей лист інформує менеджера, який наймає, про поточний статус процесу підбору персоналу: скільки кандидатів переглянуто, скільки відхилено, хто проходить на наступні етапи. Він допомагає тримати менеджера в курсі без необхідності постійних уточнень.
Чому це важливо:
- Робить процес найму прозорим і зрозумілим для всіх залучених сторін.
- Допомагає менеджеру планувати час для співбесід.
- Полегшує взаємодію між рекрутером і менеджером, зменшуючи кількість додаткових запитань.
- Дозволяє оперативно скоригувати стратегію пошуку, якщо потрібно.
Коли відправляти:
- Регулярно, наприклад, раз на тиждень або після значних змін у процесі найму.
- Перед початком співбесід, щоб менеджер був в курсі поточного статусу.
- Якщо змінюється стратегія пошуку або виникають труднощі з підбором кандидатів.
Що писати:
- Короткий звіт про поточний статус: скільки заявок отримано, скільки кандидатів перевірено, скільки відхилено.
- Хто проходить далі: скільки кандидатів рекомендовано на співбесіду, їхні ключові навички.
- Наступні кроки: коли заплановані інтерв’ю, що потрібно від менеджера.
- Додаткові матеріали (за потреби): резюме кандидатів, результати тестів або скринінг-дзвінків.
Цей лист має бути коротким, структурованим і чітким, щоб менеджер міг швидко ознайомитися з основними оновленнями.
Шаблон листа менеджеру про оновлення в процесі найму
Тема: Оновлення щодо вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]/ Статус вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я МЕНЕДЖЕРА]!
Надсилаю оновлення щодо поточного статусу вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ]:
- Кількість проведених скринінг-дзвінків: [Х]
- Кількість кандидатів, рекомендованих на співбесіду: [Х]
- Кількість запланованих скринінг-дзвінків на наступний тиждень: [Х]
- Крайній термін подання тестового завдання: [ДАТА]
Короткий огляд кандидатів:
- [ІМ’Я КАНДИДАТА 1]: Не має прямого досвіду, але добре ознайомився з нашою компанією та дуже зацікавлений у ролі. Спілкування було позитивним, очікуємо результати тестового завдання.
- [ІМ’Я КАНДИДАТА 2]: Має [Х] років досвіду у схожій ролі, добре розуміє нашу індустрію. Інтерв’ю пройшло у більш формальному стилі.
Більш детальну інформацію можна знайти у прикріплених нотатках [прикріпити файл із деталями].
Будь ласка, дайте знати, якщо вам потрібна додаткова інформація. Ми можемо запланувати короткий дзвінок або зустріч для обговорення подальших кроків.
Дякую!
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
5. Лист-відповідь на відгук про відсутність відкритих вакансій
Цей лист використовується для відповіді кандидатам, які подали заявку на роботу, коли у компанії немає актуальних вакансій, що відповідають їхньому профілю.
Чому це важливо: відповідь на заявку допомагає підтримувати позитивний досвід кандидата, формує гарне враження про компанію та сприяє створенню кадрового резерву на майбутнє. Навіть якщо зараз немає відповідної позиції, кандидат може підійти для майбутніх вакансій, а своєчасний зворотний зв’язок допоможе зберегти його зацікавленість у компанії.
Коли відправляти: лист слід відправляти якнайшвидше після отримання заявки — бажано протягом 2-3 робочих днів. Це демонструє увагу компанії до кандидатів і підвищує довіру до роботодавця.
Що писати:
- Подякувати кандидату за інтерес до компанії.
- Повідомити, що наразі немає відкритих вакансій, які відповідають його профілю.
- Запевнити, що заявка буде збережена для можливих майбутніх можливостей.
- Запропонувати кандидатам слідкувати за оновленнями на сайті чи в соцмережах.
- Висловити готовність до подальшого контакту у разі появи відповідних вакансій.
Шаблон листа про відсутність вакансій
Тема: Дякуємо за ваш інтерес до роботи в [НАЗВА КОМПАНІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякуємо, що звернулися до нас і виявили інтерес до роботи в [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Ми дуже цінуємо вашу ініціативу та бажання приєднатися до нашої команди.
На жаль, на даний момент у нас немає відкритих вакансій, які б відповідали вашому профілю. Однак ми збережемо вашу заявку в нашій базі кандидатів і зв’яжемося з вами, якщо в майбутньому з’являться відповідні можливості.
Ми рекомендуємо вам стежити за оновленнями на нашому сайті [ПОСИЛАННЯ] або підписатися на наші соціальні мережі, щоб бути в курсі нових вакансій.
Якщо у вас є будь-які запитання або ви хочете більше дізнатися про можливості роботи в [НАЗВА КОМПАНІЇ], не соромтеся зв’язатися з нами.
Бажаємо вам успіхів у подальшому професійному розвитку!З найкращими побажаннями,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
6. Лист-відмова через формальні невідповідності вимогам
Цей лист використовується для інформування кандидатів про те, що їхня заявка не може бути розглянута через невідповідність обов’язковим формальним вимогам вакансії.
Чому це важливо: чітка та ввічлива відмова допомагає забезпечити позитивний досвід кандидата, навіть якщо він не проходить відбір. Автоматизація таких відповідей прискорює рекрутинговий процес, дозволяє уникнути витрачання часу кандидатів і рекрутерів та зберігає репутацію роботодавця.
Коли відправляти: лист слід надсилати одразу після перевірки заявки, якщо кандидат не відповідає ключовим вимогам (наприклад, відсутність дозволу на роботу, необхідної сертифікації або обов’язкового рівня досвіду).
Що писати:
- Подякувати кандидату за інтерес до компанії та вакансії.
- Чітко, але делікатно пояснити причину відмови (наприклад, відсутність дозволу на роботу чи необхідного досвіду).
- Побажати успіху в подальшому пошуку роботи.
- За можливості запропонувати кандидату слідкувати за іншими відкритими вакансіями компанії або залишити свої контакти для майбутніх можливостей.
Шаблон листа з відмовою через невідповідність вимогам
Тема: Ви відгукнулися на вакансію [[НАЗВА ВАКАНСІЇ]]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Дякуємо за ваш інтерес до вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ] в [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Ми уважно розглянули вашу заявку, і, на жаль, наразі не можемо продовжити процес розгляду, оскільки [коротке пояснення причини, наприклад: вакансія передбачає дозвіл на роботу в країні / досвід роботи у певній сфері є обов’язковим].
Ми цінуємо ваш час і увагу до нашої компанії та сподіваємось, що зможемо співпрацювати в майбутньому. Запрошуємо слідкувати за нашими відкритими вакансіями на [ПОСИЛАННЯ], адже можуть з’явитися можливості, які більше відповідатимуть вашому досвіду.
Бажаємо вам успіхів у подальшому кар’єрному розвитку!
З найкращими побажаннями,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
7. Лист для пошуку кандидата-ветерана
Цей лист є частиною стратегії активного рекрутингу та використовується для залучення ветеранів до відкритих вакансій компанії. Лист має бути персоналізованим, виражати повагу до військової служби кандидата та підкреслювати, як його досвід може бути корисним у запропонованій ролі.
Чому це важливо: ветерани володіють унікальними навичками – дисципліною, лідерськими якостями, вмінням працювати в команді та ефективно вирішувати завдання під тиском. Однак багато з них можуть не знати, як їхній військовий досвід можна застосувати в цивільній кар’єрі. Лист допомагає залучити їх увагу, пояснити зв’язок між їхнім досвідом та вимогами вакансії та зацікавити можливістю роботи у компанії.
Коли відправляти: такий лист можна надсилати у двох випадках:
- При пошуку пасивних кандидатів, якщо рекрутер знайшов ветерана, чий досвід може відповідати вакансії.
- У відповідь на заявку від ветерана, щоб дати йому більше контексту щодо можливостей у компанії.
Що писати:
- Почати з подяки за службу кандидата.
- Вказати, як ви знайшли його профіль та чому звертаєтесь.
- Коротко описати вакансію та пояснити, як його навички та досвід відповідають вимогам.
- Виділити переваги роботи (наприклад, адаптаційні програми, навчання, підтримку для ветеранів).
- Дати чіткий заклик до дії (наприклад, пропозиція поговорити телефоном або відвідати сайт вакансії).
Шаблон листа для пошуку кандидата-ветерана
Тема: Ваша унікальна експертиза може бути ідеальною для [НАЗВА КОМПАНІЇ]
Доброго дня, [ІМ’Я КАНДИДАТА]!
Я [ВАШЕ ІМ’Я], [ВАША ПОСАДА] у [НАЗВА КОМПАНІЇ]. Спочатку хочу подякувати вам за вашу службу. Ми в [НАЗВА КОМПАНІЇ] високо цінуємо навички та досвід, які ветерани приносять у професійне середовище.
Я натрапив на ваш профіль [де знайшли кандидата, наприклад, LinkedIn, база резюме] і вважаю, що ваш досвід у [сфера або роль у військовій службі] ідеально відповідає відкритій вакансії [НАЗВА ВАКАНСІЇ] у нашій компанії.
У цій ролі ви зможете застосувати свої навички [перелічити відповідні навички, наприклад, управління командами, стратегічне мислення, оперативне планування] у [коротко про суть посади]. Ми також пропонуємо [вказати переваги, наприклад, програми навчання, підтримку адаптації для ветеранів, медичне страхування].
Якщо вам цікаво дізнатися більше, буду радий коротко поспілкуватися з вами. Ви відкриті до невеликої розмови цього тижня?
З повагою,
[ВАШЕ ІМ’Я]
[ПОСАДА]
[КОМПАНІЯ]
[КОНТАКТИ]
Сподіваємося, ці шаблони листів для рекрутингу допоможуть вам знайти кращих кандидатів. А додавши ці шаблони в свій аккаунт в ATS, ви зможете значно прискорити комунікацію і спростити щоденну рутину. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR, можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
