Структурована співбесіда: 5 кроків для ефективного відбору кандидатів

Кожен рекрутер прагне зробити процес найму максимально раціональним та ефективним. Це означає, що кожен кандидат, якого ви наймаєте, має добре справлятися зі своєю роботою. На перший погляд це звучить просто, але багато рекрутерів потрапляють в одну і ту ж пастку: обирають кандидата, який їм найбільше подобається на співбесіді, але не обов’язково відповідає всім вимогам, коли справа доходить до фактичного виконання роботи. Щоб подолати цю проблему багато компаній використовують структуровані співбесіди.

Може здатися, що стандартний підхід до співбесіди суперечить поширеній позиції, що потрібно «пізнати людину». Але це не обов’язково так. Структуровані інтерв’ю залишають кандидату можливість продемонструвати свою індивідуальність, але це робиться прозоро, послідовно та відповідно до поставленого завдання.

У цій статті ми розглянемо, в чому переваги стандартизованих співбесід та як впровадити їх у свій процес підбору кандидатів.

Структуровані та неструктуровані співбесіди

Структурований підхід до співбесіди — це стандартизований і повторюваний метод, який рекрутери можуть використовувати при відборі кандидатів.

Кожному кандидату задають один і той же список питань у одному й тому порядку, а потім оцінюють на основі заздалегідь визначеної системи ранжування. ‍Структуровані питання для співбесіди спрямовані на перевірку кандидатів на наявність hard та soft скіллів, необхідних для роботи.

Неструктуровані співбесіди більш випадкові та не відрепетовані. У рекрутера є більше свободи дій у розмові, що означає, що можна обговорювати будь-яку кількість тем.

Неструктурований відбір може бути чудовим способом познайомитися з кандидатом особисто, але може призвести до того, що рекрутер буде судити про кандидата на основі інформації, не пов’язаної з ефективністю роботи. Структуровані інтерв’ю усувають цю проблему.

Чому компанії використовують стандартизовані співбесіди

Стратегія структурованої співбесіди довела свою користь як для рекрутерів, так і для кандидатів. Оскільки загальна мета рекрутингу — знайти відповідного кандидата на роботу чесним та етичним чином, стандартизована співбесіда — ідеальний інструмент для прийняття правильного рішення для обох сторін.

Переваги структурованої співбесіди для роботодавців

Люди схильні до упередженості, і часто ця упередженість відіграє величезну роль у тому, як рекрутери перевіряють та обирають кандидатів. Однак проблема для компаній полягає у двох аспектах:

• Це може призвести до того, що рекрутери оберуть не ту людину для роботи.
• Це може призвести до невдоволення кандидатів через можливу несправедливість при ухваленні рішення.

Перевага структурованих співбесід полягає в їх здатності виключати упередженість рекрутера при відборі кандидатів. Усі кандидати, незалежно від свого бекграунду, перевіряються однаково. Вони на рівних умовах проходять співбесіду, і, наприклад, позитивне чи негативне перше враження про кандидата, ніяк не впливає на результат.

Натомість роботодавці можуть зосередитися на конкретних навичках, необхідних для посади, без сторонніх факторів, які можуть заважати ухваленню рішення. Структуровані питання для співбесіди дають набагато докладнішу картину того, як кандидат виконуватиме свою роботу.

Стандартизований скринінг є повторюваним процесом, який можна використовувати для всіх майбутніх вакансій. Це призведе до більш ефективного та рентабельного набору персоналу загалом.

Переваги структурованої співбесіди для кандидатів

Поширений страх, який відчувають багато людей при пошуку роботи, полягає в тому, що їх оцінюють несправедливо. Якщо вони не знаходять спільну мову з рекрутером, то вважають, що їхні шанси отримати роботу невеликі, навіть якщо їхні навички відповідають тому, що необхідно для роботи.

Стандартизовані співбесіди допомагають дати всім кандидатам упевненість у тому, що до них ставляться справедливо та оцінюють їх навички, а не суб’єктивні фактори.

Як створити структурований процес співбесіди

Існує п’ять основних кроків, які слід враховувати під час запровадження стандартизованого процесу співбесід:

1. Погодження з командою.
2. Опис роботи.
3. Складання структурованих питань для співбесіди.
4. Вибір шкали оцінок та впровадження оціночних карток.
5. Проведення співбесід та аналіз результатів.

Давайте розглянемо кожен із цих кроків докладніше.

Крок 1: Погодження з командою

Стандартизовані співбесіди не спрацюють, якщо всі у вашій команді не слідуватимуть одному і тому ж плану. Якщо, наприклад, у вас є два рекрутери, які проводять співбесіди для конкретної вакансії, і один використовує структурований підхід, а інший — неструктурований, ваші загальні результати порівняти буде неможливо.

Тому важливо чітко викласти всій команді, чому ви хочете ввести структурований підхід до співбесід. Поясніть переваги, як це буде працювати і що вони повинні будуть зробити для створення успішного процесу.

Залучайте також менеджерів, що наймають, оскільки їм потрібно проводити співбесіди з кандидатами, які пройшли етапи попереднього відбору. Проведіть короткий тренінг для наймаючих менеджерів з проведення структурованих інтерв’ю.

Крок 2: Опис роботи

Перш ніж ви зможете скласти структуровані питання для відбору кандидатів, вам потрібно чітко уявляти, які hard і soft скіли їм потрібні. Обговоріть з менеджером, що наймає, список найбільш важливих вимог, які необхідні ефективному співробітнику. Визначте обов’язкові навички, які ви перевірятимете.

Список може включати певні навички, такі як знання програмного забезпечення або мови, або більш загальні скіли — увага до деталей або вміння працювати в команді. Після того, як ви визначите ці навички, включіть їх в текст вакансій, щоб кандидати знали, що від них очікується.

Крок 3: Складання структурованих питань для співбесіди

Коли у вас є опис вакансії та список навичок, які потрібно перевірити, ви можете написати питання для співбесіди, які ви задаватимете кожному кандидату. Ваші питання повинні бути спрямовані на те, щоб оцінити, чи має  (і як успішно) ваш кандидат hard і soft скіли, прописані в описі вакансії, а також чи відповідає він культурі вашої компанії.

Ось кілька рекомендацій щодо написання структурованих питань для інтерв’ю:

• Задавайте відкриті питання, на які не можна просто відповісти  «так» або  «ні».
• Використовуйте випадки з реального життя, щоб оцінити, як кандидат впорається з реальними ситуаціями.
• Зрозуміло та лаконічно формулюйте ваші питання, щоб уникнути плутанини.
• Напишіть 1−2 основних питання на кожну вимогу вакансії.
• Напишіть додаткові запитання, які можна використовувати для отримання додаткової інформації на конкретні теми.
• Уникайте надмірної деталізації або навідних питань, які підводять кандидата до конкретної відповіді.
• Не пишіть питання, що не стосуються роботи.

Питання на співбесіді для оцінки hard skills

Припустимо, вам потрібно оцінити навички роботи кандидатів із CRM-платформою  «N». Необхідно визначити, чи вони використовували платформу раніше, як часто, а також рівень їх знань.

Структуровані питання можуть бути такими:

• Як часто ви використовували  «N» на попередній роботі?
• Які завдання ви зазвичай виконували за допомогою  «N»?
• Розкажіть про випадок, коли ви використовували  «N», для отримання нової інформації про потенційних клієнтів.

У сукупності відповіді на ці питання дадуть рекрутеру гарне уявлення про те, наскільки добре кожен кандидат може використовувати цей інструмент у своїй повсякденній роботі.

Питання на співбесіді для оцінки soft skills

На додаток до обов’язкових навичок рекрутер також оцінює здатність кандидатів спілкуватися з членами команди та керівництвом. Для цього рекрутер може задати кандидатам комбінацію питань, які підкажуть, як би вони впоралися з гіпотетичними ситуаціями.

Структуровані питання можуть бути такими:

• Розкажіть про випадок, коли вам доводилося пояснювати складне завдання членам вашої команди.
• Як би ви вчинили зі скаргою клієнта, яка не стосувалася конкретно вашої роботи?
• Як би ви показали свої квартальні результати вищому керівництву, щоб чітко донести основні висновки?

Ці питання змусять кандидата продемонструвати вам свої комунікативні здібності в режимі реального часу.

Крок 4: Вибір шкали оцінок

Коли ви маєте список структурованих питань для співбесіди, вам потрібно визначити, як вимірювати та оцінювати відповіді кандидатів. Ваша рейтингова система може бути будь-якою. Це може бути 5-бальна шкала, яка оцінює відповіді від «дуже добре» до «дуже погано»  (або від «високий рівень володіння» до «низький рівень володіння»), або проста оцінка  «так» чи «ні» для кожної навички. Також це може бути будь-яка інша система, яку ви можете придумати, для оцінки та відстеження відповідей на співбесіді.

Більш важливим, ніж конкретний метод оцінки, є те, що ви використовуєте одну і ту ж систему для оцінки кожного питання і кожного кандидата. В кінці процесу співбесіди у вас буде великий масив об’єктивних даних, які потрібно буде обробити, і на їх основі прийняти рішення про наступні кроки.

Один із часто використовуваних методів вимірювання полягає у використання оціночних листів. Перед розміщенням вакансії необхідно створити карту оцінки. Це формує основу для того, що і як оцінюватиметься.

Крок 5: Проведення співбесід та аналіз результатів

Після того, як у вас є опис роботи та стандартні питання для співбесіди, а також система оцінок, останній крок — почати спілкування з кандидатами. Проведіть співбесіду зі своїми кандидатами особисто, по телефону або відеозв’язку і задайте кожному з них одні й ті ж питання. Якщо одним кандидатам ви задаватимете неформальні питання, а іншим — лише стандартні, ви отримаєте результати, які неможливо буде порівняти між собою.

Коли ви закінчите, проаналізуйте результати та прийміть виважене та неупереджене рішення про те, з ким ви хотіли б поговорити знову. Або  (ще краще) кого ви хотіли б найняти.

Процес структурованої співбесіди — безцінний інструмент для рекрутерів, який покращує процес прийняття рішень під час найму. Щоб цей процес був успішним, дуже важливо мати добре продуманий набір питань, які можуть точно оцінити кваліфікацію, досвід та культурну відповідність кандидата.

А щоб ваші співбесіди завжди проходили за планом, всю інформацію та потрібні питання ви можете внести в свій планувальник PersiaHR. Так ви не забудете про щось важливе, а ще зможете швидко поінформувати кандидата про майбутню подію. Дізнатися про те, як це зробити, можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.

фото: unsplash.com