Що автоматизує PersiaHR: позбавляємося рутини
У нашому блозі ми вже неодноразово ділилися спостереженнями, як системи автоматизації рекрутингу спрощують робочий процес та економлять час для важливіших завдань. За допомогою рекрутингових систем можна значно прискорити процес підбору персоналу та заощадити багато часу.
За допомогою системи автоматизації — ATS, підбір персоналу спрощується, оскільки все, що пов’язано з наймом, групується в одному місці. Від розміщення вакансій до збору резюме та простого спілкування з кандидатами — всі етапи автоматизовані за допомогою ATS.
Наявність ефективного автоматизованого процесу підбору персоналу може допомогти в масовому наймі та пошуку перспективних кандидатів. У статті ми розповімо, які процеси автоматизує PersiaHR.
1. Робота із заявкою на вакансію
Будь-який підбір персоналу починається з формування запиту. Не має значення, замовник вакансії внутрішній (керівник команди, директор компанії тощо) або зовнішній (який приходить із запитом до рекрутингового агентства). У будь-якому випадку людина, яка хоче найняти у свою команду співробітника, має більш менш сформовані вимоги та побажання.
PersiaHR дає можливість замовнику створити повноцінну заявку на вакансію та описати всі необхідні умови пошуку. Рекрутер може просто взяти її в роботу або закріпити вакансію за своїм колегою і одразу розпочати процес підбору кандидатів. Таким чином, рекрутер може заощадити багато часу на обговоренні самої вакансії з менеджером, що наймає.
2. Публікація вакансій на джоб-сайтах
PersiaHR інтегрована з популярними сайтами пошуку роботи, тому постінг вакансій займає менше хвилини. Створюючи вакансію у системі, ви можете відразу ж опублікувати її на кількох джоб-сайтах. Крім того, всі відгуки, які кандидати надсилають на цю вакансію, відразу потрапляють до бази резюме в PersiaHR та прив’язуються до вакансії.
Якщо без системи автоматизації вам потрібно окремо працювати з кожним сайтом та збирати резюме-відгуки вручну, то з PersiaHR все це відбувається автоматично. А ще прямо із системи можна оновлювати, редагувати та видаляти вакансії на джоб-сайті. Тобто рекрутеру не потрібно щоразу заходити на окремий сайт — усі дії можна зробити в одному місці.
3. Парсинг резюме
Коли рекрутер отримує резюме кандидата, йому необхідно з кожного файлу отримати ключову інформацію — контакти, навички, зарплатні очікування тощо. На основі цих даних можна на початковому етапі відсіяти найбільш невідповідні варіанти. PersiaHR робить все це за секунди — резюме не просто зберігається у загальну базу, а створюється картка кандидата, де автоматично витягується вся потрібна інформація.
Рекрутеру не потрібно витрачати час на те, щоб «прошерстити» текст резюме — за нього це робить PersiaHR. Звісно, надалі потрібно буде детальніше ознайомитись з інформацією про кандидата. Але її вже буде структуровано, а важливі хайлайти будуть занесені у відповідні поля.
4. Пошук кандидатів на джоб-сайтах
Роботодавці переважно не обмежуються простим постінгом своїх вакансій на зовнішніх ресурсах. Рекрутери також активно працюють із базою резюме, розміщеною на сайтах пошуку роботи. І коли вони знаходять відповідного кандидата, то можуть спростити свою роботу іта додати резюме в свою базу в один клік, а PersiaHR сама розпізнає сторінку і створить картку кандидата.
Для цього потрібно скористатися спеціальним розширенням для браузерів — PersiaHR Extention. За кілька секунд можна не лише додати резюме до своєї бази, а й одразу ж прив’язати його до відповідної вакансії. Це значно економить час та автоматизує пошук кандидатів.
5. Залучення кандидатів
Рекрутери можуть користуватися кар’єрним сайтом від PersiaHR. Це не просто сторінка зі списком вакансій — можна додати опис компанії, зміцнити бренд роботодавця та автоматично отримувати відгуки від кандидатів до бази. Якщо ваша компанія не готова розробляти окремий сайт для спілкування з кандидатами, це можна просто зробити на базі PersiaHR.
Цей сайт та розміщені на ньому вакансії відмінно індексуються у пошуковій системі, тому кандидатам легко буде вас знайти. Постити вакансії на кар’єрному сайті також можна в один клік, а отримані резюме розпізнаються та додаються до вашої спільної бази кандидатів.
6. Додавання кандидатів
Завантаження резюме в базу може бути декількома способами: із звичайних файлів, з пошти, із сайтів пошуку роботи та соцмереж, завантаження існуючого архіву. Якщо у вашій базі даних вже є кандидат, що додається — система відразу повідомить про це, тож ви уникнете дублювання записів. А ще, наприклад, ви можете налаштувати автоматичне пересилання листів з резюме з вашої поштової скриньки.
Єдина база значно економить час — резюме додаються швидко та зручно. PersiaHR сама розпізнає та витягує основні дані про кандидата з резюме, і рекрутеру не потрібно обробляти кожен файл вручну. Особливо це важливо за масового підбору персоналу.
7. Систематизація бази резюме
Той, хто досі зберігає свою базу резюме у вигляді папок або Exel-таблиць, витрачає дуже багато часу на те, щоб все систематизувати та розподілити всю інформацію. І тим більше знайти щось у такій базі стає дуже складно. А якщо ви працюєте з цілою командою з підбору, то всі ці проблеми множаться та ускладнюються — кожен член команди може дотримуватись різних принципів систематизації.
PersiaHR повністю позбавляє вас цієї проблеми: кожне резюме має однотипну картку з важливою інформацією, і доступ до неї є у всієї команди. А простий та зручний пошук в PersiaHR допомагає швидко знайти резюме кандидатів, які ви та ваші колеги додали до загальної бази. Відібрані резюме зручно прив’язувати до поточної вакансії, щоб бачити всіх кандидатів на цю вакансію. Також у пошуку можна виставляти рейтинг і таким чином означати найбільш відповідних кандидатів.
8. Листування з кандидатами
Спілкування з кандидатами займає значну частину робочого дня рекрутера. PersiaHR автоматизує ваші листування: інтеграція з поштою дозволяє безпосередньо спілкуватися з кандидатами, запрошувати їх на співбесіди, надсилати тестові завдання тощо. Коли людина відповідає на ваше повідомлення, лист буде закріплено за карткою кандидата, а його копія прийде також і на вашу основну поштову скриньку.
PersiaHR також має зручні шаблони листів для спілкування з кандидатами. З їх допомогою можна швидко надіслати стандартний лист, замість того, щоб щоразу вигадувати текст наново. Шаблони листів можна відредагувати на власний розсуд або створити нові.
9. Спілкування з командою та менеджером, що наймає
У процесі підбору рекрутер у будь-якому випадку звертається до колег та наймаючих менеджерів, щоб обговорити кандидатури. З PersiaHR, наприклад, ви можете у пару кліків надіслати резюме кандидата замовнику для ознайомлення. Або повідомити менеджера, що наймає, про майбутню співбесіду на його вакансію — це також не вимагає додаткових зусиль, достатньо просто поставити одну галочку при плануванні події.
Усі коментарі, нотатки, питання про кандидатів від колег та замовників зберігаються у його картці, і ви завжди можете до них звернутися. І загалом, ваш колега може будь-якої миті «підхопити» роботу над вашою вакансією — вам не доведеться передавати йому купу інформації та напрацювань.
10. Надсилання листів з відмовою
Ми не раз говорили про те, що комунікація з кандидатами є надзвичайно важливою, навіть (і особливо) якщо вони вам не підходять. Відмовити кандидату потрібно коректно, причому зробити це потрібно обов’язково – так ви підтримаєте свій бренд роботодавця. Адже кандидат витратив свій час на відгук і чекає на вас хоч якийсь фідбек, навіть негативний.
PersiaHR допомагає автоматизувати цей процес. Для цього просто можна вибрати кількох кандидатів, прив’язаних до певної вакансії, та надіслати одне повідомлення одразу їм усім. Система має шаблон для відмови, але ви можете створити ще кілька варіантів, адаптованих до вашої компанії. Таким чином, ви зможете швидко та ефективно дати зворотний зв’язок кожному, хто відгукнувся на вашу вакансію.
11. Складання звітів про свою роботу
Статистичні дані допомагають спрогнозувати терміни закриття вакансій та спланувати майбутню роботу, зрозуміти, як можна зробити роботу більш ефективною. За допомогою PersiaHR ви можете відслідковувати: швидкість закриття вакансій, статистику із закритих вакансій, загальну кількість співбесід за період, загальну кількість кандидатів, доданих до системи, статистику роботи з джоб-сайтами та іншими ресурсами для пошуку резюме. Всі ці показники можна відстежувати як загалом по компанії, і по окремих рекрутерам.
Також з кожної вакансії є воронка рекрутингу, яка допомагає визначити «вузькі місця», на яких відсівається найбільша кількість кандидатів. Це дозволить вам оцінити ефективність підбору персоналу на конкретну вакансію та відкоригувати ситуацію.
Як висновок зазначимо, що системи автоматизації рекрутингу, звичайно, не замінюють рекрутерів. Вони спрямовані на те, щоб позбавити їх від рутинної праці та звільнити час для більш важливих справ. А якщо ви хочете протестувати ATS і на власному досвіді переконатись у її зручності, реєструйтесь у PersiaHR та отримайте 14 днів повнофункціонального тестового періоду.
