Рекрутингові системи або Excel та Google Sheets: що вибрати для підбору персоналу
Підбір персоналу — складний процес, що вимагає ресурсів, терпіння та зусиль. Крім регулярного перегляду маси резюме, рекрутери повинні стежити за тим, щоб не витрачати зайвий час і щоб у кожного кандидата був позитивний досвід спілкування.
Для того, щоб позбутися рутинних процесів, рекрутери використовують методи, які спрощують процес та прискорюють найм. Методи ці можуть бути як традиційними (ведення таблиць з даними), так і сучасними (ATS та інші спеціальні програми).
І незважаючи на те, що за останні кілька років технології міцно увійшли в процес рекрутингу, багато HR-фахівців продовжують покладатися на застарілі методи найму. Наприклад, вони продовжують вести свою базу кандидатів у звичайних таблицях і не бачать сенсу в переході на більш сучасні системи для рекрутингу.
Багато в чому це пов’язано з тим, що вони не хочуть вкладати інвестиції в спеціалізований софт та витрачати час на навчання команди. Та й у цілому, старі добрі таблички завжди були під рукою, і освоїти щось нове не завжди є бажання.
Якщо ви або ваші колеги все ще сумніваєтеся, варто переходити зі звичних Excel-таблиць до сучасних рекрутингових інструментів, ця стаття для вас. Ми зібрали всі переваги та недоліки обох методів. Порівнявши їх, ви зможете прийняти рішення, яке принесе максимум вигоди для вашої компанії.
Традиційні інструменти рекрутингу
Багато HR-відділів використовували та продовжують користуватися Excel і Google Sheets для моніторингу даних. Завдяки простоті використання та доступності ці інструменти стали невід’ємною частиною процесу підбору персоналу.
У таблицях Excel або Google Sheets рекрутери можуть додавати дані кандидатів, інформацію про статус заявки, розклад співбесід, результати процесу відбору, інформацію про прийом на роботу і т. д.
Однак, хоча ці платформи пропонують безліч варіантів налаштування, вони можуть бути дуже складними для роботи в залежності від вимог та обсягу даних.
Переваги використання Excel у підборі персоналу
- Доступність та простота у використанні. Google Sheets і Excel універсальні, тому використовуються практично для будь-яких цілей. Відповідно більшість співробітників можуть використовувати основні функції цих додатків без додаткового навчання.
- Просте зберігання великих обсягів даних. Рекрутери можуть використовувати Excel для зберігання та узагальнення даних. Проте за масштабування знайти конкретного кандидата серед тисяч рядків досить складно.
- Умовне форматування інформації. Рекрутери можуть використовувати форматування, щоб виділити певні дані. Це зручно для обговорення таблиці зі своїми керівниками та колегами, а також для аналізу та звітів.
- Широкі можливості налаштування. Хоча теоретично за допомогою Excel або Google Sheets можна налаштувати будь-що, на практиці складне налаштування може навіть вимагати участі програмістів.
Недоліки використання Excel і Google Sheets при підборі персоналу
1. Відсутність функцій для підбору кандидатів
Основним недоліком Excel і Google Sheets є те, що вони не призначені спеціально для найму. Таблиці – це не ATS, отже у них немає необхідних для рекрутера функцій. Так, у таблиці може бути зручно зберігати інформацію, але повноцінно працювати з такою базою кандидатів не вийде.
2. Відсутність функцій CRM
Хмарні системи для рекрутингу дозволяють рекрутерам підтримувати комунікацію з клієнтами та кандидатами. В Excel та Google Sheets немає засобів, що підтримують спільну роботу або дозволяють відправляти повідомлення.
Рекрутери повинні мати можливість ділитися інформацією зі своєю командою та менеджерами, що наймають, і на додачу до Excel і Google Таблиці їм доводиться використовувати зовнішні канали для зв’язку.
3. Немає парсера резюме
Хоча ви можете додати посилання на резюме кандидатів у Google Sheets і Excel, проаналізувати їх та отримати потрібну інформацію неможливо. Будь-яка ATS включає парсер резюме — інструмент, який «витягує» з файлу резюме всі необхідні дані та заповнює потрібні поля автоматично.
4. Відсутність звітів та аналітики
В Excel і Google Sheets можна використовувати формули та зведення даних, але сучасні інструменти більш точні і можуть обробляти об’ємні фрагменти даних. Рекрутингові системи збирають звіти та аналітику, необхідні для розуміння процесу підбору персоналу.
5. Немає інструментів для командної роботи
Наближені до інструментів для спільної роботи в Excel та Google Sheets — це коментарі та загальний доступ до файлів. У таблицях відсутні функції, які дозволяють рекрутерам і наймаючим менеджерам взаємодіяти безпосередньо та приймати рішення про процес відбору.
6. Немає інтеграції з сайтами пошуку роботи та поштовими сервісами
Сучасні інструменти для найму дозволяють HR-фахівцям інтегруватися з різними джоб-сайтами або поштою. В Excel та Google Sheets такої можливості немає, тому додавати кандидатів доводиться лише вручну.
7. Відсутність кар’єрного сайту/сторінки з вакансіями
Активне просування свого бренду роботодавця неможливе без кар’єрної сторінки компанії. Excel та Google Таблиці не надають відповідних інструментів, які дозволяють HR-фахівцям виділяти бренд, культуру чи переваги компанії.
8. Немає клієнтської підтримки
Excel і Google Sheets не мають інтерактивної підтримки користувачів або допомоги в чаті. Вам доводиться звертатися до служби підтримки Microsoft з будь-якого питання або проблеми, яка у вас може виникнути, і отримання відповіді зазвичай займає тривалий час.
Відсутність цих важливих функцій зазвичай приводить до наступного.
- Довгий процес підбору. У компаніях переважно відкрито кілька вакансій одночасно. Отже, відстеження та оцінка даних з різних джерел може призвести до тривалого процесу та втрати часу. Excel та Google таблиці вимагають перемикання між кількома сторінками, вкладками та листами, щоб знайти потрібного кандидата чи інформацію.
- Неточності. Практично кожна електронна таблиця містить помилки. Незважаючи на те, що ваша компанія може зробити все можливе, щоб звести ці помилки до мінімуму, навіть найменша з них може вплинути на процес підбору.
- Втрата кандидатів у процесі. Відстежити кандидатів у Excel та Google Sheets складно через велику кількість відкритих електронних таблиць та розкиданих даних. Через це ви можете забути про кандидата, втратити його резюме, не надіслати листа вчасно і т.д.
- Погіршення досвіду кандидата. Нездатність точно відстежувати просування претендентів по воронці призводить до нерегулярної комунікації, а це знижує якість досвіду кандидата.
- Повторення одних і тих же завдань. Рекрутери, які покладаються на електронну пошту та електронні таблиці, витрачають багато часу на рутинне копіювання та вставку одних і тих ж даних.
- Неможливість просувати вакансії. Рекрутери можуть публікувати оголошення про вакансії на джоб-сайтах. Але їм доводиться щодня заходити на ці ресурси та переглядати кожне резюме, тому що Excel та Google Таблиці не мають інтеграції.
- Неможливість підвищити KPI. Через відсутність ATS, звітів, аналітики та інструментів для спільної роботи Google Sheets та Excel не можуть підвищити ефективність роботи.
Сучасні інструменти рекрутингу
Сучасні інструменти для підбору персоналу ефективні та багатофункціональні, вони допомагають створювати більш точні та оптимізовані процеси в компанії.
Рекрутингові SaaS системи — це хмарне програмне забезпечення. У цьому рішенні всі дані та функції знаходяться в хмарі, надійно зберігаються і доступні для користувача.
Переваги використання рекрутингового ПЗ
1. Простота використання
Рекрутингові системи мають зручний інтерфейс, в якому легко орієнтуватися і знаходити всі доступні функції. Рекрутери можуть використовувати це програмне забезпечення відразу, і їм не потрібно турбуватися про оновлення та обслуговування, оскільки це входить в обов’язки постачальника послуги.
2. Економічність
Хоча багато керівників компаній вважають інноваційні технології дорогими, системи для найму економічно ефективні, не вимагають складної інфраструктури і дозволяють клієнтам отримати функції, необхідні для підбору персоналу.
3. Масштабованість
Клієнти платять за ті функції, які їм потрібні, тому вони можуть додати більше можливостей по мірі зростання свого бізнесу.
4. Відсутність попередньої підготовки
Завдяки простоті використання рекрутерам та наймаючим менеджерам не потрібні спеціальні знання або навички для використання програм для підбору персоналу. В результаті немає необхідності вкладати кошти в підвищення кваліфікації або навчання.
5. Простота реалізації
Керівникам бізнесу не потрібна технічна підтримка для впровадження систем для рекрутингу, і вони також можуть швидко імпортувати існуючі дані.
6. Зручність для мобільних пристроїв
Підключення до інтернету є єдиною вимогою для використання SaaS-систем. Отже, клієнти можуть без проблем працювати зі своїми телефонами, комп’ютерами та ноутбуками.
7. Функції CRM
CRM — це система, яка допомагає компаніям підтримувати безперервний зв’язок з клієнтами та іншими зацікавленими сторонами. Рекрутингові програми дозволяють спілкуватися з колегами і замовниками без додаткових сервісів. Це значно прискорює процес найму.
8. Функції пошуку кандидатів
Рекрутинговий софт включає в себе інструменти пошуку кандидатів, які дозволяють рекрутерам ділитися своїми вакансіями на різних сайтах і в соціальних мережах. Більше того, вони можуть аналізувати інформацію кандидатів та додавати її в свою базу.
9. Звіти та аналітика
Збір та оцінка даних необхідні для точного та швидкого процесу найму. ATS надає доступ до звітів про кандидатів, аналітику з продуктивності та вакансій, що дозволяє рекрутерам приймати більш ефективні рішення.
10. Інструменти для спільної роботи
Системи для рекрутингу дозволяють командам підтримувати безперервний зв’язок, працювати спільно над вакансіями та користуватися спільною базою кандидатів.
11. Тайм-менеджмент
Завдяки вбудованому календарю та планувальнику користувачі ATS можуть підвищити свою ефективність, планувати щоденні завдання та стежити за виконанням.
12. Кар’єрний сайт
Рекрутинговий софт зазвичай включає в себе функцію кар’єрного сайту, що дозволяє просувати бренд роботодавця і залучати кандидатів.
13. Підтримка клієнтів
Будь-яка онлайн-програма для рекрутерів забезпечує інтерактивну підтримку для всіх користувачів і допоможе імпортувати різного роду напрацьовані бази кандидатів.
Недоліки використання рекрутингових систем
Незважаючи на численні переваги, рекрутингове ПЗ також має деякі недоліки:
- Користувачам потрібне підключення до Інтернету. Використовувати систему можна тільки в режимі онлайн.
- Стабільність роботи ПО та його оновлення повністю залежить від постачальника послуги.
Хоча багато керівників компаній і фахівців з персоналу як і раніше вважають Excel і Google Таблиці найбільш ефективними та економічними інструментами для найму, ці програми застарівають та позбавлені багатьох функцій. Їхнє використання може призвести до помилок, обмеженого кадрового резерву, тривалого найму та відсутності успіху в бізнесі в цілому.
Хмарні рішення для підбору персоналу, такі як PersiaHR, безпечні, зручні, багатофункціональні та економічні. Це відмінне рішення, якщо ви хочете відмовитися від традиційних методів, прискорити процес найму за допомогою сучасного програмного забезпечення та підвищити свою ефективність.
Прокачайте свій рекрутинг — настав час відмовитися від застарілих інструментів! Реєструйтеся в PersiaHR та отримайте 14 днів безкоштовного тестового доступу.
