Як керувати базою кандидатів: 9 способів оптимізувати роботу
Процес рекрутингу розпочинається ще до появи вакансій. Важливим завданням рекрутера є постійна підтримка бази кандидатів у актуальному стані. Таким чином, у майбутньому у вас буде сильний кадровий резерв, за допомогою якого можна закрити найскладніші вакансії.
Неважливо, чи містить ваша база нових кандидатів чи вже існуючих співробітників, дуже важливо правильно нею керувати. Неорганізована база даних вносить у роботу хаос і забирає занадто багато часу, коли вам потрібно щось знайти.
Якщо ви хочете оптимізувати управління своєю базою кандидатів, то ця стаття точно для вас. Ми зібрали 9 порад, які допоможуть вам навчитися керувати базою кандидатів.
Управління базою кандидатів: визначення
База кандидатів — це місце, де зберігається вся інформація як про активних, так і пасивних кандидатів. У базі кандидатів рекрутери можуть знайти профілі претендентів, які раніше подавали резюме на вакансії у компанії.
Управління базою кандидатів означає, що рекрутери регулярно оновлюють інформацію про кандидатів у режимі реального часу. База даних повинна керуватися таким чином, щоб можна було будь-якої миті отримати резюме будь-якого окремого кандидата або зробити вибірку кандидатів за певним запитом.
Чому управління базою кандидатів важливе
База кандидатів є основою та важливим ресурсом для оптимального процесу підбору персоналу. База даних насамперед відповідає за спрощення всіх процесів.
База кандидатів дозволяє рекрутерам швидше наймати найкращих фахівців. Отже, управління базою кандидатів, підтримання її актуальності та організованості є дуже важливим. Рекрутерам доводиться постійно переміщати кандидатів різними етапами пошуку, скринінгу, співбесід, відмов тощо.
Якщо база кандидатів недостатньо організована та не оновлюється, це створює велику плутанину та забирає у рекрутерів багато часу. Таким чином, послідовне управління базою кандидатів, як і додавання кандидатів до бази даних, є важливою частиною процесу підбору персоналу.
Як керувати базою кандидатів
1. Попереднє планування
База кандидатів має бути підготовлена до початку процесу найму, щоб інформацію про претендента можна було відразу внести до бази даних. Тому наперед визначте категорії, рубрики, сегменти та інші інструменти каталогізації всіх кандидатів. Звісно, у процесі їх можна буде змінювати, редагувати тощо. Ще до того, як почати збирати кандидатів в одну базу, вам потрібно дати відповіді на такі запитання:
- Яка мета бази кандидатів?
- Чого ви хочете досягти?
- Якими мають бути результати?
2. Використовуйте систему рекрутингу (ATS)
Найпростіший і найзручніший спосіб керувати базою кандидатів — використовувати спеціальну систему, наприклад, PersiaHR. Вона допомагає розміщувати вакансії на різних платформах та автоматично наповнювати базу даних, розподіляючи при цьому претендентів.
Рекрутингові системи допомагають значною мірою автоматизувати підбір персоналу. ATS допомагає визначити найбільш підходящі резюме для вакансії, визначаючи навички, кваліфікацію, досвід та ключові слова в резюме кандидата.
3. Використовуйте фільтри за категоріями
У вас має бути побудований процес імпорту та парсингу резюме, щоб надалі зберігати їх у своїй базі. Незалежно від того, чи відгукнувся кандидат на вашу вакансію сам, чи ви додали його вручну, привласніть йому категорію (або декілька одразу).
Надалі це значно спростить вам роботу: вам не доведеться шукати потрібних кандидатів по всій базі. Достатньо буде відкрити потрібну вам категорію, і вже в ній шукати потрібних кандидатів, фільтрувати їх за різними параметрами тощо. Таким чином, ви зможете отримати більш релевантні результати та заощадите час.
4. Зосередьтеся на навичках, а не на ключових словах
Деякі кандидати мають маленьку хитрість: вони додають до тексту резюме ключові слова, що відповідають певній вакансії. Так вони «обдурюють» системи автоматизації і здаються більш підходящими. А ось аналіз резюме за навичками дасть релевантніший результат. До речі, коли ви додаєте резюме в PersiaHR, система автоматично розпізнає та витягує з тексту навички.
Навички у вашій базі кандидатів допоможуть вам відфільтрувати потрібних претендентів та швидко визначити кваліфікованих кандидатів. Використовуючи пошук за навичками, вам не потрібно буде прописувати складні пошукові запити, і ви можете ефективно шукати кандидатів у базі відповідно до ваших вимог.
5. Слідкуйте за дублікатами
Хороша ATS відстежує створення повторюваних резюме. Дублювання даних в основі кандидатів призводить до постійної плутанини та ускладнення процесів. Дублікати резюме напевно з’являтимуться у базі, якщо ви шукаєте кандидатів на різних ресурсах.
Коли ви додаєте нового кандидата до своєї бази, ваша ATS має попередити вас про те, що такий претендент вже є. Як правило, рекрутингові системи порівнюють дані кандидатів електронною поштою, іменами та прізвищами, номерами телефонів і так далі. Це допомагає організувати дані, заощадити час та спростити управління базою даних.
У PersiaHR ви можете не видаляти дублікати, а просто об’єднати записи, що повторюються, в одну картку кандидата. Тож у вас буде кілька версій резюме кандидата, ви зможете простежити за історією змін.
6. Пропишіть рекомендації для колег
Встановіть критерії того, як рекрутери мають вносити дані кандидатів до бази. Наприклад, візьміть картку кандидата, яка була оформлена належним чином, та використовуйте її як приклад, який можуть використовувати ваші колеги. Це забезпечить правильну організацію та однорідність вашої бази даних.
7. При необхідності найміть окрему людину
Якщо ваша база кандидатів повністю вийшла з-під контролю, і ви не можете зрозуміти, як її впорядкувати, варто звернутися за допомогою. Причому необов’язково наймати якогось суперкваліфікованого консультанта. Якщо у вас є розуміння того, як має виглядати ваша база, ви можете найняти фрілансера або стажера, який за невелику винагороду приведе базу кандидатів до ладу.
Знову ж таки, якщо ви не дотримуєтеся п.6 з перерахованих вище правил, то всі ваші колеги будуть додавати до бази кандидатів у такому вигляді, як вважають за потрібне. За підсумками замість загальної бази у вас буде просто марне сховище резюме. Тому якщо у вашій базі вже складно когось знайти, делегуйте «розбір завалів» окремій людині, а не витрачайте на цей час самі.
8. Надайте доступ для команди
Розкажіть вашій команді рекрутингу, як правильно використовувати базу кандидатів. Забезпечте комунікацію всередині команди з метою підвищення ефективності підбору персоналу. Використовуйте відповідну програму для рекрутингу, яка розроблена для спільної роботи команди.
У кожній компанії процес найму побудований по-своєму, і бази кандидатів також ведуться по-різному. Навіть якщо ваші колеги вже колись працювали з ATS, це не означає, що на своїй попередній роботі вони працювали за тими самими правилами.
9. Постійно працюйте з базою
Робота з базою — це не тільки додавання та каталогізація резюме. Спілкуйтеся з кандидатами, прив’язуйте їх до вакансій, переміщуйте етапами набору. Оновлюйте статуси та залишайте свої нотатки щодо кандидатів. Тож вам буде простіше орієнтуватися — історія взаємодії збереже всі зміни.
Підтримуйте зв’язок із кожним кандидатом, причому не забувайте і про тих, кому ви відмовили. Намагайтеся зберегти з ними добрі стосунки, щоб їхній досвід спілкування з вами був максимально позитивним. І якщо в майбутньому вашій компанії будуть потрібні їхні навички та досвід, і вам буде легше зробити таких кандидатів частиною своєї компанії.
Старих методів управління базами кандидатів у файлах або таблицях Excel вже явно недостатньо. Використовуйте сучасні технології та інструменти підбору персоналу, спеціально розроблені для управління базами даних кандидатів. Таке програмне рішення для підбору персоналу допомагає вам у різний спосіб підтримувати зберігати масу інформації та ефективно з нею працювати.
