Повний гайд по системам автоматизації рекрутингу. Частина 1

Вибір програмного забезпечення для рекрутера — завдання не найпростіше. Правильно підібрана система для рекрутингу допомагає значно полегшити роботу та принести багато вигоди для всієї компанії.

Але як зробити цей вибір? На які особливості слід звернути увагу? Чи потрібна взагалі вашій компанії така система автоматизації рекрутингу? Які переваги ви зможете отримати від її використання?

Якщо ви шукаєте відповіді на ці запитання, наша серія статей саме для вас. Ми склали найповніший посібник із систем підбору персоналу і постаралися відповісти на всі важливі питання про ATS. У цій та наступних статтях ми докладно розповімо все, що потрібно знати про систему автоматизації рекрутингу.

Зміст:

1. Що таке ATS?
2. 16 переваг системи автоматизації рекрутингу
3. 4 помилки щодо систем автоматизації рекрутингу

Що таке ATS? 

Система відслідковування кандидатів (Applicant Tracking System —ATS), або система для автоматизації рекрутингу  — це програма, яка допомагає компаніям структурувати та налаштувати процес підбору кандидатів. ATS дозволяє рекрутерам та HR-менеджерам краще та швидше залучати, знаходити, оцінювати та наймати кандидатів, а також значно скоротити рутинні процеси у своїй роботі.

Основне завдання системи для рекрутингу

Основна мета ATS — спростити процес найму та зробити його більш ефективним і прозорим. Це досягається за рахунок надання рекрутерам доступу до потужної централізованої платформи для збору та перегляду інформації про кандидатів, відстеження їх прогресу та фільтрації на основі їхньої кваліфікації.

Як правило, більш потужні платформи ATS – це хмарні SaaS рішення, до яких ви можете отримати доступ у будь-якому місці та у будь-який час. Наприклад, PersiaHR — це онлайн-система, яка дозволяє працювати команді рекрутерів із будь-якої точки світу.

Система для автоматизації рекрутингу підійде для будь-якого типу компаній:

• великих корпорацій;
• кадрових агентств;
• малого та середнього бізнеса.

Система для підбору персоналу допомагає зробити роботу рекрутерів ефективнішою на будь-якому етапі:

• Пошук кандидатів — швидке розміщення вакансій на кількох ресурсах одразу, сторінки для відгуків, які інтегруються з базою кандидатів, керування брендом роботодавця.
• Управління кандидатами — завантаження інформації про кандидатів та файлів з резюме до загальної бази даних, додавання інформації про задачі, пов’язані з кандидатами, а також постійне зберігання поточних та колишніх кандидатів для створення кадрових резервів.
• Попередній відбір кандидатів — аналіз резюме за ключовими словами, пріоритезація та оцінювання кандидатів.
• Відбір кандидатів — співпраця з командою з підбору персоналу, спілкування з кандидатами, додавання файлів, коментарів, нотаток.
• Оптимізація процесу найму – аналітика та метрики на кожному етапі процесу найму, що дозволяють рекрутерам виявляти вузькі місця та впливати на їх ефективність.

Наведені вище функції ATS відображають лише найпоширеніші можливості, доступні на більшості платформ, у тому числі в системі PersiaHR. Робота в системі автоматизації рекрутингу насправді дає рекрутерам набагато більше переваг.

Навіщо користуватися ATS?

По-перше, рекрутингова система зменшує кількість повторюваних рутинних завдань, які повинен виконувати рекрутер, звільняючи його для важливіших обов’язків.

По-друге, системи автоматизації дозволяють покращити досвід та результати підбору персоналу для компанії та кандидатів.

Можна виділити кілька основних причин, чому системи для підбору персоналу потрібні кожній компанії:

• Вони покращують якість найму компанії, а отже — допомагають компанії отримати найкращих кандидатів і досягти успіху всього бізнесу.
• HR-відділи та менеджери щосили намагаються знайти та утримати кращі таланти. Системи для підбору персоналу є потужним інструментом, що допомагає значно спростити цей процес.

Спочатку ATS були просто платформою для зберігання резюме. Вони не могли автоматично аналізувати інформацію та швидко надавати потрібні дані рекрутерам. Але зараз системи для рекрутерів допомагають автоматизувати та покращувати весь процес найму завдяки потужнішим технологіям обробки інформації.

16 переваг системи автоматизації рекрутингу

Ми зібрали всі переваги, які рекрутери отримують від впровадження та використання ATS у своїй роботі.

Ці переваги можна розділити на такі категорії:

• Зниження робочого навантаження.
• Покращений досвід кандидата.
• Більш ефективний процес найму.
• Кращі результати найму.

Зниження робочого навантаження

Система автоматизації рекрутингу може принести рекрутерам та HR-менеджерам наступні переваги:

1. Автоматична публікація вакансій на різних сайтах в один клик. Значно скорочується час, який витрачається на створення та розміщення оголошень вручну.

2. Збір, зберігвння та обробка інформації про кандидатів автоматизована. Всі дані, які кандидат надає в резюме, автоматично вилучаються та зберігаються ATS, знімаючи це навантаження з рекрутера.

3. Просте планування співбесід з кандидатами. Автоматизовані електронні листи від ATS позбавляють трудомісткого завдання зв’язуватися з кожним кандидатом та знаходити час для зустрічі вручну.

4. Можливість спільної роботи для команди. Усі учасники процесу відбору можуть отримати доступ до інформації про кандидата та вакансії. Рекрутерам не потрібно щоразу вручну зв’язуватися з менеджером, який наймає, щоб обговорити ту чи іншу кандидатуру.

Покращений досвід кандидата

Автоматизація процесу найму також полегшує кандидатам проходження через процес найму.

5. Безпреривна комунікація від подачі резюме до оферу (чи відмови). Послідовне та своєчасне спілкування на всіх етапах процесу найму говорить шукачам про те, що ви цінуєте та поважаєте своїх кандидатів. ATS автоматизує важливі етапи спілкування з кандидатом.

6. Більш швидкий розгляд резюме та надання кандидатам інформації про процес відбору. Завдяки ефективному спілкуванню та плануванню кандидати швидше просуваються по воронці найму. А своєчасні повідомлення про те, чи переходить кандидат на наступний етап, чи був відхилений, допомагають їм відстежувати ситуацію.

7. Гарантія чесності процесу найму. Повідомляючи кандидатів, чого очікувати в процесі відбору, та інформуючи їх протягом усього процесу, ви знижуєте для них невизначеність.

Більш ефективний процес найму

Автоматизація позитивно впливає процес найму. Ці впливи можуть відрізнятися в залежності від можливостей конкретної ATS і того, як ви її використовуєте.

8. Аналіз ефективності різних процесів. Рекрутери отримують чітке уявлення про те, які методи підбору персоналу працюють добре, а які потребують поліпшення. Це дозволяє їм приймати об’єктивні рішення щодо подальших дій.

9. Відслідковування основних показників найму та складання звітів. Відстеження встановлених KPI в ATS дозволяє рекрутерам та менеджерам швидко виявляти проблеми та приймати рішення на підставі цих даних.

10. Автоматизація важливих процесів найму. Як уже згадувалося, інструменти ATS автоматизують стомлюючі та повторювані завдання, гарантуючи, що процес найму не зупиниться через занадто велику кількість резюме або брак людських ресурсів.

11. Зберігання всих поточних та минулих кандидатів. Велике хмарне сховище дозволяє рекрутерам відстежувати всіх кандидатів, додавати їх до вакансій або кадрових резервів та за необхідності видаляти дані про кандидатів.

12. Забезпечення командного рекрутингу. Груповий доступ до ATS системи дозволяє новим рекрутерам та менеджерам, що наймають, швидко влитися в процес відбору кандидатів.

13. «Завжди доступна» платформа для рекрутингу. Хмарні платформи SaaS гарантують, що цей критично важливий інструмент завжди буде під рукою, коли це потрібно.

Кращі результати найму

Головною метою будь-якого процесу найму є постійне підвищення продуктивності, а також оптимізація окупності інвестицій компанії у рекрутинг.

14. Скорочення часу найму. Швидкий прийом на роботу за збереження якості підвищує продуктивність у масштабах усієї компанії та мінімізує втрати часу в HR-відділі.

15. Зниження вартості найму. Залучення найкращих кандидатів швидше та за менші гроші підвищує загальну прибутковість компанії у довгостроковій перспективі.

16. Краща якість найму. Грунтуючись на показниках продуктивності, часу на підбір співробітника, плинності кадрів, показниках утримання та задоволеності, ви можете визначити, наскільки успішним було рішення про найм.

4 помилки щодо систем автоматизації рекрутингу

Існує декілька росповсюджених помилок стосовно того, чим ATS можуть бути користі рекрутерам. 

1. Купівля системи для рекрутингу не призведе до притоку кандидатів

Якщо ви зараз зіткнулися з проблемою залучення кандидатів на вакансії, покупка ATS, звичайно, не вирішить проблему. Залучення кандидатів пов’язане з вашою стратегією найму та брендингом роботодавця, і жодна система рекрутингу не зробить це за вас.

Важливо розуміти, як працює ринок підбору персоналу у вашій галузі, що шукають кандидати та як найкращим чином продемонструвати культуру вашої компанії, щоб залучити найкращі таланти.

Після того, як ви провели дослідження, побудували свою стратегію та визначили, що вам потрібно для досягнення ваших цілей, у вас буде краще уявлення про те, які функції вам потрібні. Потім ви можете почати пошук системи, яка допоможе вирішити ці проблеми.

2. Купівля системи для рекрутингу не вирішить усіх ваших проблем із пошуком кандидатів

Ще одна поширена проблема при наборі персоналу – пошук кандидатів. Більшість систем автоматизації рекрутингу можуть розміщувати ваші вакансії відразу на кількох сайтах пошуку роботи та позбавляють вас необхідності робити це вручну. Але якщо ви не чіпляєте кандидатів своїми текстами вакансій, а процес подання резюме в компанії надто складний, кандидати не поспішатимуть відгукуватися на ваші вакансії.

Ваша стратегія найму та бренд роботодавця сильно впливають на сприйняття кандидатами вашої компанії. Навіть якщо ви зможете автоматизувати публікацію своїх вакансій за допомогою ATS, щоб її побачило більше кандидатів, це не гарантує великого напливу резюме. Ось тут і проявляється важливість брендингу роботодавця та впізнаваності бренду.

Більша частина пошуку кандидатів виконується вручну. ATS існують для прискорення та полегшення процесу найму, але вони не замінюють сам процес. Це важливо мати на увазі при покупці системи для рекрутингу.

3. Система автоматизації рекрутингу не допоможе вам вибрати найкращого кандидата на вакансію

Хороша програма для рекрутингу дає рекрутерам можливість відбирати резюме найкращих кандидатів завдяки різним параметрам пошуку, оцінювання, рейтингу. Але зрештою рекрутери самі відповідальні за розгляд резюме та прийняття рішень про наступні кроки. Система автоматизації рекрутингу неспроможна і не має приймати ці рішення.

Якщо ваша мета використовувати ATS суто для пошуку кандидатів, ви будете розчаровані. Як і ваші кандидати. Коли через кілька секунд після подачі резюме вони отримають автоматичний лист із відмовою, претенденти зрозуміють, що ніхто не розглядав їхню кандидатуру.

Тому, перш ніж додати новий інструмент для підбору персоналу у свій стек технологій, оцініть свою довгострокову стратегію підбору персоналу та налаштуйте ефективний процес, а потім знайдіть систему, яка буде відповідати вашим потребам.

4. Купівля чи перехід на нову систему для рекрутингу займає багато часу

Фахівці з персоналу іноді не хочуть впроваджувати або міняти ATS, оскільки вони побоюються, що це вимагатиме значних витрат часу, які можуть бути не вартими цих жертв.

Деякі вже мають налагоджений процес, і вони впевнені в тому, що їм не потрібно впроваджувати щось нове, вони бояться змін. Інші мали негативний досвід роботи з ATS, і тепер вони сумніваються в переході на іншу платформу, незважаючи на те, що вони незадоволені.

Підбір та впровадження системи автоматизації рекрутингу потребує певного часу та зусиль. Але пошук рішення, яке відповідає потребам вашої організації і може масштабуватися разом з вами в міру вашого зростання, заощадить ваш час у довгостроковій перспективі — воно того варте.

Після того, як ви провели дослідження, побудували свою стратегію та визначили, що вам потрібно для досягнення ваших цілей, у вас буде краще уявлення про те, які функції вам потрібні. Потім ви можете почати пошук системи, яка допоможе вирішити ці проблеми.

*******

У наступних статтях ми також розповімо вам про те, які функції повинна мати система рекрутингу та як вибрати ATS конкретно для вашої компанії. А поки що ви можете протестувати PersiaHR — наша система допоможе вам позбутися рутини та автоматизувати процес рекрутингу. Реєструйтеся та отримуйте 14 днів безкоштовного повнофункціонального доступу. Щоб краще розібратися в системі, запишіться на онлайн-демонстрацію, яку проведе наш менеджер:

фото: pexels.com