Time-to-Fill: усе, що потрібно знати рекрутерам
Середній показник time-to-fill (часу закриття вакансії) у світі досяг 44 днів. І це створює серйозні виклики для рекрутерів, які прагнуть наймати ефективно. Проблема полягає в тому, що більшість кандидатів втрачають інтерес, якщо не отримують зворотного зв’язку протягом двох тижнів. Тож головне завдання — знайти баланс між швидкістю і якістю. Адже коротший time-to-fill зазвичай свідчить, що процес підбору налагоджений, а компанія здатна швидко привернути увагу потрібних спеціалістів.
Ця стаття допоможе вам розібратися у всьому, що стосується time-to-fill. Ми розкажемо, чим він відрізняється від time-to-hire, як правильно розраховувати середній показник та як скоротити час найму без втрати якості.
Що таке Time-to-Fill
Time-to-fill показує, скільки часу займає весь процес найму — від моменту, коли відкривається вакансія, до того, коли кандидат приймає офер. Інакше кажучи, це кількість календарних днів, необхідних для проходження повного циклу рекрутингу — від написання опису вакансії та її публікації до скринінгу, співбесід і прийняття остаточного рішення.
Для рекрутерів і hiring-менеджерів цей показник є своєрідним дзеркалом: він відображає, наскільки ефективно компанія залучає таланти.
Коли починається і закінчується відлік?
Різні компанії можуть по-різному визначати точки старту та фінішу, але зазвичай принципи схожі. Відлік time-to-fill найчастіше починається, коли:
- HR затверджує заявку на відкриття вакансії;
- hiring-менеджер подає цю заявку;
- офіційно створюється вакансія;
- або коли оголошення про роботу публікується онлайн.
Кінцевою точкою зазвичай вважається момент, коли обраний кандидат приймає офер. У деяких компаніях рахунок триває до першого робочого дня новачка.
Головне правило — послідовність. Вибрані параметри потрібно застосовувати однаково для всіх вакансій і відділів.
Основна різниця між Time-to-Fill і Time-to-Hire
Рекрутери часто плутають ці поняття, хоча це різні метрики, що показують різні аспекти ефективності. Головна відмінність — у точці старту.
- Time-to-fill охоплює весь цикл: від затвердження вакансії до прийняття оферу.
- Time-to-hire починається тоді, коли кандидат потрапляє у вашу воронку, і закінчується в момент, коли він погоджується на роботу.
Кожна метрика вимірює своє:
- Time-to-fill показує загальну ефективність рекрутингу — від сорсингу до онбордингу;
- Time-to-hire зосереджується на швидкості руху кандидата в межах процесу.
Коли яку метрику ставити в пріоритет?
Усе залежить від ваших цілей і викликів.
Варто фокусуватися на time-to-fill, якщо:
- потрібна повна картина процесу найму;
- ви прагнете підвищити загальну ефективність рекрутингу;
- хочете скоротити витрати, пов’язані з відкритими вакансіями;
- займаєтесь плануванням кадрових ресурсів і стратегічним наймом.
Звертайте увагу на time-to-hire, якщо:
- потрібно оптимізувати окремі етапи відбору;
- ви втрачаєте кандидатів через повільний рух у воронці;
- конкуренти швидше переманюють спеціалістів;
- хочете покращити швидкість реакції й досвід кандидатів.
Обидва показники дають цінну інформацію:
Time-to-fill показує, як довго позиції залишаються відкритими, а time-to-hire — наскільки ефективно ви взаємодієте з кандидатами, коли вони вже у процесі.
Чому варто вимірювати Time-to-Fill?
Вимірювання time-to-fill дає компанії значно більше, ніж просто статистику про швидкість закриття вакансій. Це показник, який відкриває очі на глибші процеси — ефективність команди, якість організації роботи й навіть імідж роботодавця.
Ефективність організації
Регулярне відстеження time-to-fill допомагає виявити слабкі місця у вашому рекрутинговому процесі. Ви можете побачити, де саме виникають затримки, які вакансії заповнюються довше, у яких відділах постійно «буксує» узгодження чи відбір кандидатів. Замість загальних рішень ви отримуєте можливість діяти точково — саме там, де це справді потрібно.
Витрати та кадрове планування
Ваш time-to-fill впливає не лише на внутрішні процеси, а й на те, як кандидати сприймають компанію. Досвід взаємодії з брендом роботодавця формує враження, яке залишається надовго. І навіть ті, кому відмовили, можуть стати адвокатами бренду — якщо процес був швидким, прозорим і шанобливим.
Затяжні вакансії створюють помітні фінансові втрати: знижується продуктивність, зростають витрати на рекламу, перевантажуються чинні співробітники.
Крім того, точне розуміння time-to-fill допомагає планувати кадрові ресурси: ви можете заздалегідь прогнозувати терміни закриття вакансій, координувати онбординг і краще балансувати навантаження між командами.
Як розрахувати Time-to-Fill?
Щоб отримати точні результати, важливо визначити чіткі межі відліку й дотримуватися послідовності в підрахунках. Коли методика налагоджена, time-to-fill перетворюється на потужне джерело аналітики для покращення рекрутингу.
Формула для однієї позиції
Для однієї вакансії формула елементарна: порахуйте календарні дні між стартовою та кінцевою точкою.
Початок відліку може припадати на момент, коли:
- керівництво затверджує заявку на відкриття вакансії;
- HR запускає процес публікації оголошення;
- вакансію офіційно розміщено онлайн.
Кінець відліку — коли кандидат приймає офер.
Наприклад, компанія публікує вакансію маркетинг-менеджера 1 січня, а кандидат приймає пропозицію 1 березня — отже, time-to-fill дорівнює 60 днів.
Середній показник Time-to-Fill
Щоб оцінити загальну ефективність, можна обчислити середній час закриття кількох вакансій за формулою:
Середній time-to-fill = сума показників усіх вакансій ÷ кількість закритих позицій
Наприклад, якщо чотири вакансії закривалися за 10, 20, 20 і 30 днів:
(10 + 20 + 20 + 30) ÷ 4 = 20 днів.
Головне — зберігати послідовність у тому, звідки ви ведете відлік. Не варто враховувати «вічно відкриті» вакансії — вони спотворюють середнє значення.
Як скоротити Time-to-Fill
Зменшити час найму — це не просто «працювати швидше». Це стратегічна робота над процесами, інструментами й комунікацією. Нижче — практичні кроки, які допомагають досягти цього без втрати якості кандидатів.
Використовуйте сучасні технології (ATS і AI)
Сучасні інструменти рекрутингу дозволяють автоматизувати рутинні завдання й звільнити час для стратегічної роботи. Компанії, що застосовують системи відстеження кандидатів (ATS) можуть зменшити тривалість циклу найму до 30%.
Усуньте типові «вузькі місця»
Почніть з аналізу всього процесу — від подання заявки до підписання оферу. Визначте, де саме виникають затримки. Найчастіше це узгодження заявок на відкриття вакансій або надто довгі етапи ухвалення рішення.
Спростіть внутрішню комунікацію:
- обмежте кількість осіб, які повинні затвердити кандидатуру;
- скоротіть кількість раундів співбесід;
- замість серії інтерв’ю проведіть панельну зустріч — це економить дні, а то й тижні.
Створюйте бази талантів і розвивайте реферальні програми
Найефективніший спосіб скоротити time-to-fill — мати готових кандидатів ще до появи вакансії. Будуйте довгострокові стосунки з потенційними спеціалістами, підтримуйте зв’язок через профільні заходи, LinkedIn або email-розсилки.
Реферальні програми також приносять серйозні результати, тому багато хто вважає їх найвигіднішим каналом найму.
Оптимізуйте бренд роботодавця та тексти вакансій
Сильний бренд роботодавця не лише привертає таланти, а й скорочує час найму на 1–2 тижні. Ваш текст вакансії — це перше знайомство кандидата з компанією, тому він має бути чітким, чесним і привабливим. Детальний опис допомагає кандидатам самостійно оцінити відповідність, що скорочує кількість невдалих заявок.
Висновок
Розуміння та оптимізація time-to-fill — це один із ключових факторів успішного рекрутингу. Цей показник впливає на все: досвід кандидатів, репутацію роботодавця, витрати на найм і продуктивність команди.
Проте time-to-fill — це більше, ніж просто цифра. Це індикатор здоров’я вашої системи рекрутингу, і якщо вимірювати його послідовно, він стає потужним інструментом постійного вдосконалення.
Побудова ефективного процесу рекрутингу та відстеження метрик можуть забезпечити продуктивніший підбір персоналу. Автоматизація цього процесу за допомогою ATS, як PersiaHR, може ще більше спростити найм потрібних кандидатів. Крім того, ATS може допомогти вам та вашій команді складати докладні звіти та відстежувати важливі показники. Дізнатися про те, як це зробити в PersiaHR, можна під час онлайн-демонстрації системи, яку проведе наш менеджер.
